文/左前鋒
注意個人知識管理，意味著經(jīng)營個人"無形資產(chǎn)"，提升個人價值和個人競爭力
很多人之所以對知識管理抱有戒心，主要是認為企業(yè)實施知識管理，就如同企業(yè)從自己身上榨取知識一樣，以致讓自己不再重要。
從調(diào)查了解的情況看，企業(yè)、經(jīng)理人個人之所以不把知識管理作為必須馬上解決的要項，不是因為不知道知識管理重要，而是因為知識管理不像ERP等那樣，實施成功就會馬上產(chǎn)生看得見的、可量化的成效。
知識管理創(chuàng)造的價值主要是間接性的（當然，出售知識庫及相關服務也能產(chǎn)生直接價值），難以量化，它的主要意義在于支持企業(yè)或個人把事做好，做得更有效率并可規(guī)避風險。 這讓知識管理在企業(yè)和個人心目中都變得有點可有可無了。
個人為什么需要知識管理？
迄今為止，各種有關知識管理的理論和專業(yè)文章一再強調(diào)著機構(gòu)知識管理對一個機構(gòu)（尤其是商業(yè)機構(gòu)）的發(fā)展至關重要，但卻極少有文章對經(jīng)理人個人的知識管理進行闡述，而個人知識管理，對經(jīng)理人個人的工作及成長都有著非常實際的效用，經(jīng)理人本身對此也缺乏足夠的認識。
下面我們以章經(jīng)理為例，說明個人為什么需要知識管理，以及他是如何實施個人知識管理的。
其實，不同層級的經(jīng)理人都可從知識管理中受益。對個人來說，知識管理有哪些實際作用呢？
章先生是一家國內(nèi)機電設備生產(chǎn)企業(yè)的市場部經(jīng)理，他將其歸結(jié)為5個方面：
讓自己養(yǎng)成不斷學習的良好習慣和意識，為個人能力和事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎；
使自己有計劃地建立個人專業(yè)知識體系，有針對性地吸收和補充所需的專業(yè)知識資源；
持續(xù)性地學習、更新、提高個人專業(yè)知識和工作技能以提升個人價值和競爭力；
有效率地提取所需的知識資源用于實際工作以獲得良好的個人工作績效（效率和效果）；
更好地展示個人的學習能力和工作能力，在所在的機構(gòu)中成為知識交流的重要元素并獲得更好的個人事業(yè)發(fā)展機遇。對管理工作來說，因經(jīng)理層級的不同，知識管理的實際作用也不同：
1 高層經(jīng)理
知識管理對企業(yè)決策層的實際作用，可以歸結(jié)為主要的5個方面：
建立知識型、學習型的企業(yè)文化和工作學習氛圍，提高企業(yè)凝聚力和戰(zhàn)斗力；企業(yè)內(nèi)員工養(yǎng)成不斷學習的良好習慣和意識，為本企業(yè)的競爭力和事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎；
有計劃地建立本企業(yè)的專業(yè)知識體系，形成完善、有序且不斷提升的企業(yè)知識資源，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展；企業(yè)的知識管理部門有組織、有計劃、有針對性地吸收和補充所需的專業(yè)知識資源（企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)外部），節(jié)省員工的資料搜集和整理時間以提高整個企業(yè)的工作效率；
企業(yè)內(nèi)員工在知識管理的基礎上實現(xiàn)本企業(yè)的知識共享，員工有效率地從知識庫提取所需的知識資源用于實際工作以爭取良好的企業(yè)工作績效（效率和效果），并通過知識交流的渠道獲得內(nèi)外部專家和同事的指導和意見，令到單個員工分別掌握的專業(yè)知識有可能發(fā)揮以倍數(shù)計的效果；
盡可能地將知識資源沉淀固化在機構(gòu)知識庫中，降低由于企業(yè)內(nèi)員工流動和知識老化、弱化所引致的經(jīng)營風險；
在商界活動中展示企業(yè)的專業(yè)知識、經(jīng)營管理能力、企業(yè)文化和企業(yè)形象，取得更好的事業(yè)發(fā)展機遇（社會聲望、商業(yè)機會）。
2 中層經(jīng)理
知識管理對企業(yè)部門主管管理其所在部門的實際作用，與高層經(jīng)理的類似，可以歸結(jié)為主要的5個方面，不同之處是高層經(jīng)理針對的是整個企業(yè)或一大塊業(yè)務，而部門經(jīng)理針對的是自己負責的部門這個層面。
章經(jīng)理認為，正是因為知識管理在中國還處于理念傳播和實踐運用的初級階段，所以探討知識管理的實際作用太有必要了。
經(jīng)營個人"無形資產(chǎn)"
現(xiàn)今競爭非常激烈，個人要確保跟上時代節(jié)拍而免于被無情淘汰，必須"持續(xù)地學習"以掌握所需的專業(yè)知識資源。隨著個人已經(jīng)掌握的以及需要進一步掌握的知識資源的數(shù)量不斷增多而類型日趨復雜，經(jīng)理人必須有效地管理這筆高價值的個人"無形資產(chǎn)"，才能在職業(yè)生涯規(guī)劃和職場競爭這兩個方面最終達到預期的目標。
知識管理對個人的現(xiàn)實意義，在于建立專業(yè)知識和實踐能力不斷提高的基石，從而為個人能力和事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎。
注意個人知識管理，意味著經(jīng)營個人"無形資產(chǎn)"，提升個人價值和個人競爭力。
那么，在實施個人知識管理的過程中一般會遇到哪些難題呢？哪些方法和資源可以輔助解決或緩解個人知識管理實施中的難題呢？
如果企業(yè)已經(jīng)實施了知識管理，個人還有必要進行個人知識管理嗎？
答案是肯定的。機構(gòu)知識管理與個人知識管理目的性、針對性都不同，需要互補而不能相互取代，當然實施個人知識管理時不要做與公司規(guī)定、職業(yè)道德相悖的事。
1分析個人對專業(yè)知識資源的需求
作為個人知識管理的起點，職業(yè)經(jīng)理人和專業(yè)人士，需要對個人在工作和學習中所需要掌握和應用的專業(yè)知識資源進行具體的分析，以確定相關知識的專業(yè)分類和每個知識類別下的知識要素類型。
知識的專業(yè)分類一般包括商務類（宏觀經(jīng)濟、行業(yè)經(jīng)濟、商務、企業(yè)經(jīng)營管理等）、技術類（通訊技術、生物技術、航空技術、航天技術等）等，而知識要素類型則包括： Know What--事實(即：是什么？）； Know Why--規(guī)律、原理、規(guī)則（即：為什么？）； Know How--方法、能力、技藝（即：怎樣做？）； Know Who--專家、人力資源、服務機構(gòu)（即：誰能做？）； Know Where--渠道、來源（即：哪里有？）。
在進行需求分析時，基本的原則是要立足現(xiàn)在，放眼未來。這其中有三個誤區(qū)：
一是有些經(jīng)理人把知識需求擴大化或超前化，這造成了極大的工作量和不必要的時間消耗，正確的做法是著眼于實用，著眼于工作的現(xiàn)實，同時也兼顧未來工作的需要及提升自身的需要； 二是知識分類不足夠細化，使用時極不方便，一般的做法是每個細分端的文件夾里的文件最好不超過20個，如果超過就可以考慮再細分；
三是在分類上自己做一套，與企業(yè)的知識管理平臺的分類不同，其實個人知識管理的知識分類要盡量跟機構(gòu)知識管理的知識分類相吻合。
2 選擇個人知識管理系統(tǒng)
在全面分析個人對專業(yè)知識資源的需求后，職業(yè)經(jīng)理人和專業(yè)人士可以根據(jù)實際情況選擇實施個人知識管理的軟件平臺。一般分為三種，但這三種不是對立的，你可以三種類型都同時擁有。
一是個人建立知識文件夾以收藏資料。這種類型的知識管理是一般的人都能做到也一直在做的，也就是用自己的專用電腦來操作個人知識管理，不需其他應用軟件，類似于文檔管理的方式來進行個人知識管理。適合于管理的個人專有、機密、不希望共享的特定知識內(nèi)容和知識渠道。這種模式完全個性化設置，僅跟隨個人，獨立于機構(gòu)。缺點是功能簡單，僅能滿足個人知識管理的初級需要。
二是使用企業(yè)知識管理系統(tǒng)的個性化平臺。這種類型的前提條件是自己所在企業(yè)已經(jīng)實施知識管理。缺點是無法完全滿足個性化需要，離職后便無法使用，必須接受機構(gòu)系統(tǒng)的管理監(jiān)控，機構(gòu)外部的知識內(nèi)容和渠道不夠豐富，知識分類體系由機構(gòu)設置，難以自由調(diào)整，部分內(nèi)容為機構(gòu)特有、機密的，不允許下載。
三是使用第三方知識管理平臺（如DAOchina.com）。這種類型的功能類似于第二種類型，但它提供跨機構(gòu)的共享和交流平臺，在線隨時使用，不依附于機構(gòu)知識管理系統(tǒng)，離職后仍可使用，需要上網(wǎng)、付費等，但知識資源內(nèi)容往往是通用內(nèi)容，缺乏特定專題或機密內(nèi)容的知識資源。
在三種類型中，第一種是最基本的也是很有效的模式，雖然它的作用是有限的，但可以解決基本的工作和學習的需要。如果條件允許，再加上第二種、第三種類型的知識管理平臺，有這樣龐大的知識資源在你的背后作支撐，你就如虎添冀了。
3 建立個人知識管理的準則
在沒有專業(yè)知識管理系統(tǒng)的支持而需要個人自行建立知識文件夾進行知識管理的情況下，經(jīng)理人在開始實施知識管理工作前一般需要建立起個人的知識命名及編碼準則（書面文件），以便知識資源在分類存儲和提取使用時均有章可循。
此外，為了個人知識管理的長期有序?qū)嵤?，還有必要建立起另外一些準則（書面文件）以規(guī)范知識內(nèi)容更新及刪除、共享交流等操作的原則、時間安排、操作細則等。這些"準則"雖然看似可有可無，但可以避免隨著時間的推移、熱情的消退而導致知識"管理工作"不規(guī)范、混亂，避免前期花了大量時間和心血建立起來的個人知識體系慢慢變得雜亂無序而失去應有的效果。
"簡短明了、單一不重復、輔以數(shù)字編碼以便按所需的順序顯示"，這是知識類別的命名準則基本原則。以章經(jīng)理為例，他在建立知識類別時一般遵循以下這個原則：命名簡短、注明時間、作者或來源等，一目了然。
4 建立個人專業(yè)知識體系
這個步驟最關鍵的是你不斷把獲得的知識存放到細分端的文件夾里。在選擇個人知識管理的軟件平臺后，職業(yè)經(jīng)理人和專業(yè)人士需要初始化設置相關的軟件系統(tǒng)，然后將所擁有的知識資源分類納入個人知識管理體系，以便在實際工作和學習中使用。
以"個人建立知識文件夾以收藏資料"類型為例：
初始化設置：按照前述的知識專業(yè)分類和每個知識類別下的知識要素類型設置多級的文件夾體系；
分類納入知識資源：按照知識命名及編碼的準則，命名及編碼后分類保存在相關的文件夾內(nèi)。
這個步驟有一個訣竅，即充分利用"收藏夾"的功能。"收藏夾"在Word、Excel、PowerPoint、Explorer應用軟件中均有，"收藏夾"里的文件都存在"Favorites"這個文件夾里。只要你把知識分類存放好，一點"收藏夾"，查找非常方便。至于安全性，只要經(jīng)常備份你的知識庫就可以了。
5 維護及提高個人專業(yè)知識體系
在完成個人知識體系的初始設置后，知識管理工作對于職業(yè)經(jīng)理人和專業(yè)人士來說的最大難度在于"持之以恒"，即長期有序地按照既定的"準則"和實際的工作及學習需要維護及不斷提高個人專業(yè)知識體系：
添加新的知識資源（包括知識類別）；
更新、修改或刪除部分知識資源；
調(diào)整共享的設置；
與他人進行互動的知識資源交流；
不斷完善個人知識管理各項準則。
6 在實際工作中應用專業(yè)知識資源
個人知識管理體系的應用主要是為了在實際工作及學習中獲得良好的績效，而利用系統(tǒng)或平臺所提供的軟件功能從知識庫中提取所需的知識資源，利用系統(tǒng)提供的知識渠道去提取系統(tǒng)以外的知識資源，利用系統(tǒng)提供的知識交流平臺與相關的專家及其他用戶進行知識交流。 對于利用自建的知識文件夾來進行知識管理的職業(yè)經(jīng)理人和專業(yè)人士，一般僅能利用操作系統(tǒng)提供的路徑檢索和簡單搜索功能去查找所需的知識資源，而專業(yè)的知識管理系統(tǒng)則可以提供更為高級的應用功能：
定制搜索功能：設定較為復雜的搜索條件、多關鍵字的組合、全文檢索；
路徑檢索功能：標準化且便捷的知識路徑、知識路徑可收藏以便再次查找；
知識交流平臺：協(xié)助通過機構(gòu)內(nèi)部或跨機構(gòu)的專家渠道和專業(yè)社區(qū)與他人進行專業(yè)知識交流、記錄交流的過程和重要內(nèi)容、在交流中形成新的知識資源。
7 與機構(gòu)知識管理互動
個人知識管理可以輔助職業(yè)經(jīng)理人和專業(yè)人士提高專業(yè)知識水平和工作能力，直接創(chuàng)造理想的績效和事業(yè)發(fā)展機會。此外，有效的個人知識管理還能夠間接地創(chuàng)造許多有形和無形的價值及事業(yè)發(fā)展機遇：
通過在所屬機構(gòu)內(nèi)和跨機構(gòu)的網(wǎng)上社區(qū)中展示個人知識管理的成果，可以更好地展示個人的學習能力和工作能力，取得認同和發(fā)展機遇；
如果可以在所屬機構(gòu)中成為知識交流的重要元素，更將取得在知識和能力方面的權威、專家以至領導地位，從而獲得更好的事業(yè)發(fā)展機遇； 通過參與網(wǎng)上知識管理平臺（含專家網(wǎng)絡和專業(yè)社區(qū)）的知識交流，還可以協(xié)助職業(yè)經(jīng)理人和專業(yè)人士在更廣闊的空間內(nèi)展示個人才能、結(jié)識同道同行，進而獲得更好的事業(yè)發(fā)展平臺和商業(yè)發(fā)展機會。
因此，在實施個人知識管理的同時，經(jīng)理人還應該積極地參與以及推動所屬機構(gòu)的機構(gòu)知識管理，以及參與跨機構(gòu)的網(wǎng)上專業(yè)知識交流。通過知識互動，既可以實現(xiàn)對個人知識管理體系的必要補充，也能夠為個人事業(yè)發(fā)展和人際網(wǎng)絡擴展爭取更多的機會
