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我已經(jīng)數(shù)不清楚，至今為止，我讀過多少糟糕的信件。作為一個前任的行政主管，我經(jīng)手了寫給一家紐約的大型博物館的所有自發(fā)的推薦信。這些信件來自全國各地（甚至國外）的藝術(shù)家和收藏家，目的是希望自己的作品或藏品能夠被博物館展出或出價購買。坦白的說，博物館最終做出怎樣的決定，更多的取決于附于作品之上的這些信件的寫作水平，而不是作品本身——它們本身是沒有辦法推銷自己的。

在現(xiàn)在這個充斥著電子郵件、短信息的時代，人們已經(jīng)開始失去寫信這樣一種技能，尤其是寫正式的信函。我完全相信，學(xué)校里仍然在教授學(xué)生寫正式信函所需遵守的各種原則，但事實上，它們都已經(jīng)差不多過時了。如果你是組織的高管或類似的高級人員，也許能靠秘書或助理自如的處理信件，但是對其他人而言，了解如何能寫出有說服力的信函，是至關(guān)重要的。

有一種主張認(rèn)為，通常講的那些用于寫信的生硬的原則其實并不真正重要，只要收信人能明白你想表達(dá)的意思，就足夠用了。這樣想，在很大程度上，缺乏對收信人的尊重，也不尊重你自己所要表達(dá)的想法。那給人的感覺是1）你的讀信人的時間并不寶貴，因而不必寫得清楚和簡練；2）你并不真的非常在意你寫信的內(nèi)容。

• 一封正式信函的基本結(jié)構(gòu)

這些原則或許有些武斷，但是想要清楚明白的表達(dá)意思，就需要綜合的使用它們。一封按照這些規(guī)則寫出的信函，使讀信人毫不費(fèi)力的獲取信息的位置，并明確他們下面應(yīng)該做什么，或者知道寄信人是什么人——他們總能在適當(dāng)?shù)奈恢谜业较鄳?yīng)的信息。從這個角度說，知道寫信的原則，也就了解了頁面排版、網(wǎng)頁設(shè)計的原則——它們都在于設(shè)計文件的版面格式，以清晰的承載它們的內(nèi)容。

一封正式信函，按照從頭到尾的順序，應(yīng)該包括以下要素：

1. 回復(fù)的地址和寫信的日期：（寫于右上角）過去此法尤其用于信紙被從信封拿出來后，便于查找這些信息，但我認(rèn)為現(xiàn)在好像不再有此需要了。盡管這樣，當(dāng)讀信人想知道信來自何方，以及寫于何時，他們?nèi)詴竭@里去查找。所以現(xiàn)在也仍要這樣寫。
2. 收信人地址：（靠左，寫于回信地址的下一行）這顯示了誰是該信的收信人。在辦公環(huán)境中，信件經(jīng)常與信封脫離，用于傳閱。這個方法能讓人找到信件原本的收信人。
3. 致敬：（寫于收信人地址的下面隔兩行處，或在頁面的下三分之一處）書信所致的對象。避免這樣的稱呼：“親愛的先生/女士”，尤其不要用“致有關(guān)人士”，除非必須如此。如果信件的收件人不是具體明確的某個人，那意味著你并不在乎到底是誰讀你的信（你也許應(yīng)該事先打個電話或到相關(guān)網(wǎng)站上去查一查，應(yīng)當(dāng)寄信給誰），這樣很可能使你的信不能順利的到達(dá)真正能給你幫助的人那里。
4. 主體：信的主體由三部分組成：開頭是關(guān)于你個人和寫信原因的介紹，中間部分詳細(xì)闡明以說服讀信人為你提供幫助，最后是告訴讀信人你希望得到怎樣的幫助。
5. 結(jié)語：（左對齊，在主體后面隔兩行）這是寫在你的簽名之前的內(nèi)容。對那些你不知道名字的人，可以用“Faithfully yours”——但是，仍然要避免在不知對方姓名的情況下寫這樣的信。若你知道收信人的名字，則可以寫 “Sincerely yours” 或者，只寫 “Sincerely”。在美國，也可以寫 “Yours truly” 。不要試圖用過于矯揉造作或諂媚的寫法，除非1）你很了解收信人，清楚知道這種不正式不會讓對方感到不敬，或者2）你有自己商標(biāo)式的用語，體現(xiàn)你所具有的盡人皆知的形象（體現(xiàn)你的才能和聲望）。
6. 簽名和印刷體名字：簽名表示你對以上所寫的內(nèi)容負(fù)責(zé)。由于手寫簽名有可能不那么容易辨識，所以要同時把印刷體打印在簽名下面隔幾行處，以便于讀信人清楚寫信人是誰。
7. 附件：（在簽名處的下方）如果你的信還含帶其他資料，比如一張商務(wù)卡片、一本宣傳手冊、一張價目表，等等。無論附些什么，把它們的清單列出來，寫明數(shù)量，各簡單的描述一下。如：“附件(2): 宣傳手冊，價目表。”

最后，檢查，檢查，再次檢查。朋友之間能夠諒解哪怕是最嚴(yán)重的拼寫和語法錯誤，但商務(wù)信函常常是你第一次（甚至可能是唯一一次）給對方留下印象的機(jī)會，所以務(wù)必要做到完美無暇。

• 提高寫信技能的注意事項與技巧

寫出有求必應(yīng)的信，遵照合適的格式，只是第一步。人們通常見到格式較差的信，直接就不去看它的內(nèi)容了——在一項對人力資源部門職員的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，在寄來的信函中一旦遇到哪怕一兩個錯誤，他們中80%的人就會干脆扔掉信中所附簡歷不去看了?！欢退闶歉袷胶细竦男?，也有可能石沉大海，除非它的內(nèi)容具有說服力，并能打動人。

有一個方法用在寫信上，非常管用，這就是： AIDA方法。AIDA的四個字母分別代表注意力（attention）、興趣（interest）、渴望（desire），以及行動（action）。首先，你要吸引讀者的注意力，再讓他們感興趣，然后激發(fā)起他們的渴望，最后告訴他們，做出怎樣的行動。

• 拿典型的商務(wù)信函的開頭舉例。

• 隨函附本人簡歷一份，請據(jù)……需要參考。

• 本人來信欲告知以下信息……

• 本信是關(guān)于您最近的…..

以上這些表達(dá)全都無法給讀信人以深刻的印象。相反的，若想留下深刻印象，可以考慮以下幾種方法：

• 贊美：“長期以來，我一直是您卓越工作的崇拜者……”；“為貴公司工作，是我長久以來的夢想……”。

• 問題：“您是否知道……”；“您是否曾遇到過這樣的問題……”

• 驚奇：“今年預(yù)計有一千萬人死于火鍋引起的意外事故”；“在過去的三年里，我曾調(diào)查過美國聯(lián)邦調(diào)查局的十大通緝犯中的八人，并最終將他們繩之以法。”

一旦你贏得了他們的注意，就要使對方對你所提供的東西產(chǎn)生興趣。向?qū)Ψ奖ＷC，你能夠解決他們的問題——通過你卓越的產(chǎn)品、服務(wù)、合伙關(guān)系，等等你在本信中所欲推銷的東西。

例如，對于一份典型的工作職位申請，對方遇到的問題是，他們的公司或組織需要有人來填補(bǔ)一個崗位，或者說，更重要的是，他們需要有人把這份工作圓滿的完成，從而幫助組織達(dá)到它的目標(biāo)（那也許是更多的利潤、或是救助達(dá)爾富爾的兒童、解決全球變暖問題，或者治愈癌癥）。你的來信意在告訴對方，你能夠保證幫助他們實現(xiàn)目標(biāo)，因而對該職位是合適的人選，這樣便能夠引起對方的興趣。

然后，告訴對方你如何能達(dá)到上述承諾，以此來激起他們的渴望。比如，向他們介紹你曾經(jīng)在其他職位上的優(yōu)秀表現(xiàn)，或者介紹你曾經(jīng)接受過的與本職位相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)。要避免行話——簡潔清晰的闡明你能夠帶來的好處。

比如，如果你要提出一個新的業(yè)務(wù)流程，可以像這樣說：

“我在過去的工作崗位上，曾設(shè)計過一個與此類似的系統(tǒng)，使工人的生產(chǎn)力躍升了20%，利潤也得到了進(jìn)一步提升。這個新的流程實行起來并不困難——只需較少的資金和資源，我可以在下個季度之前將之付諸使用。”

我在做市場營銷方面的工作時，學(xué)到了非常重要的一課，那就是：沒有人會僅僅因為產(chǎn)品的某些特點(diǎn)，而買你的賬。你必須明細(xì)的解釋，這些特點(diǎn)如何能給潛在的購買者帶來好處。

如果你曾經(jīng)在上述方面做到很好，他們心里會想：如何實現(xiàn)這種好處呢？這時，你的信最后部分給出的行動，就應(yīng)當(dāng)是這個問題對應(yīng)的答案。“請致電(212) 555-1212，面談詳情”或“讓我們下周四見面討論一下這個建議”。

不要將要求留交收信人思索。我們曾經(jīng)很多次的，由于缺乏信心而未能將對對方行動上的要求明確說出，反而寄希望于對方從字里行間會意出我們的要求，結(jié)果是害了自己。

想想你的讀信人的日常生活——他們在閱讀你的來信時，心里可能想著多少的其他事情呢。也許他們在五分鐘后馬上要去開會。也許有200封像你的來信一樣的信件正等待著他們過目。也許正趕上一天中工作即將結(jié)束，他們已經(jīng)身心俱疲。給他們提出確切的行動要求，比什么都讓他們印象深刻——他們將會把它寫進(jìn)任務(wù)清單或日歷上，他們會去拿起電話，會去上網(wǎng)查看你的頁面，或直接回復(fù)你。

總而言之，以上所說的都是對收信人的著想。如果你是在為一個確實存在的問題提出一個真正的解決方案，人們希望真正的了解到它。通過套用適當(dāng)而易理解的格式，條例清楚、說服力強(qiáng)的寫作方法，你能夠使他們更容易的解決問題。如果你是誠實的，并且同時能夠以一定技巧和才能作為你的主張的后盾，寫出好的、可靠的信函，將使你和讀信人雙方都得到滿意的結(jié)果。

下次你要寫一封重要的信函時，可以試試這些方法。