小標題，就是給文章中各部分(層次)設(shè)置的局部性的標題，它是概括文章層次內(nèi)容的一種表達手段。因為公文是實用性文體，表達主旨要明白顯露，結(jié)構(gòu)布局要簡單實用，而小標題有使公文主旨顯明和優(yōu)化結(jié)構(gòu)的作用，所以小標題在公文寫作中使用非常普遍，它是公文寫作很常見的一種表達手段。但也不是所有的公文都要用到小標題，小標題一般多用在內(nèi)容相對比較復(fù)雜、篇幅稍長的公文主體部分，它是公文主體部分層次內(nèi)容要素的名稱和重要提示。
公文小標題的作用主要表現(xiàn)在兩個方面：一是便于作者將復(fù)雜的公文內(nèi)容理出頭緒，有利于優(yōu)化思路和謀篇布局，可從多個方面或角度分步驟地表達主旨，綱舉目張，使行文條理清楚;二是便于讀者掌握公文內(nèi)容，能更快更準確地抓住公文內(nèi)容要點和理清公文的思路結(jié)構(gòu)，讀者看了小標題，就能大體知道標題下的段落都寫了什么內(nèi)容，全文寫了哪幾個方面內(nèi)容，給人以層次清晰之感，閱文后能留下更深刻的印象。
既然小標題在公文中有這么重要的作用，那么怎么樣才能擬制出準確簡明、合適恰當(dāng)?shù)男祟}呢?主要可以從以下四個方面著手，這也是擬制公文小標題的四點要求：
一緊扣大標題，圍繞主旨展開
擬制小標題還要注意與全文大標題相呼應(yīng)，要緊扣大標題，圍繞全文主旨展開，小標題應(yīng)從不同側(cè)面、不同角度來表現(xiàn)、烘托公文的主旨。
大標題是對全文內(nèi)容的總概括，是“總綱”，而各個小標題是從不同角度、不同層面對大標題(主旨)的展開，是“分目”，它們共同服務(wù)于大標題，呈現(xiàn)一種“輪輻向心”、“眾星捧月”的態(tài)勢。大標題與小標題的關(guān)系，可以用一句成語概括，即“綱舉目張”。例如廣東省人民政府2008年5月20日發(fā)布的《關(guān)于限制生產(chǎn)銷售使用塑料購物袋的實施意見》，全文主旨為“從2008年6月1日起，在全省范圍內(nèi)禁止生產(chǎn)、銷售、使用超薄塑料購物袋”，主體部分分設(shè)四個小標題：“一、廣泛宣傳限產(chǎn)限售限用塑料購物袋的重要意義”、“二、強化塑料購物袋生產(chǎn)環(huán)節(jié)的管理”、“三、加強對公共場所銷售使用塑料購物袋的管理”、“四、切實抓好廢塑料回收利用工作”。這四個小標題分別從宣傳工作、生產(chǎn)環(huán)節(jié)、銷售使用環(huán)節(jié)和回收利用四個方面對“限制生產(chǎn)銷售使用塑料購物袋”的工作進行了安排、部署，可謂構(gòu)思嚴謹、考慮全面。這四個小標題其實就是緊扣大標題圍繞主旨展開，從四個方面來落實主旨的。從這個例文分析可以得知，小標題的設(shè)置要從主旨的需要出發(fā)，涉及的方面、角度要盡可能完備，不能有重要內(nèi)容的缺漏。
二概括層次、段落內(nèi)容準確、恰當(dāng)
在這一點上，擬制小標題與擬制大標題的要求是一致的，都要“題文相符”。小標題應(yīng)當(dāng)能準確、恰當(dāng)?shù)馗爬ǔ鏊爩哟巍⒍温涞闹饕獌?nèi)容，既不能太大，超出所轄層次、段落的內(nèi)容范圍，也不能太小而導(dǎo)致概括不全，要恰到好處，要讓讀者一看，就能確知這部分的主要內(nèi)容。例如某部隊公文《關(guān)于開展軍服管理專項整治行動的通知》，其主體部分分設(shè)五個小標題“一、主要目的”、“二、組織領(lǐng)導(dǎo)”、“三、整治內(nèi)容”、“四、行動安排”、“五、幾點要求”;其中第五個小標題“幾點要求”之下除了要求各單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視此次整治行動，加強宣傳教育，認真開展自查清點統(tǒng)計工作外，還寫了這么一條“各單位總結(jié)材料于6月22日前報××部(上級機關(guān))”，這一條明顯不屬于“要求”范圍，而應(yīng)該是“行動安排”的有關(guān)內(nèi)容，這樣就導(dǎo)致了題小文大概括不全的問題。對于“題小文大概括不全”，根據(jù)不同情況可以有兩種修改方法：一種方法是把不屬于小標題范圍的內(nèi)容材料移至他處或刪除，使題文相符。如這篇通知就可以這樣修改。但如果不是內(nèi)容材料的擺放問題，而是小標題概括有問題，那就要考慮修改或重新擬制小標題。如果倒過來，是題大文小的毛病，可以通過充實材料或縮小標題范圍的方法進行修改，使題文趨于一致。
三獨立、合理，符合一定的邏輯關(guān)系
擬制小標題要講究邏輯性，要表現(xiàn)文章各部分之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，使這些部分能互為依存，協(xié)調(diào)配合，共同服務(wù)于全文主旨。
第一，各個小標題之間要有相對的獨立性，不能彼此包容或者相互交叉。例如某高校發(fā)布的一篇會議通知，小標題是這樣設(shè)置的：“一、會議日程”、“二、參加人員”、“三、會議報到的時間地點”、“四、其它事項”。其實，“會議日程”里已經(jīng)包含了會議報到的時間地點，而第三個小標題又重寫一遍，這樣就導(dǎo)致了這兩個小標題的內(nèi)容出現(xiàn)了交叉重合，表現(xiàn)出明顯的紕漏。
第二，各小標題之間要有合理的邏輯順序，或并列，或遞進，或時間順序，或空間布局，按照性質(zhì)、輕重、主次等編排，要條理清晰，不可雜亂無章。例如，上述例文《關(guān)于限制生產(chǎn)銷售使用塑料購物袋的實施意見》中的四個小標題就具有合理的邏輯順序。首先，由于前些年塑料購物袋無節(jié)制地廣泛使用，才使得我國“白色污染”愈演愈烈，要想扭轉(zhuǎn)這種局面，就需要讓全體百姓都認識到“限產(chǎn)限售限用塑料購物袋的重要意義”，從自我做起，積極參與、配合，才能將這項工作做好 ，因此宣傳教育工作就顯得尤為重要。其次，管理工作也要跟上，要抓兩頭，一是生產(chǎn)環(huán)節(jié)，二是銷售使用環(huán)節(jié)，從經(jīng)濟活動的程序上看，當(dāng)然生產(chǎn)要排在銷售使用的前面。最后，即使再嚴格的管理也還會有“漏網(wǎng)之魚”，而且這次限產(chǎn)限售的并不是所有的塑料購物袋，針對的只是超薄塑料購物袋，所以廢塑料的回收利用工作也很重要，它可以變廢為寶，有利于遏制、消除“白色污染”的危害性，起到一種最后把關(guān)的作用。
四醒目、簡潔、協(xié)調(diào)，有一定的藝術(shù)性
公文小標題的語言形式主要有兩種，一種是詞或詞組的形式，一種是句子的形式。詞或詞組的形式，一般采用小標題所轄語段的內(nèi)容要素的名稱來構(gòu)成小標題。例如有一篇《教育部辦公廳關(guān)于召開第四屆高等學(xué)校教學(xué)名師獎表彰大會的通知》，小標題設(shè)置為：“一、會議時間地點”、“二、出席人員”、“三、會議報到時間地點”、“四、其他注意事項”。句子的形式，則一般采用完整的一句話來構(gòu)成小標題。例如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于做好清明節(jié)期間文明祭掃安全保障工作的通知》，主體部分設(shè)置了三個小標題：“一、提高認識、加強領(lǐng)導(dǎo)，建立健全應(yīng)急處置機制”、“二、明確責(zé)任、密切配合，確保清明祭掃安全”、“三、廣泛宣傳、加強引導(dǎo)，樹立文明祭掃新風(fēng)尚”。
用詞或詞組的形式構(gòu)成的小標題，其特點是樸實、簡潔、醒目。而用句子形式構(gòu)成的小標題，其特點是可以表達更為復(fù)雜的完整語意，可以采用多種修辭手法，使標題具有一定的藝術(shù)性。
使小標題具有藝術(shù)性的方法主要有三種：
一是運用形象化的修辭手段。例如有一篇某機關(guān)《“反四風(fēng)”座談會紀要》，其中有一個小標題就引用了上級文件中的一個比喻句“照鏡子、正衣冠、洗洗澡、治治病”，語言幽默風(fēng)趣、生動形象、耐人尋味。
二是運用對仗式語句。對仗可使語句在形式上和意義上顯得整齊、勻稱，給人以美感。但公文小標題的這種對仗一般只是講求字數(shù)的大體對稱整齊，而非嚴格意義上的對仗。例如有一篇政府工作報告設(shè)置了這樣五個小標題：“頭腦清醒，在把握全局形勢上著力”、“圍繞中心，在推動科學(xué)發(fā)展上發(fā)力”、“牢記責(zé)任，在促進和諧穩(wěn)定上助力”、“關(guān)注民生，在維護群眾利益上出力”、“改進方法，在協(xié)調(diào)各方關(guān)系上盡力”。這五個小標題對仗工整、勻稱美觀，極具感染力。
三是運用排比式語句。排比不僅可以使語句整齊、勻稱，還可以增強語言的氣勢。例如某機關(guān)單位寫工作報告，在匯報經(jīng)驗做法時設(shè)置了五個小標題就恰當(dāng)?shù)剡\用了排比句：“(一)抓力度，領(lǐng)導(dǎo)重視到位”、“(二)抓指標，目標考核到位”、“(三)抓合力，綜合協(xié)調(diào)到位”、“(四)抓制度，責(zé)任追查到位”、“(五)抓素質(zhì)，隊伍建設(shè)到位”。這“五抓”既把機關(guān)單位一年來工作的主要措施比較完整、全面地介紹清楚，同時又增強了語言氣勢，讀起來朗朗上口，具有很好的表達效果。
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