11、Business Correspondence(1) 商務信函(1)
您是否遇到過這樣尷尬的情況：當你急需擬訂一封得體的英語商務書信時，卻覺得頭腦中千頭萬緒，不知該從何說起……也許正是這封小小的英文書信成為您事業(yè)的絆腳石，使您失去了在公司大展宏圖的機會。
但是，為什么不把英語商務書信變成助您平步青云的階梯呢？變成您廣交朋友的機會呢？事實上，商務信函都有一定的格式可循，并非"難于上青天"。從本課開始，入門篇將開始向您詳細講解如何書寫英語商務書信，助您在最短的時間內(nèi)掌握寫出一手漂亮英文書信的秘訣。
本課的單詞和重點句型。
recipient 收信人
salutation 稱呼
enclosure 附件
signature 簽名
Company Limited 責任有限公司
Corporation 責任有限公司（美）
Incorporated 責任有限公司（美）
Yours faithfully 您忠誠的
Yours Sincerely 您忠誠的
Best Wishes 謹致問候
書寫商務信函，首先要對商務書信的編排格式做到心中有數(shù)，下面我們就來看看書信的編排格式列表：
Heading 信頭
Date 日期
Recipient's name and address 收信人名址
Salutation 稱呼
Subject 主題
Body 正文
----------------------
--------------------
Complimentary close 結束敬語
Signature 簽名
Enclosure Notation 附件說明
從列表中，我們可以清楚地看出商務信件同一般英文信件一樣，首先要標明信頭(Heading)和信內(nèi)陸址(Inside Address)。 信頭的主要內(nèi)容是發(fā)信人的姓名、公司名稱、地址、發(fā)信日期等。但是在商務書信中，許多公司已經(jīng)印好了自己帶信頭的信紙，所以我們不必再為重復書寫公司名稱、地址煩心了。
不過我們還是要在印好的信頭下面加上發(fā)信日期的。日期的書寫可分為美式和英式兩種： 美式的寫法是按照的月-日-年的順序，比如： 2000年5月9日：May 9, 2000，May 9th, 2000, 或者5/9/2000。
當然，你也可以根據(jù)情況，使用英式的寫法。 注意，英式的順序是日-月-年： 9 May, 2000， 9th May, 2000
有了發(fā)信人的地址，自然還要注明收信人的地址，這就是信內(nèi)陸址(Inside Address)。比如：
Mr. R James
T F Consultancy
29 Lower Village Rd.
London SE17 2ST
翻譯成中文就是：倫敦洛爾莊路29號，TF咨詢公司，R. 詹姆斯先生。郵政編碼：SE17 2ST 你是否留意到，原文地址和所翻譯的中文的地址順序恰恰相反。這是因為英文地址是按照從小到大的順序來書寫的，即： 人名--公司的具體地址--城市名+ 郵政編碼--國家。
另外在地址中，為了顯得更簡潔，還常用到下面的幾個縮寫詞： Rd.= Road（路）; St.=Street（街）; Sq.=Square（廣場）; P.O.B= Post Office Box（郵政信箱）； # 24= 24號(美式用法)； No.24= 24號（英式用法）
所以如果說"公園廣場 44號"，就可以表達為：44 Park Sq.，而"中山路"，則是：Zhongshan St. 公司的名稱也是商務信件必不可少的一項。 一般來說，國外絕大多數(shù)公司、企業(yè)都是責任有限公司(Company Limited)，縮寫為Co. Ltd.。 在美國，責任有限公司叫Corporation 或者 Incorporated，縮寫為Corp. or Inc.。
例如微軟的全稱是Microsoft Corporation, 而"摩托羅拉"則是Motorola, Inc. 完成了地址一項，你就要寫信件開頭的問候語（Salutation）和結尾的敬語（Complimentary close）等等。雖說這些都是客套話，但是在商務信件中卻是必不可少的。
如果你不知道對方的姓名，可以用最客氣的方式來問候他/她：
Dear Sir or Madam:(尊敬的先生或女士) 來稱呼對方。
這時要用Yours faithfully （您忠誠的）來作為信尾簽名之前的用語。
如果你知道對方的名字，則可以標明對方姓名，來顯得更親切些：
Dr Green 格林博士（大夫）
Mr. Green 格林先生
Mrs. Green 格林夫人
Ms Green 格林女士
Miss Green 格林小姐
結尾用Yours Sincerely（您忠誠的）就可以了。
如果收信人是你的朋友或關系親密的同事，就直接用名字，不用姓： Dear James 親愛的詹姆斯
因為是你的朋友，結尾時當然要給出最真誠的祝福，所以你可以用：Best Wishes/ regards
最后，在結束敬語后，需要加上你的簽名，并在下面打印你的全名和職稱。比如：
Yours sincerely
Signature
John Lee General Manager
學完了這一課，你應該能掌握書信的格式了，在下一課中，我們會講到商務信函的內(nèi)容編排和常用句型。希望你能隨著課程能一步步地提高自己的寫作技巧。
12、Business Correspondence(2) 商務信函(2)
通過前面的學習，相信你已經(jīng)掌握了商務信函的格式，接下來我們要學習商務信函的內(nèi)容和語言。在開始前，先送給你5條書寫商務信函的"Golden Rules"(秘訣)。
寫信時，一定要考慮到收信人的感受，所以你的信件必須做到: 1. CLEAR 清楚易懂
2. COMPLETE 內(nèi)容完整
3. CONCISE 簡潔、扼要
4. COURTEOUS 用詞禮貌
5. CORRECT 語言正確
本課的重點詞匯和句型。
quotation n. 報價
above-mentioned adj. 上述的，信中已提到的
attach vt.附上、加上（條件等）
enclose vt.把……（隨函）附寄
inconvenience n. 不便
forgive vt. 原諒
With reference to______ 關于
I would be grateful if you could… 如果您能……，我將不勝感激。
商務信函的格式非常規(guī)律化，而其內(nèi)容和語言上也是有律可循的。下面就讓我們根據(jù)一個實例來學習如何書寫商務信函。 下列是一封財務公司的詢價信：
HERITAGE FINANCE LIMITED
--------------------------------------------------------------------------------
22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB
Tel:081 899 3642 Fax:081 3644
29 January 199-
Mr. R James
T F Consultancy
29 Lower Village Rd.
London SE17 2ST
Reference: Financial Consultancy Contract
Dear Mr. James ,
We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached.
Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.
Yours sincerely Signature J Fish
Corporate Finance Manager
仔細閱讀這封詢價信之后，你會發(fā)現(xiàn)寫信人-公司財務經(jīng)理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人稱呼之前，寫下了信件的主題：
關于財政合同（Reference: Financial Consultancy Contract）。
因為商務信函強調(diào)"效率第一"，所以在正文(body)前面加上信件的主題，會使收信人對信件的主要內(nèi)容一目了然，達到事半功倍的效果。
商務信函的主題有好幾種表達方式，
你可以把主題放在收信人稱呼之前，比如：
Subject: ____; Re:___ 或者Reference:____
也可以在放在收信人稱呼之后，正文的開頭，如： With reference to______ （關于） 例如，我們可以用下面這句話來引出正文： With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact … （關于我們以前的信件，我們希望你們注意到這樣一個事實……）
現(xiàn)在你對主題的寫法一定胸有成竹了吧，接著讓我們繼續(xù)看Fish 先生是怎樣開始信件的正文的。 從文中可以看出，F(xiàn)ish 先生寫信的目的是要求對方提供報價單，因為他寫道：
We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.
（如果您能寄來上述合同有關報價，我們將非常感激。）
值得一提的是，F(xiàn)ish 先生提出要求語氣非常委婉，他用了句型：
I would be grateful if you could… （如果您能……，我將不勝感激。）
這樣禮貌地提出要求，會使對方感覺很舒服，從而更愿意和你做生意。
Fish 先生在這句話中用到了above-mentioned一詞，來表達"上述的，信中已提到的"。知道了它的用法，我們就來試著用它造個句子吧。
"上述產(chǎn)品在本市各大百貨商場中都能買到。"
正確的英文翻譯是：
The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city.
在提出要求后，F(xiàn)ish 先生又加上了一句具體的說明：
Details of the contract are attached. （合同詳細內(nèi)容已隨函附上。）
其中attach是"附上、加上（條件等）"的意思。 這里還可以用enclose 一詞來替代attach，表示附件的意思。例如：
Please find enclosed samples.（請查收附上的樣品。）
現(xiàn)在我們再來學習幾種不同的商務信函開頭方式。 現(xiàn)代商務信函越來越講究效率，所以開門見山，直接陳述自己寫信的原因不失為一個好方法，比如：
I am writing to inform you that/apply for / request…etc.
?。ㄎ覍懶攀且嬖V/申請/請求……等等。）
而當你回復別人信件時，首先要對對方的來函表示感謝：
Thank you for your letter of 1 July.
感謝貴方7月1日的來信。
當然,你還可以點明具體的事由：
Thank you for your application for credit at Barrow's.
?。ǜ兄x您申請Barrow's的商業(yè)信用帳戶。）
如果你想寫的是一封道歉信，用道歉來開頭會讓對方體會到你的誠意。比如對于客戶的投訴，你可以說：
We are sorry for any inconvenience we caused you.
?。ㄎ覀儗o您帶來的任何不便深表歉意。）
道歉的方式很多，你也可以選擇比較委婉的方式，比如為延誤回復來信道歉：
I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9.
?。ㄏＭ茉徫已诱`回復您6月9日的來信。）
在這一課中，我們講到了在不同的情況下，商務信函開頭方式和一些重要的單詞和詞組。下一課中，我們將繼續(xù)就Fish 先生的信件講解商務書信的寫作方法，和常用句型。See you later!
