引言：協(xié)同軟件與OA有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，但協(xié)同軟件與OA又有著本質(zhì)的不同。正確理解協(xié)同軟件與OA的關(guān)系，釋清對(duì)協(xié)同軟件疑慮，防止肆意張貼“協(xié)同”的標(biāo)簽，有利于協(xié)同軟件全行業(yè)的健康發(fā)展。
進(jìn)入2005年，協(xié)同軟件在我國(guó)已經(jīng)走過(guò)了5個(gè)年頭。在點(diǎn)擊、協(xié)達(dá)等一批專業(yè)協(xié)同軟件廠商的倡導(dǎo)下，我國(guó)協(xié)同軟件的市場(chǎng)和產(chǎn)品已經(jīng)漸漸趨于成熟，用戶需求呈爆發(fā)性增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，被媒體稱之為協(xié)同軟件的“井噴”現(xiàn)象。
中國(guó)協(xié)同軟件之所以炙手可熱主要是源于客戶的需求，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及以及企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的不斷升級(jí)完善，基于互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用需求逐漸爆發(fā)出來(lái)，尤其是外包、全球化辦公等業(yè)務(wù)模式的出現(xiàn)，使得多人、多組織通過(guò)協(xié)同完成一個(gè)工作的需求非常大。這之中的很多需求是現(xiàn)有的軟件產(chǎn)品無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，這正是協(xié)同軟件的市場(chǎng)空間所在。進(jìn)入?yún)f(xié)同軟件市場(chǎng)的每一個(gè)廠商都有不同的理念，協(xié)同軟件產(chǎn)品的功能定位也各不一樣。就目前我國(guó)的協(xié)同軟件應(yīng)用來(lái)看，有50%以上應(yīng)用在行政辦公管理方面，剩余不到50%應(yīng)用主要分布在政府職能業(yè)務(wù)、人事、客戶、供應(yīng)商等方面，應(yīng)用于產(chǎn)品協(xié)同制造CPC還比較少見。
由于協(xié)同軟件在行政辦公領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，許多人將協(xié)同軟件與OA(Office Automation，辦公自動(dòng)化)軟件等同起來(lái)。事實(shí)上，雖然協(xié)同軟件與OA與著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，但協(xié)同軟件與OA在軟件功能、應(yīng)用理念等方面都有差別，不能簡(jiǎn)單等同。
1、從名詞看區(qū)別
協(xié)同軟件(Collaboration Software)是指那些以團(tuán)隊(duì)協(xié)作為目標(biāo)的協(xié)作軟件工具，主要包括群組協(xié)作管理，如：工作流管理、項(xiàng)目管理等等；各種通信軟件，如E-Mail、即時(shí)通信、VoIP等。網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的發(fā)展和用戶全球化等新需求的提出，協(xié)同軟件概念也賦予了新的含義，例如結(jié)合了Internet、工作流、即時(shí)通訊和SOA等多種技術(shù)和手段?；蛘呖梢哉J(rèn)為：協(xié)同辦公、協(xié)同政務(wù)、協(xié)同商務(wù)等協(xié)同應(yīng)用，以及工作流管理、項(xiàng)目管理、知識(shí)管理、信息門戶等協(xié)同平臺(tái)，電子郵件、即時(shí)通訊、遠(yuǎn)程視頻、流程編輯器等協(xié)同工具，組成了我們現(xiàn)在意義上的協(xié)同軟件。
OA是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的一種新型的辦公方式，支持這一方式的軟硬件系統(tǒng)稱之為OA軟件或者OA硬件。
OA無(wú)論從概念還是應(yīng)用上看，在我國(guó)都有比較長(zhǎng)的發(fā)展歷程。狹義的OA指輔助行政辦公所需要的應(yīng)用軟件，主要包括：公文管理、通知、公告、工作日程、工作計(jì)劃總結(jié)、辦公資源共享管理等等。廣義的OA除了上述內(nèi)容外，還將與辦公管理相關(guān)的軟硬件產(chǎn)品全部納入，包括了辦公室用的打字、復(fù)印等硬件，以及字表編輯軟件等等。上世紀(jì)90年代中期以前，財(cái)務(wù)、人事等軟件，因其解決的是財(cái)務(wù)、人事相關(guān)的辦公自動(dòng)化方面的管理需求，因而也被劃入OA軟件的范疇。
從以上關(guān)于協(xié)同軟件和OA的概念可以看出，雖然協(xié)同軟件與OA在應(yīng)用上有許多類似之處，甚至功能上有許多重疊，但他們之間有著根本的區(qū)別。協(xié)同軟件更關(guān)注的群組之間的協(xié)作，側(cè)重于工作流、溝通交流等方面；OA軟件是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)辦公資料、工作事項(xiàng)進(jìn)行記錄和反映。
2、從歷程看淵源
OA相關(guān)的概念與軟件產(chǎn)品，在我國(guó)由來(lái)已久。從上世紀(jì)70年代末開始，我國(guó)陸續(xù)開始實(shí)施了包括會(huì)計(jì)電算化在內(nèi)的辦公自動(dòng)化試點(diǎn)工作。到90年代中期，國(guó)家和企業(yè)開始對(duì)OA進(jìn)行了大量的人力和物力投入。當(dāng)時(shí)，OA的應(yīng)用還僅僅是停留在提高個(gè)人的辦公效率上，例如將手工打印轉(zhuǎn)移到電腦打印，或是利用簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件編寫程序來(lái)建立員工檔案數(shù)據(jù)，查找內(nèi)部信息。然而OA的本質(zhì)是提高機(jī)關(guān)或是企業(yè)辦公的整體效果。能夠?qū)⒄w辦公性能進(jìn)行提高的，就只有在符合CSCW(Computer Supported Cooperative Work，電腦化協(xié)同工作)意義下開發(fā)的辦公軟件系統(tǒng)才能夠做到。因此從2000以后，國(guó)內(nèi)許多軟件廠商，開始在傳統(tǒng)的OA應(yīng)用軟件里，引入了協(xié)同管理相關(guān)的理念和功能。
此后，國(guó)內(nèi)陸續(xù)出現(xiàn)了許多專業(yè)的協(xié)同軟件研究推廣機(jī)構(gòu)，復(fù)旦協(xié)達(dá)是最早進(jìn)入?yún)f(xié)同軟件領(lǐng)域的幾家專家機(jī)構(gòu)之一，主要面向協(xié)同工作流領(lǐng)域，研制成功了動(dòng)態(tài)工作流編輯器，以及協(xié)同應(yīng)用平臺(tái)(CAP，Collaboration Application Platform)。另一家對(duì)協(xié)同軟件市場(chǎng)推廣貢獻(xiàn)最大的點(diǎn)擊科技，主要面向即時(shí)通訊領(lǐng)域，成功推出了解決遠(yuǎn)程通訊、即時(shí)交流要求的協(xié)同工具軟件和平臺(tái)軟件。
協(xié)同應(yīng)用理念和技術(shù)，在OA中得到最為廣泛的應(yīng)用，并促使傳統(tǒng)OA產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。融合了協(xié)同理念的OA，可以稱之為“協(xié)同化的OA”或者“協(xié)同OA”，其功能核心已經(jīng)由工作資料的記錄、工作事項(xiàng)的反映，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)群組間協(xié)作完成諸多工作事項(xiàng)的關(guān)注。在協(xié)同OA出現(xiàn)以前，我國(guó)已經(jīng)出現(xiàn)過(guò)幾代OA軟件產(chǎn)品。截止目前為止，OA軟件在我國(guó)經(jīng)歷了以下四個(gè)階段：
第一代OA，以單項(xiàng)事務(wù)為中心
基于單機(jī)，面向個(gè)別事務(wù)的處理
特點(diǎn)：解決了電子文本的輸入、打印、歸檔等基本要求
缺點(diǎn)：只解決了單項(xiàng)事務(wù)，事務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性差
第二代OA，以關(guān)系型數(shù)據(jù)管理為中心
基于單機(jī)，面向個(gè)人或團(tuán)隊(duì)的事務(wù)處理
特點(diǎn)：解決了數(shù)據(jù)或文件的管理需求，體現(xiàn)了數(shù)據(jù)間的一定關(guān)聯(lián)性
缺點(diǎn)：協(xié)同工作能力差，企業(yè)級(jí)信息集成能力差
第三代OA，以多事項(xiàng)的記錄、反映為中心
基于局域網(wǎng)，面向多事項(xiàng)的記錄
特點(diǎn)：部分解決辦公中多種事項(xiàng)的關(guān)聯(lián)與記錄，提高了工作效率
缺點(diǎn)：無(wú)法實(shí)現(xiàn)復(fù)雜流程，缺乏與其他管理之間的有效協(xié)同
第四代OA，以工作流為中心
基于INTERNET網(wǎng)絡(luò)，支持移動(dòng)辦公
抽象管理基礎(chǔ)要素，并關(guān)聯(lián)各管理要素
以工作流為中心，組合各管理要素和經(jīng)營(yíng)資源
與知識(shí)管理、項(xiàng)目管理等高度集成
通過(guò)信息門戶(員工門戶和企業(yè)門戶等)系統(tǒng)展現(xiàn)
3、從產(chǎn)品看發(fā)展
協(xié)同軟件與OA有著深厚的淵源和密切的關(guān)系，這使人們?nèi)菀谆煜齾f(xié)同軟件與OA。我們可以通過(guò)分析兩組概念不同的軟件及其發(fā)展，來(lái)進(jìn)一步理解協(xié)同軟件與OA的區(qū)別。
參照ERP與財(cái)務(wù)軟件的區(qū)別，看協(xié)同軟件與OA的應(yīng)用范圍不同。1998年ERP(企業(yè)資源計(jì)劃，Enterprise Resource Planning)開始在我國(guó)廣受重視，我國(guó)許多從事財(cái)務(wù)軟件和MRP/MRP業(yè)務(wù)的軟件廠商，紛紛轉(zhuǎn)向ERP。其中，以財(cái)務(wù)軟件廠商的轉(zhuǎn)型最為成功，用友、金蝶是其中的杰出代表。由于歷史原因，以及部分廠商的有意誤導(dǎo)，使得一些用戶曾經(jīng)難以分辯財(cái)務(wù)軟件與ERP的區(qū)別。到底財(cái)務(wù)軟件是不是ERP軟件？理論界應(yīng)該是非常清楚，但在用戶層面，往往很難分辨。其實(shí)，ERP中有一部分是面向財(cái)務(wù)管理的，那些基于ERP的財(cái)務(wù)軟件，可以看作ERP的有機(jī)組成部分。財(cái)務(wù)軟件不能等同于ERP，特別是那些傳統(tǒng)的以財(cái)務(wù)為中心的軟件，更不能貼上ERP的標(biāo)簽。參照ERP與財(cái)務(wù)軟件的區(qū)別可以看出，協(xié)同軟件與OA涵蓋的應(yīng)用范圍不同。例如：協(xié)達(dá)CTOP協(xié)同軟件，采用了世界先進(jìn)的SOA(面向服務(wù)架構(gòu)，Services-Oriented Architecture)技術(shù)，“所見即所得”和“隨取即需”的功能特點(diǎn)，使該軟件靈活、開放的功能，不僅可以實(shí)現(xiàn)OA的應(yīng)用，還可以應(yīng)用于人事、客戶、供應(yīng)等領(lǐng)域，甚至支持政府業(yè)務(wù)處理、企業(yè)CPC(產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)，Collaborative Product Commerce)應(yīng)用。
參照ERP與MIS的區(qū)別，看協(xié)同軟件與OA的核心理念不同。MIS(管理信息系統(tǒng)，Management Information System)曾經(jīng)是廣為普及的一個(gè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用理念，這一理念幾乎與我國(guó)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用同步產(chǎn)生，并經(jīng)歷了長(zhǎng)達(dá)幾十年的發(fā)展。ERP出現(xiàn)后，MIS越來(lái)越少被提及。和ERP與財(cái)務(wù)軟件的區(qū)別不同，ERP與MIS的區(qū)別不在于所涵蓋的功能，而在于各自的核心理念。和MIS一樣，ERP也涵蓋了人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷等管理的方方面面，但ERP是以“資源計(jì)劃”理念為核心，來(lái)構(gòu)建管理的不同層面，而MIS系統(tǒng)僅僅是信息的收集、記錄、反饋。參照ERP與MIS的區(qū)別可以看出，即便廣義的OA軟件可以包含與辦公有關(guān)的方方面面，但協(xié)同軟件與OA的理論基礎(chǔ)不一樣，OA強(qiáng)調(diào)的是以計(jì)算機(jī)為手段“自動(dòng)化”地完成各項(xiàng)工作資料的記錄與反映，而復(fù)旦協(xié)達(dá)、點(diǎn)擊科技等協(xié)同軟件關(guān)注的是群組、團(tuán)隊(duì)的協(xié)作與溝通。
嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，我們很難以上述兩組軟件的區(qū)別，來(lái)完全說(shuō)明協(xié)同軟件與OA的不同。但可以通過(guò)對(duì)上述兩組軟件的分析方法，來(lái)澄清目前業(yè)界部分存在的協(xié)同軟件與OA的概念混淆，并且可以看出協(xié)同軟件未來(lái)總體發(fā)展方向。
與財(cái)務(wù)軟件引入ERP理念、企業(yè)MIS系統(tǒng)被ERP所取代一樣，傳統(tǒng)的OA、電子政務(wù)、電子商務(wù)等軟件會(huì)充分吸納協(xié)同管理理念，成為協(xié)同OA、協(xié)同政務(wù)、協(xié)同商務(wù)。目前，協(xié)同軟件的概念和應(yīng)用，還處在推廣普及期，對(duì)協(xié)同軟件予以正確引導(dǎo)有利于這個(gè)行業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。我們即要釋清對(duì)協(xié)同軟件的諸多疑慮，以更為積極的態(tài)度迎接和推動(dòng)協(xié)同軟件時(shí)代的到來(lái)，也要防止肆意張貼“協(xié)同”的標(biāo)簽，以免“ERP泛化”的情況在協(xié)同軟件領(lǐng)域出現(xiàn)。
(作者馮宏衛(wèi)博士系復(fù)旦協(xié)達(dá)軟件首席架構(gòu)師)
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