前面我們分析了加班的法律規(guī)定，從法律規(guī)定來看，對于存在加班的企業(yè)尤其是勞動密集型企業(yè)來說，成本壓力是很大的。另外，按照《勞動爭議調解仲裁法》的規(guī)定，在勞動關系存續(xù)期間，勞動報酬的時效是不受限制的。這無疑將加大用人單位在加班費上的管理風險。如何合法有效的控制加班費和加班費爭議，是企業(yè)控制成本尤其是勞動用工成本的一項重要舉措。具體而言，要控制加班費和加班費爭議，需要綜合運用以下幾項措施：
1．正確運用工時制度
根據(jù)法律規(guī)定，加班與工時制度有直接的關系。至于用人單位與勞動者簽訂的是什么類型的勞動合同、實行月薪制還是年薪制，都與加班無關。加班只與工時有關，在我國工時有三類，即標準工時、綜合計算工時、不定時工時。有關加班與工時的關系，我們已在前面詳細分析過，這里就不再贅述。三類工時制度有各自適用的對象，用人單位要有效控制加班費，首先必須正確運用工時制度，對特殊的工作崗位需要按照法律規(guī)定申請?zhí)厥獾墓r。
2．建立加班的申報、審批制度
加班是用人單位與勞動者雙方合意的行為，要么是公司安排、員工同意，要么是員工申請、加班公司批準。因此，用人單位要控制加班費，應該制訂一套規(guī)范的加班管理制度。首先，單位應當設置規(guī)范的加班申請單，包含申請理由、加班截止時間等具體內容，由員工提出加班申請；其次，要經(jīng)過部門經(jīng)理簽字，得到部門經(jīng)理的確認(部門經(jīng)理加班由總經(jīng)理確認)；最后，到人事部門(或財務部門)備案。建立上述制度的重要意義還體現(xiàn)在加班費爭議的處理中。因為，在實踐中，用人單位考勤制度中實行電子打卡的比較多，若考勤記錄顯示的工作時間超過法定的工作時間，就可以作為加班的初步證據(jù)。而如果用人單位事先建立加班的申報、審批制度的話，就可以對考勤記錄進行制約，即雖然考勤記錄顯示的工作時間超過了法定工作時間，但未按照加班制度進行申報或審批的超時工作不視為加班。因此，只有建立加班的申報、審批制度，當因加班而發(fā)生爭議時，企業(yè)才能占據(jù)主動地位。
3、科學設計工資結構
加班費的計算涉及加班工資計算基數(shù)，如果加班費的計算基數(shù)降低了，加班費也會隨之降低。按照目前的大部分地區(qū)的司法實踐，在計算加班工資時一般都按照當月的工資總額作為計算加班費的基數(shù)。因此，即使工資結構中分為基本工資、獎金、津貼、補貼等多個項目的，也無濟于事。因為，每月的工資項目細分再多，都是工資的組成部分，都應計為加班費的計算基數(shù)。如何設計工資的結構才可以減少加班費的計算基數(shù)呢?《企業(yè)工資條例(草案)》可以給用人單位提供啟示，《企業(yè)工資條例(草案)》中提出了一個“標準工資”的概念，作為加班工資的計算基數(shù)。同時將“標準工資”定義為：員工在正常工作時間為用人單位提供正常勞動應得的報酬。但不包括：(1)支付周期超過一個月的工資，如季度獎、半年獎等以及按季度、半年等結算的業(yè)務提成；(2)無確定支付周期的工資。盡管這只是個草案，還未成為法律，但是從中可以看出將來的立法精神，因此用人單位在設計工資結構時，可以考慮將每月的獎金、補貼等設計為季度獎、半年獎等，以減少加班工資的計算基數(shù)。
4．合理選擇調休
按照法律規(guī)定，用人單位在休息日安排勞動者加班的，可以選擇調休也可以選擇支付加班工資。從控制加班費的角度來講，有條件的用人單位應優(yōu)先選擇調休，尤其是管理人員加班更應選擇調休來代替加班費支出。
5．制作完備的工資支付憑證
對于存在加班現(xiàn)象的用人單位來說，工資支付憑證的制作是比較重要的。完備的工資支付憑證應反映當月的加班工資，否則，用人單位安排勞動者加班又未在工資支付憑證中反映加班工資的話，事后勞動者主張加班費的，用人單位將處于被動地位。
6．妥善保管考勤記錄和工資支付憑證
用人單位與勞動者因加班費發(fā)生糾紛的，考勤記錄和工資支付憑證，是兩項十分重要的證據(jù)。按照法律規(guī)定，這兩項證據(jù)都是應由用人單位提供的。若用人單位無法提供或拒不提供的，需要承擔不利的后果。因此，從預防敗訴風險的角度講，用人單位應妥善保管勞動者的考勤記錄和工資支付憑證，而且按照《勞動爭議調解仲裁法》關于勞動報酬時效的規(guī)定，用人單位應將這些證據(jù)保留至勞動者離職后1年。
（吳圣奎編輯整理）
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