★用Word繪圖時如何選擇多個對象
眾所周知，Word具有強(qiáng)大的文本、圖形混合排版功能。當(dāng)我們采用Word 提供的繪圖工具進(jìn)行繪圖時，需要將若干個基本圖形對象（以下簡稱對象）選定后，再利用“繪圖”工具欄提供的“組合”命令進(jìn)行組合，這樣才不至于在排版過程中，將插入到文本中的圖形搞得面目全非。為此，本文將對多個對象的選擇技巧作一介紹：
1.當(dāng)組成一個圖形的對象比較少，并且對象容易被鼠標(biāo)捕捉時。
我們可以將鼠標(biāo)箭頭移動到對象的上面，當(dāng)鼠標(biāo)出現(xiàn)十字箭頭時，按下鼠標(biāo)左鍵即可選定此對象，當(dāng)選定多個對象時，只要按住Shift鍵，用同樣的方法依次單擊各個對象即可選中多個對象。
2.當(dāng)組成一個圖形的對象比較多，并且比較集中時。
我們只要單擊“繪圖”工具欄的“選擇對象”工具按鈕，在對象區(qū)域外側(cè)的適當(dāng)?shù)攸c(diǎn)按住鼠標(biāo)左鍵，然后拖動鼠標(biāo)出現(xiàn)一個矩形的虛線框，待欲選定的對象或全部對象位于矩形虛線框內(nèi)時釋放鼠標(biāo)左鍵，便可選中多個或者全部對象。
3.當(dāng)要選定的對象比較分散，并且對象不易被鼠標(biāo)捕捉時。
首先單擊“工具”菜單欄，單擊“自定義”命令。在“自定義”對話框中選擇“命令”選項卡，在“類別”列表框中選擇“繪圖”選項，用鼠標(biāo)將“命令”列表框中的“選中多個對象”拖放到“繪圖”工具欄中，單擊“關(guān)閉”按鈕。當(dāng)在Word工作區(qū)內(nèi)繪制了多個對象時，單擊“繪圖”工具欄建立的“選中多個對象”工具按鈕，在彈出的“選中多個對象”對話框中列出了所有對象，在“對象”列表框中用鼠標(biāo)單擊欲選定的各個對象，選擇完畢后單擊“確定”按鈕，即可選中多個對象。
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★繪圖技巧
1.不打折畫直線技術(shù)
⑴畫一般直線：點(diǎn)擊繪圖工具欄上的“直線”命令，然后按住Shift鍵拖動；
⑵畫極短直線（例如坐標(biāo)軸上的刻度線段）：單擊繪圖工具欄上的“矩形”命令，按住鼠標(biāo)左鍵拖出矩形，然后選中矩形，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單欄中單擊“設(shè)置自選圖形格式”命令，將“高度”設(shè)為0，寬度設(shè)為0.1。
2.旋轉(zhuǎn)技術(shù)：選中對象，單擊工具欄的“自由旋轉(zhuǎn)”命令，用環(huán)型箭頭指針套住一綠控點(diǎn)，牽引對象繞其質(zhì)心旋轉(zhuǎn)，如圖Word 1.7.40-2若需以15°為角度改變單位旋轉(zhuǎn)，可在牽引同時按住Shift鍵。
3.微移技術(shù)：為更輕松地繪出細(xì)節(jié)，或控制對象以極微小步距移動，可以采用下面的方法：
⑴按住Alt鍵拖動；
⑵將“水平間距”和“垂直間距”都設(shè)置為最小，即0.01字符和0.01行；
⑶將鼠標(biāo)指針移動速度調(diào)小。
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★綜合利用各種藝術(shù)效果
Word中提供了多種藝術(shù)字格式，為用戶創(chuàng)建漂亮的文檔提供了幫助。如果將“藝術(shù)字”功能與“三維 ”及“陰影”功能相結(jié)合，會使藝術(shù)字的形式更多樣。具體操作方法為：
首先把鼠標(biāo)移動到需要插入藝術(shù)漢字的位置處，單擊“插入”菜單欄，選擇“圖片”，單擊“藝術(shù)字”命令，在編輯界面中插入需要的藝術(shù)字；
接著再用鼠標(biāo)單擊藝術(shù)字讓藝術(shù)字處于選中狀態(tài)，然后將藝術(shù)字作為圖片進(jìn)行編輯，例如對藝術(shù)字進(jìn)行三維或陰影效果處理，是不是比直接使用藝術(shù)字效果要好??？
如果大家對三維效果的深度、照明角度及表面效果或陰影的位置、顏色等不滿意，可點(diǎn)擊三維（陰影）效果按鈕，并選擇三維（陰影）設(shè)置。
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★自定義新符號
雖然Word中有很多符號可以直接挑選使用，但總是感覺不夠用，例如要作弧線，這時就只有通過自己來定做了。定做新符號實際上就是使用Word圖片來進(jìn)行創(chuàng)作，具體操作起來還是比較簡單的，本文以定做弧線為例簡單地說明其過程。
首先單擊“插入”菜單欄，選擇“對象”，然后在彈出的對話框中選擇“新建” 欄中的“Microsoft Word圖片”項，單擊“確定”，這樣就到了圖片的編輯區(qū)中，下面就可以直接在該區(qū)中繪制一段圓弧。在圓弧下面做一個文本框?qū)懮弦獙懙膱A弧文字，然后將圖片調(diào)整到合適的大小就可以了。
另外，在選擇制作Word圖片時，最好將“浮于文字上方”這個復(fù)選框取消掉。依此方法就可以自己定義各種比較特殊而又要用到的符號了。如果該符號需經(jīng)常用到，也可以加入到自動圖文集中或者將上述過程用宏的方式記錄下來并放到工具欄中，以后想用的時候就可以直接在工具欄中選取了。
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★2字變13字的進(jìn)化
在文檔中輸入需要定義為自動圖文集的所有內(nèi)容如“中華人民共和國中央人民政府”。
小提示：自動圖文集既可包含文字，又可包含圖形、表格以及它們的組合。將那些希望定義為自動圖文集的文本或圖形、表格及它們的組合定義為塊。
單擊“插入”菜單欄，選擇“自動圖文集”子菜單中的“新建”命令，打開“自動更正”對話框；
單擊“自動圖文集”選項卡；
此前用戶在文檔中所定義的塊就會出現(xiàn)在“自動圖文集”選項卡的“預(yù)覽”框中，在“請在此鍵入自動圖文集詞條”框中輸入自動圖文件的名稱如“中央”；
在“有效范圍”欄中選擇“所有活動模板”選項，以便今后可在任何情況下使用該自動圖文集；
復(fù)選“顯示有關(guān)自動圖文集和日期的‘記憶式鍵入’提示”選項。
該選項的作用在于，只要用戶在文檔中輸入了某個自動圖文集的名稱，系統(tǒng)就會顯示出該自動圖文集的完整內(nèi)容，并允許用戶快速將其插入到Word文檔中，這就可加快在文檔中插入自動圖文集的速度。用戶若不選擇該選項，則只能通過菜單命令插入自動圖文集，這就喪失了用自動圖文集加快操作速度的初衷）；
單擊“添加”按鈕，將“中央”自動圖文集添加到系統(tǒng)的自動圖文件列表中；
單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“自動更正”對話框；
這樣，我們就定義了一個以“中央”命名的自動圖文集。此后我們只需在文檔中輸入“中央”字樣，系統(tǒng)就會彈出一個浮動顯示框，將該自動圖文集的全部內(nèi)容“中華人民共和國中央人民政府”顯示出來，如圖，我們只需按下回車（或F3）鍵即可將它們插入到文檔中（按下其它各個鍵可繼續(xù)輸入其他內(nèi)容而不插入自動圖文集）。另外我們也可利用“插入”菜單“自動圖文集”子菜單中的相應(yīng)命令來達(dá)到同樣的目的，操作非常方便。
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★怎樣防止打印信封時打偏
在使用Word打印信封時，每次都要將信封放在打印機(jī)手動送紙盒的中間才能正確打印信封，可是由于手動送紙盒上沒有刻度標(biāo)，因此經(jīng)常將信封打偏。其實可以通過修改打印機(jī)的送紙方式，使信封能夠?qū)R打印機(jī)手動送紙盒某一條邊這樣就不怕打偏了，設(shè)置方法如下：
單擊Word菜單欄上“工具”菜單，選擇“信封和標(biāo)簽”，單擊“選項”，在“選項”對話框中選擇“打印選項”，選擇一種用戶認(rèn)為是合適的貼邊送信封方式，單擊“確定”即可。
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★如何在其它計算機(jī)上打印含有本機(jī)特有字體的文件
在日常辦公中，常常要在另一臺機(jī)器上打印本機(jī)Word文件，如果采用的是Windows系統(tǒng)默認(rèn)的字體，在另一臺機(jī)器上打印當(dāng)然不會有什么問題，可是如果本機(jī)采用的是另外安裝的字體，而另一臺機(jī)器上又未安裝該字體，那么打印時就會遇到麻煩。要想打印該字體，是不是也要在另一臺機(jī)器上安裝該字體呢？
其實大可不必。首先，單擊“工具”菜單欄，選擇“選項”命令，選中“嵌入TrueType字體”，這樣就可以把創(chuàng)建此文檔所用的TrueType字體與文檔保存在一起，當(dāng)在另一臺機(jī)器上打開此文檔時，即使這臺機(jī)器沒有安裝創(chuàng)建此文檔的字體，仍可用這些字體來查看和打印文檔。
補(bǔ)充兩點(diǎn)：一是以上功能實現(xiàn)的前提，需要用戶創(chuàng)建文檔的字體必須是True Type字體（這是微軟公司和Apple公司共同研制的一種字型標(biāo)準(zhǔn)）；二是當(dāng)用戶采用的系統(tǒng)默認(rèn)以外的某種TrueType字體不超過32個字符時，為減小文檔的體積，可同時選中“只嵌入所用字符”（此選項當(dāng)選中“嵌入TrueType字體”時將被激活）。
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★在Word中打印海報
有些用戶以為打印機(jī)太小而不適合打印大海報？其實，用戶的打印機(jī)完全可以勝任。
將文字打在Word中，編輯完以后，取個臨時性的名字（比如說china.doc）存好。然后打開Excel空工作簿，估計用戶需打印的實際大小，比如5×5，即25張A4紙，在行號上拖動鼠標(biāo)選中5行，單擊“格式”，選擇“行”，單擊“行高”命令，輸入行高的最大值409；在列號上選中5列，同理設(shè)置“列寬”值為50，使行與列相匹配，這組數(shù)字是針對A4紙的長寬比設(shè)置的。
縮小顯示比例以便在屏幕中全部顯示出來，拖動鼠標(biāo)選中所需部分，單擊“文件”菜單欄，選擇“打印區(qū)域”，單擊“設(shè)置打印區(qū)域”命令，單擊“視圖”菜單欄，單擊“分頁預(yù)覽”，便可看到帶頁碼的分割視圖了。
單擊“插入”菜單欄，選擇“對象”，單擊“由文件創(chuàng)建”命令，然后單擊“瀏覽”找到剛才存好的Word文檔，單擊“確定”，Word文檔便出現(xiàn)在Excel工作簿中了。將文檔拖至打印范圍內(nèi)，選中文檔，單擊鼠標(biāo)右鍵，單擊“圖片對象”選擇“document轉(zhuǎn)換”，將“輸出類型”定為“Microsoft Word圖片”，然后將“圖片”拖至適當(dāng)?shù)拇笮。ㄈ绮贿M(jìn)行轉(zhuǎn)換，Word文檔改變大小后格式也將跟著改變）。
選中“圖片”，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置圖片格式”，單擊“顏色與線條”命令，將填充顏色設(shè)為無填充色，將線條顏色設(shè)為無線條色。
雙擊“圖片”還可以對“圖片”內(nèi)容進(jìn)行編輯修改，因為它還是Word格式。再單擊“打印預(yù)覽”，選擇“設(shè)置”，點(diǎn)“工作表”，勾上“網(wǎng)格線”和“行號列標(biāo)”，便可以看到每一頁的實際情形了，而且每一頁都有行列的標(biāo)號，張貼的時候就不會貼錯了。
如果預(yù)覽的效果不十分理想，沒關(guān)系，只要在“打印預(yù)覽”的“設(shè)置”中對“頁面”的“縮放比例”稍作調(diào)整就可以了，同時將頁邊距及頁眉頁腳都設(shè)為0，因為行列的標(biāo)號處已足夠用戶粘貼了，不過用戶須將紙張大小設(shè)得比較精確才行。用戶還可以利用Word的強(qiáng)大功能加上插圖、花邊和藝術(shù)字，如果用彩色打印機(jī)打印，那效果當(dāng)然就別提了，當(dāng)然用戶也可以如法炮制來打印橫幅和標(biāo)語。
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★Word的復(fù)印機(jī)縮放功能
當(dāng)用戶編輯了一篇Word文檔，需要打印到A3（29.7×42厘米）的紙張上，而用戶的打印機(jī)能夠打印的最大紙型才是A4（21×29.7厘米）的幅面，怎么辦呢？
其實，如果用戶的文檔的紙型與當(dāng)前打印機(jī)的要求不同，用戶可以使用Word提供的“復(fù)印機(jī)”縮放功能，就是說用戶可以通過“縮放”命令，讓W(xué)ord為文檔設(shè)置格式，使其符合打印機(jī)的紙張尺寸。操作步驟如下：
單擊“文件”菜單中的“打印”命令，系統(tǒng)彈出“打印”對話框，在“縮放”下，在“按紙型縮放”下拉列表框中，選擇要使用的紙型，比如我們選擇A4紙型。單擊“確定”按鈕。
這時，Word將調(diào)整文檔的頁面使其適合所選紙型，在此Word將原本需要打印在A3紙張上的文檔，通過自動縮小字號和圖形將其打印在A4幅面的紙上，這類似于復(fù)印機(jī)的“縮?。糯?#8221;功能。
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★Word的復(fù)印機(jī)縮放功能
當(dāng)用戶編輯了一篇Word文檔，需要打印到A3（29.7×42厘米）的紙張上，而用戶的打印機(jī)能夠打印的最大紙型才是A4（21×29.7厘米）的幅面，怎么辦呢？
其實，如果用戶的文檔的紙型與當(dāng)前打印機(jī)的要求不同，用戶可以使用Word提供的“復(fù)印機(jī)”縮放功能，就是說用戶可以通過“縮放”命令，讓W(xué)ord為文檔設(shè)置格式，使其符合打印機(jī)的紙張尺寸。操作步驟如下：
單擊“文件”菜單中的“打印”命令，系統(tǒng)彈出“打印”對話框，在“縮放”下，在“按紙型縮放”下拉列表框中，選擇要使用的紙型，比如我們選擇A4紙型。單擊“確定”按鈕。
這時，Word將調(diào)整文檔的頁面使其適合所選紙型，在此Word將原本需要打印在A3紙張上的文檔，通過自動縮小字號和圖形將其打印在A4幅面的紙上，這類似于復(fù)印機(jī)的“縮小／放大”功能。
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★將圖片移到合適的位置
當(dāng)用戶在Word文檔中放置圖片時，它會自動與一個可見的網(wǎng)格對齊，以確保所有內(nèi)容整齊的排列。如果需要精確地控制圖片的放置位置，用戶可以在拖動對象時按住“Alt”鍵，以暫時忽略網(wǎng)格。用戶可以看到該圖片將平滑地移動，而不是按照網(wǎng)格間距移動。
如果圖片不需要與文字對齊，用戶可以使用這一技巧。為了確保該功能可用，請用戶雙擊該圖片，然后選擇“版式”選項卡，選擇環(huán)繞方式區(qū)域下非嵌入式的任意方式，最后單擊“確定”按鈕即可。
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★Ctrl在繪圖中的作用
前面介紹了Shift鍵在繪圖時的重要功能，它的“鄰居”——Ctrl鍵也可以在繪圖時發(fā)揮巨大的作用。
在拖動繪圖工具的同時，按住Ctrl鍵，所繪制出的圖形是用戶畫出的圖形對角線的2倍；在調(diào)整所繪制圖形大小的同時，按住Ctrl鍵，可使圖形在編輯中心不變的情況下進(jìn)行縮放。
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★去除繪圖時出現(xiàn)的畫布
用戶在Word XP中使用自選圖形工具畫圖時，總會出現(xiàn)一個“畫布”，有的用戶可能并不希望看到它，可以使用以下方法去除。
執(zhí)行“工具”菜單上的“選項”命令，在彈出的對話框中選擇“常規(guī)”選項卡，去除“插入[自選圖形]時自動創(chuàng)建畫布”復(fù)選框的選擇即可。
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★如何對齊圖形
按下Shift鍵，依次選取需要對齊的圖形，然后按下繪圖工具欄上的“繪圖”按鈕，在彈出地菜單中選擇“對齊或分布”子菜單，然后再選擇對齊方式即可。
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★如何微調(diào)圖形及圖像的位置
在調(diào)整圖形或圖像的位置時，使用鼠標(biāo)進(jìn)行拖動不太精確，往往無法達(dá)到滿意的位置，用戶可以選定該圖形或圖像后在按住Ctrl鍵的同時用←、↑、→、↓的方向鍵來進(jìn)行精確微調(diào)。
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★域鎖定導(dǎo)致域結(jié)果不能正常更新
如果要更新域結(jié)果，可以先單擊此域，然后按下“F9”鍵。如果信息仍未更新，則可能是因為已經(jīng)鎖定了此域。要解除對此域的鎖定，請單擊此域，然后按下Ctrl＋Shift＋F11組合鍵，然后再次按下F9鍵。
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★打印出的日期有誤
如果使用“插入” 菜單欄中的“日期和時間”命令插入日期和時間，則除非選擇自動更新日期和時間，否則Word不會更改所插入的日期和時間。要使Word能夠自動更改日期和時間，先單擊“插入”菜單欄中的“日期和時間”命令，然后選中“自動更新”復(fù)選框。在單擊該域再按下F9鍵后，Word將會顯示當(dāng)前日期和時間。
如果將日期作為域插入，但未對其進(jìn)行更新，也會顯示錯誤日期。此時可以更新域。方法是：單擊此域，然后按下F9鍵。
打印時自動更新日期的方法是：單擊“工具”菜單欄中的“選項”命令，然后單擊“打印”選項卡，選中“打印”選項框下的“更新域”復(fù)選框。
如果要跟蹤創(chuàng)建、最后打印、最后保存文檔的時間，可以單擊“插入”菜單欄中的“域” 命令，單擊“類別” 框的“日期和時間”選項，然后插入CreateDate 、PrintDate 或SaveDate域?？梢允褂眠@些域的選項來實現(xiàn)只打印日期或時間，也可以二者都打印。
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★超級鏈接的直接插入
利用中文Word提供的“插入”功能直接在文檔中插入一個超級鏈接是創(chuàng)建超級鏈接最基本的方法，其具體的操作步驟為：
將光標(biāo)移至希望插入超級鏈接的位置，單擊“插入”菜單欄中的“超級鏈接”命令，打開“插入超級鏈接”對話框，在“鏈接到”列表框中選擇適當(dāng)?shù)逆溄臃秶ㄈ?#8220;本文檔中的位置”、“新建文檔”、“Web頁”等），這里我們選擇“原有文件或Web頁”選項。在“要顯示的文字”欄中輸入超級鏈接的名稱（如“首都在線”）。在“請鍵入文件名或Web頁名稱”欄中輸入超級鏈接的網(wǎng)址（這里應(yīng)輸入首都在線的網(wǎng)址http://www.263.com）。單擊“屏幕提示”按鈕，打開“設(shè)置超級鏈接屏幕提示”窗口。輸入系統(tǒng)對該超級鏈接的屏幕提示（如“263”）。單擊“確定”按鈕，關(guān)閉所有對話框。
這樣，首都在線的網(wǎng)址就會作為超級鏈接插入到用戶正在編輯的文檔中，它在默認(rèn)情況下會采用藍(lán)色、并加下劃線方式顯示“首都在線”幾個字樣，我們只需將鼠標(biāo)放到該超級鏈接上，系統(tǒng)就會顯示出用戶設(shè)置的屏幕提示“263”，而單擊該鏈接則可啟動系統(tǒng)默認(rèn)的瀏覽器打開首都在線的網(wǎng)址（鏈接其他文檔或網(wǎng)址的效果與此完全一樣），使用十分方便。
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★利用自動更正功能將網(wǎng)址轉(zhuǎn)化為超級鏈接
利用中文Word的自動更正功能，我們只需直接在文檔中輸入有關(guān)Internet網(wǎng)址或電子郵件地址，系統(tǒng)就會自動將它們轉(zhuǎn)換為超級鏈接（如我們在文檔中輸入http://www.263.com之后，系統(tǒng)就會自動將其轉(zhuǎn)換為超級鏈接），然后我們就可以通過單擊該鏈接直接啟動瀏覽器打開相應(yīng)網(wǎng)址，使用非常方便。
小提示：如果用戶在輸入有關(guān)Internet網(wǎng)址之后，系統(tǒng)不能自動將其轉(zhuǎn)換為超級鏈接，則有可能是系統(tǒng)的自動更正功能處于關(guān)閉狀態(tài)所致。為此，我們只需執(zhí)行“工具”菜單中的“自動更正”命令，打開“自動更正”對話框并單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡，最后復(fù)選“鍵入時自動替換”下的“Internet和網(wǎng)絡(luò)路徑替換成超級鏈接”選項，激活系統(tǒng)自動更正的超級鏈接功能即可。
★清除超級鏈接的下劃線
我們在文檔中插入超級鏈接之后，系統(tǒng)會自動在每個超級鏈接的下面顯示一個下劃線，這本來是為了讓用戶更好的區(qū)分超級鏈接與普通文本而設(shè)置的，不過打印該文檔時這個額外的下劃線就會影響文檔的打印效果，我們可以在保持其超級鏈接特征的前提下取消這個下劃線。
選中超級鏈接，單擊“格式”菜單欄中的“樣式”命令，在“樣式”中選擇“超級鏈接”，單擊“更改”按鈕，
在“更改樣式”對話框中，單擊“格式”按鈕，選擇“字體”命令。
在“字體”選項卡中，單擊“下劃線”下拉菜單，選擇“（無）”，單擊“確定”即可。
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★更改超級鏈接文字的外觀
通常情況下，Word會將用戶在文檔中插入的超級鏈接顯示為藍(lán)色帶下劃線的形式，而將已經(jīng)訪問過的超級鏈接顯示為紫色帶下劃線的形式，這就與正文的顯示方式不太一樣，起到了醒目的作用。不過有些用戶可能會對Word這種默認(rèn)的超級鏈接外觀感到不滿意，而希望對其進(jìn)行修改。為此，我們只需使用Shift+左右光標(biāo)鍵將超級鏈接定義為塊，然后執(zhí)行“格式”菜單的“字體”命令，打開“字體”對話框，最后我們就可以利用它對超級鏈接的外觀（包括字體、字號、顏色、下劃線的種類等）進(jìn)行設(shè)置了，使用非常方便。
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★ 取消超級鏈接的轉(zhuǎn)換
當(dāng)我們在Word文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時，默認(rèn)的情況下系統(tǒng)會自動為我們轉(zhuǎn)換為超級鏈接，只要點(diǎn)擊一下這些鏈接，便可以啟動Windows默認(rèn)的瀏覽器打開鏈接的頁面或啟動系統(tǒng)默認(rèn)的郵件處理軟件來撰寫新郵件。但通常我們并不需要這樣的功能，因而就會覺得這種功能總有些礙手腳。
如何取消這種功能？可以采用下面的方法：
單擊“工具”菜單欄中的“自動更正”命令，在彈出的“自動更正”對話框中選擇“鍵入時自動套用格式”選項卡，將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”項前的對勾取消；然后再單擊“自動套用格式”選項卡，將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”項前的對勾也取消，單擊“確定”后即可。
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怎樣創(chuàng)建自己的電子郵件簽名或電子郵件信
★ 當(dāng)用戶新建一個“電子郵件正文”時，會彈出Word幫助信息提示用戶是否要創(chuàng)建自己的電子郵件簽名或電子郵件信紙。單擊“建自己的電子郵件簽名或電子郵件信紙”就會彈出“電子郵件選項”對話框，（注：該提示僅在第一次使用電子郵件功能時彈出，不過不用著急，用戶可以單擊“工具”菜單欄中的“選項”命令，在“常規(guī)”選項卡中的“電子郵件選項”將對話框調(diào)出來，
在“電子郵件簽名”選項中，在大的文本框里輸入自己的簽名，按住鼠標(biāo)左鍵移動將簽名選中，選擇字體、字號，編輯好后單擊右上的“添加”按鈕。用戶還可以制作自己的信紙，在【電子郵件選項】中，選擇“個人信紙”，在其中選擇自己喜歡的主題（可以實時預(yù)覽）、新郵件和轉(zhuǎn)發(fā)郵件的字體，單擊“確定”，單擊“確定”，用戶自己的簽名檔和信紙便自動添加在了Word里面，下次使用的時候，就可以直接調(diào)用自己制作的很漂亮的模板了。
將已有的文檔當(dāng)作電子郵件發(fā)出去也很簡單，打開用戶的文檔后單擊常用工具欄上的“電子郵件”圖標(biāo)，一封以用戶的文檔為正文的電子郵件就創(chuàng)建了，輸入對方電子郵件地址和主題，就可以發(fā)送了。（想回到了普通Word編輯狀態(tài)，只用再次點(diǎn)擊“電子郵件”圖標(biāo)就可以了）。
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★ 怎樣用Word在網(wǎng)上開會
Word提供了一種嶄新的Web協(xié)作工作方式，通過它我們可在局域網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)上“開會”，下面就介紹怎樣用Word在網(wǎng)上開會。
1.安排會議
單擊“工具”菜單之“聯(lián)機(jī)協(xié)作”。注意：如果此時用戶的Word中該菜單文字皆為灰色，則表示用戶在安裝Office時沒有裝載可選項“MS NetMeeting（微軟網(wǎng)絡(luò)會議程序）”，需要將它安裝上。
單擊“安排會議”選項，系統(tǒng)彈出 “NetMeeting”對話框。將里面的內(nèi)容逐個添上。
2.現(xiàn)在開會
單擊“工具”菜單之“聯(lián)機(jī)協(xié)作”的“現(xiàn)在開會”選項，Word彈出“聯(lián)機(jī)會議”工具欄，同時Windows任務(wù)欄的系統(tǒng)托盤上也應(yīng)出現(xiàn)一個叫“MS NetMeeting”的程序圖標(biāo)，兩者缺一不可。
右鍵單擊系統(tǒng)托盤上的“NetMeeting”圖標(biāo)，單擊“打開”。單擊“呼叫”按鈕，此時，只要是參加進(jìn)會議的朋友，首先看到的便是用戶在“安排會議”時所設(shè)的共享“Office文檔”。
微軟的NetMeeting至少為我們提供了三種互動式交流界面——談天室、白板和音頻視頻輸出（入）。運(yùn)用起來都非常簡單。其中的“聊天室”，只須單擊NetMeeting“工具”菜單的“談天”選項即可，交談方式與其他類型的“聊天室”大同小異。
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★ 給會議來點(diǎn)Web討論
既然是開會沒有“討論”氣氛怎么能行？單擊Word“工具”菜單欄的“聯(lián)機(jī)協(xié)作”中“Web討論”項，并在彈出的工具欄中選擇“在文檔中插入討論”按鈕，現(xiàn)在用戶就可以痛痛快快地高談闊論了。
小提示：在輸入討論之前要確定主題，以便接收方便于查看。
需要說明的是，當(dāng)用戶一旦收到或插入了討論文字，Word的窗口便會自動分成上下兩截，上部是原文，下部是插話。插話的部分也并非全文顯示，而是在其右邊多出一個“信簽”似的圖標(biāo)來表示。將鼠標(biāo)移動其上，即可看到討論主題，而右擊該圖標(biāo)，又可進(jìn)行諸如“答復(fù)”、“編輯”一類的操作。
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★用剪貼板的內(nèi)容進(jìn)行替換
常規(guī)的替換，都是文字與文字之間的，實際上從Word 2000開始，用戶已經(jīng)可以使用圖片、表格等進(jìn)行替換了。
首先將需要進(jìn)行替換的圖片或表格等對象復(fù)制到剪貼板，然后執(zhí)行“編輯”菜單上的“替換”命令，在彈出的 “替換”對話框中的“查找內(nèi)容”框中輸入要被替換的文字，輸入完畢后將光標(biāo)移入“替換為”框中，單擊“特殊字符”按鈕（如果看不到該按鈕，請先單擊“高級”按鈕），在菜單中選擇“‘剪貼板’內(nèi)容”。
單擊“替換”或“替換全部”按鈕后，就可以完成操作了，該方法不僅可以應(yīng)用于圖像、圖形、表格，還可以用于公式編輯器等。
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★十進(jìn)制字符與Unicode字符的轉(zhuǎn)換
Unicode字符是Unicode Consortium 開發(fā)的一種字符編碼標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)采用多個字節(jié)代表每一字符，實現(xiàn)了使用單個字符集代表世界上幾乎所有書面語言。而我們在日常工作中，使用的都是十進(jìn)制字符，但需要使用其相應(yīng)的Unicode字符時，身邊卻沒有相應(yīng)的轉(zhuǎn)換軟件，不用著急，Word可以解決這個難題。
輸入一個需轉(zhuǎn)換的十進(jìn)制字符后，將光標(biāo)移至它的右側(cè)，按下Alt+X組合鍵，該字符就轉(zhuǎn)換為Unicode字符了，反之亦然。
轉(zhuǎn)換結(jié)果如下例：
電——7535
腦——8111
愛——7231
好——597D
者——8005
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★巧用“修訂”功能幫朋友修改文章
利用Word XP中的“修訂”功能，可以幫朋友很方便地修改文章。方法如下：
第一步：打開原稿，單擊“工具”菜單，選擇“選項”；在“選項”對話框中選擇“修訂”項。然后在“修訂”下的選擇框中將“插入的文字”→“標(biāo)記”設(shè)為“無”，“顏色”設(shè)為“藍(lán)色”；“刪除的文字”→“標(biāo)記”設(shè)為“刪除線”，“顏色”設(shè)為“紅色”；其余采用默認(rèn)值（這一步的目的只是為了讓我們在原稿上修改時標(biāo)記更醒目）。
第二步：單擊“工具”菜單，選擇“保護(hù)文檔”；在“保護(hù)文檔”對話框中選取要保護(hù)的內(nèi)容為“修訂”，然后按“確定”。
第三步：進(jìn)行修改。選擇要刪除的文字，按Delete鍵，可以發(fā)現(xiàn)原稿中的文字并未被刪除，而只是變成紅色，并加上了刪除線；在需要插入文字的地方直接輸入文字，新增的文字會以藍(lán)色字體顯示。而且，當(dāng)用戶將鼠標(biāo)指向紅色文字區(qū)域時，Word還會自動彈出注釋“﹡﹡﹡，2002-6-17 15：32 要刪除的內(nèi)容”等字樣；將鼠標(biāo)指向藍(lán)色文字區(qū)域，則會彈出“﹡﹡﹡，2002-6-17 15：32 要插入的內(nèi)容”等字樣（﹡﹡﹡為修改者的姓名）。另外，在用戶做過修改的每一段前面都會用一根豎線做為標(biāo)記。
第四步：修改完畢后，再次單擊“工具”菜單，選擇“解除文檔保護(hù)”后便大功告成了。
朋友收到用戶寄回的文稿后，不論他是否接受用戶的建議，都不必再將用戶打上的標(biāo)記刪除，而只需單擊“工具”菜單，選擇“修訂”→“接受或拒絕修訂”，然后在彈出的“接受或拒絕修訂”對話框中選擇“接受”或“拒絕”即可。
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★利用超級鏈接快速調(diào)出指定文檔
比如剛剛輸入了一份培訓(xùn)通知書，文件取名為note.doc?，F(xiàn)在我們新建一個Word文檔，作為檢索該文件的索引文件，該索引文件為一個四列表格，各列名分別為文件名、文檔名、摘要、備注。
將表中的文件名note.doc用鼠標(biāo)拖選，然后單擊菜單中的“插入”命令，選“超級鏈接”，出現(xiàn)“插入超級鏈接”對話框。在“鏈接到文件或URL”對話框內(nèi)輸入要鏈接的真實文件名tz1.doc（此時應(yīng)保證note.doc存于Word默認(rèn)的文件夾下，否則應(yīng)輸入該文件所在位置的全路徑），然后單擊“確定”按鈕，鏈接創(chuàng)建成功。
將上述正在編輯的Word索引文件存名為“目錄.doc”。今后，若我們要編輯修改已存盤的note.doc文件，只要打開“目錄.doc”索引文件，單擊note.doc鏈接，該文件的內(nèi)容就會自動顯示出來。事實上，只要安裝了WPS，WPS格式的文檔也同樣可用這種方法快速調(diào)入。
當(dāng)然，在每次建立了新文檔時，都不要忘記到索引文件中去“登記”喲。
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★利用摘要功能快速顯示摘要
我們還是以note.doc文件為例。在編輯狀態(tài)下，單擊“文件”菜單欄的“屬性”選項，出現(xiàn)該文件的屬性對話窗。請將標(biāo)題、主題、作者和備注項填好，保存后，進(jìn)入資源管理器。選“查看”菜單下的“文件夾選項”，單擊查看標(biāo)簽，在“高級設(shè)置”下將“鼠標(biāo)指向文件夾和桌面項時顯示提示信息”一項打上鉤。這樣，當(dāng)我們在資源管理器中時，只須將鼠標(biāo)指針在Word文檔上停留片刻，有關(guān)的摘要項目就會出現(xiàn)了。
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★在Word中記錄保存時間
在Word中，用戶可以查看文檔的各種屬性，如作者，創(chuàng)建時間，最后修改時間等等，非常方便，單擊“文件”菜單欄中的“屬性”命令，在其中的“常規(guī)”選項卡里可以看到這些信息。
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★如何將Word 2000當(dāng)字典使用
在編輯文檔時，常會遇到一些生詞難以弄懂。這時，你可以用“金山詞霸”等專業(yè)翻譯軟件，但更為簡便的方法是直接使用Word的中英——英中詞典，即可在Word中進(jìn)行動態(tài)互譯了。使用的方法是：
單擊“工具→語言→詞典”，也可按Alt＋Shift＋F7組合鍵啟動詞典，這時出現(xiàn)“詞典”對話框；
鍵入要查閱的內(nèi)容，你可查閱英文單詞或詞組的中文解釋或是中文字詞對應(yīng)的英文單詞；
單擊“插入”按鈕，可以將互譯的單詞插入到文本中，單擊“翻譯”按鈕，可以在“替換為翻譯”列表框內(nèi)顯示該詞的含義、多種解釋及詞性等；
在“查閱”列表框內(nèi)單擊其中單詞，右邊會自動顯出相應(yīng)的翻譯結(jié)果。
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★如何查看和清空剪貼板
在文檔編輯過程中，用戶經(jīng)常會使用復(fù)制和粘貼功能，有時復(fù)制次數(shù)過多后，需要查看或刪除剪貼板的內(nèi)容，如何操作呢？
執(zhí)行“編輯”菜單上的“Office 剪貼板”命令，在彈出的對話框中列出了剪貼板中的所有內(nèi)容，用戶可以選擇單個刪除或者全部清空。
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Word 中同一頁面顯示不同頁碼
我們在寫論文或報告時常常在頁眉中用第×頁共×頁的形式，然后又要將該類文件集中起來裝訂成一本書，并在頁腳中顯示頁碼，表明該頁在整本書中的位置，這就出現(xiàn)了同一頁面顯示不同頁碼的情況，利用域可以方便地解決這一問題。
假如某文件在整本書中的起始頁碼為101，按照下面步驟可以完成：
第一步、設(shè)置頁眉。在頁眉中輸入“第頁共頁”，將光標(biāo)移動“第”后面，選擇菜單“插入→域(F)”，從域名中選擇Page，或者在“第”后面輸入Page，然后用鼠標(biāo)選擇Page并按Ctrl+F9。用同樣的方法在“共”后面插入域Numpages，這就完成了“第×頁共×頁”的設(shè)置。
第二步、設(shè)置頁腳。按第一步的方法在頁腳中插入域Page，然后在Page前面輸入“=100+”，最后用鼠標(biāo)將剛輸入的“=100+”和插入的域一起選中并按Ctrl+F9，通過打印預(yù)覽就可以查看效果了。
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★在Word中通過傳真發(fā)送文檔
Word除了文字處理以外，還有一種強(qiáng)大的功能——直接發(fā)送傳真稿。
在Word中內(nèi)置了對電子郵件的支持，可以自動聯(lián)接傳真卡發(fā)送傳真。為計算機(jī)安裝上一塊傳真卡并在Windows中將它設(shè)置好后，再進(jìn)入Word中，用戶會發(fā)現(xiàn)，在Word的“文件”菜單中的“發(fā)送．．．”菜單下添加了幾條選項“郵件收件人”、“傳送收件人”和“傳真收件人”，這也就說明用戶可以直接在Word中使用傳真卡發(fā)送用戶的稿件了。下面介紹具體應(yīng)用：
當(dāng)我們用Word編輯好一篇稿件并排好版（記住在起始位置寫上自己的通訊地址和姓名），選擇“發(fā)送”菜單的“傳真收件人”；Word2000將自動啟動‘傳真向?qū)?#8217;，‘傳真向?qū)?#8217;可以幫助用戶制作傳真封面和發(fā)送傳真；
單擊‘下一步’按鈕，選擇需發(fā)送的文檔；單擊‘下一步’按鈕，選擇發(fā)送傳真所用的軟件；單擊‘下一步’按鈕，選擇傳真收件人，可在“通訊簿”中選擇或直接在“姓名”、“傳真號碼”欄中填寫相應(yīng)內(nèi)容；單擊‘下一步’按鈕，選擇傳真封面的風(fēng)格，有‘專業(yè)型’、‘現(xiàn)
代型’和‘典雅型’三種，可視具體情況設(shè)置；按下‘下一步’按鈕，填寫傳真發(fā)送人的信息；按下‘下一步’按鈕，再單擊‘完成’按鈕即可。
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★如何執(zhí)行“全部保存”
當(dāng)用戶打開了多個文檔后，如果想全部保存似乎找不到這個命令，其實它是隱藏起來了。
按住“Shift”鍵，然后在打開“文件”菜單，就會發(fā)現(xiàn)菜單上多了一個“全部保存”命令，執(zhí)行即可完成全部保存的操作了。
另外，細(xì)心的用戶也一定發(fā)現(xiàn)了，菜單中也多了“全部關(guān)閉”的命令，配合“全部保存”命令，Word操作會更加容易和快捷。
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★讓W(xué)ord與WPS“資源共享”
目前最為流行的字處理軟件是Word和WPS 2000了，但是，如果用戶用這兩個軟件寫的文章拿到別人的機(jī)器上使用時，卻發(fā)現(xiàn)別人的機(jī)器上沒有相應(yīng)的軟件，無法打開文件怎么辦呢？下面一個小技巧就可以解決這個問題，讓這兩個字處理軟件實現(xiàn)“資源共享”。
1.在WPS 2000中打開Word文檔
找到WPS 2000的安裝盤，并在相應(yīng)的文件夾下找到一個word2wps.exe的文件，它是一個自解壓文件，直接雙擊打開它，出現(xiàn)安裝界面，點(diǎn)下“Yes”按鈕即可，安裝完成后，重新啟動用戶的計算機(jī)。下次使用WPS 2000時，選擇打開文件的類型為“DOC文件”，就可以打開Word文件了，不管它是Word97格式的還是Word2000格式的。
2.在Word中打開WPS 2000文檔
找到Office2000的安裝盤，并在相應(yīng)的文件夾下找到一個wps2word.exe的文件，它也是一個自解壓文件，直接雙擊打開它，也出現(xiàn)如圖2所示的窗口，點(diǎn)下“OK”按鈕，該程序會自動地判斷出用戶有沒有安裝過轉(zhuǎn)換器，如果安裝過了，它會讓用戶選擇卸載和重裝，如果沒有安裝過，就會自動地為用戶安裝好。同樣，安裝成功后，需要重新啟動用戶的計算機(jī)，打開Word后，在“打開”對話框中的“文件類型”框中選擇“所有文件”列表項，選擇需要編輯的WPS文件，單擊“打開”，系統(tǒng)將給出一個“轉(zhuǎn)換文件”對話框，在“文件類型”選擇框中選擇“WPS”選項就可以直接打開WPS 97/2000文件了。
說明：通過上述技巧，在WPS 2000中打開Word文件和在Word中打開WPS 2000文件，基本上能保持原有的一些排版格式，但最好還是使用原軟件打開相應(yīng)的文件進(jìn)行編輯，另外，在這兩個軟件中都支持口令保護(hù)功能，加了口令保護(hù)后的文件無法被讀出；如果用戶只是為了將用戶的文件放到別人的機(jī)器上打印的話，用戶可以通過打印到文件功能來實現(xiàn)。
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★怎樣取得與真實打印完全一致顯示效果
當(dāng)我們在套打單據(jù)表格及進(jìn)行某些特殊的版式排版時，很希望屏幕上顯示的大小與打印結(jié)果完全相同，以便進(jìn)行精確的套打操作。但能夠“所見即所得”的Word顯示的結(jié)果與打印出來的結(jié)果雖然格式上能夠做到看到什么得到什么，但由于各人所用的顯示器的尺寸不同，而且相同尺寸的顯示器其可視面積也有所不同，因此顯示與打印結(jié)果的大小比例很難做到完全一致。如果能夠給Word添加一個1：1全真顯示的工具按鈕就好了!這樣即使我們不需要進(jìn)行精確的套打，也可以在文稿完成后按一下這個按鈕，看看最終輸出的字體大小設(shè)置是否合適，我們可以用一個宏命令來解決這個問題。
1.取得與真實打印完全一致的屏幕顯示比例。
由于各人使用的顯示器尺寸不同及畫幅調(diào)整的習(xí)慣不同，因此在此無法給出一個固定的數(shù)據(jù)。請先將顯示器的畫幅調(diào)整妥當(dāng)，以能夠最大限度地顯示出完整的全屏幕窗口為準(zhǔn)。找一張A4紙，用尺子量下紙張的寬度，要求精確到毫米，因為標(biāo)稱為某種開本的紙張，其實際大小并不一定與標(biāo)稱值相同。然后，新建一個空白文檔，單擊“視圖”工具欄，選擇“頁面”，再單擊“文件”菜單欄，選擇“頁面設(shè)置”，在“頁面設(shè)置”對話框中將打印設(shè)置中的“紙型”設(shè)置為與準(zhǔn)備的紙張相同的紙型，如在此為A4，再將“紙型”選項卡中的紙張寬度設(shè)置為與剛才量好的值完全一致，確定后返回編輯界面。
現(xiàn)在我們就以這張紙為依據(jù)，確定屏幕顯示比例。在工具欄的“顯示比例”輸入框中反復(fù)手工調(diào)整顯示比例的大小，注意系統(tǒng)本身只提供若干種固定的顯示比例，其實我們完全可以直接輸入任意一個整數(shù)，比如14英寸顯示器在設(shè)置為78%后，屏幕上的頁面大小與真實紙張完全一致，這個“78”就是我們下一步需要的數(shù)據(jù)。
2.編寫一個宏命令
單級“工具”菜單欄，選擇“宏”，再單級“宏”命令，或者直接利用組合鍵“Alt”+“F8”打開“宏”對話框，在“宏名”編輯框中輸入一個宏名如“真實顯示”，然后單擊“創(chuàng)建”命令，打開Visual Basic編輯器，在代碼編輯窗口輸入下列代碼：
Public Sub真實顯示（ ）
ActiveWindow.ActivePane.View.
Zoom.Percentage=78
End Sub
?。ㄗ⒁猓捍a中等于號后面的數(shù)字應(yīng)靈活更改為與用戶的顯示器對應(yīng)的真實比例數(shù)字）
3.創(chuàng)建工具欄按鈕
單擊“工具”菜單欄，選擇“自定義”命令，或者利用組合鍵Alt+V+T+C，調(diào)出工具欄“自定義”對話框，選擇“命令”中的“宏”，右邊的列表框中會顯示出所有已經(jīng)存在的宏。找到剛才編輯的那個“真實顯示”的宏，將它拖入Word主界面的工具欄中的任意位置，這時工具欄中會出現(xiàn)一個與宏名對應(yīng)的按鈕，單擊“關(guān)閉”按鈕退出設(shè)置。
