為了使這些信息成為有用的智力資本，它們必須能被不斷地加以利用和更新。一些好的想法稍縱即逝，但標(biāo)準(zhǔn)文檔系統(tǒng)的剛化結(jié)構(gòu)不利于支持實(shí)時(shí)的，為某一特定工作組或項(xiàng)目而匯聚零散的數(shù)據(jù)。郵件的方便性和非正式性可以使其成為很多員工的合作分享工具的上佳選擇，然而當(dāng)一個(gè)訊息被發(fā)送和閱讀后，基本上它就好象被打入了因特網(wǎng)的冷宮，不會(huì)再次被查看或利用了。
為了使信息的交互更方便，也為了建立更個(gè)性化和用戶友好的數(shù)據(jù)檔案，像Cisco, Disney , HP, GM，IBM, Intel, Microsoft, Nokia, Novell和Yahoo等企業(yè)都開始使用一種新的協(xié)作寫作工具：blog和 wiki 。這兩種工具以不同的方式填補(bǔ)了傳統(tǒng)工具的不足。
“blog 和wiki 分別扮演了相反的角色，”Martin Watternberg 說，他是IBM 沃森研究中心關(guān)于協(xié)作寫作工具使用者體驗(yàn)研究小組的研究員。“blog是基于個(gè)人的選擇，一個(gè)blog就好象是個(gè)人的廣播系統(tǒng)，而wiki則不同，由于它允許人們相互修改在上面說過的話，看上去混合了不同的聲音。打個(gè)比方，閱讀一個(gè)blog就好象在聽歌劇女主角一個(gè)人在唱歌，而閱讀一個(gè)wiki則更像是在聽一首交響樂。
blog的優(yōu)缺點(diǎn)
當(dāng)Robert Scoble 四年前還在日本大型技術(shù)企業(yè)NEC工作時(shí)就開始使用blog了。Scoble 一直冷靜執(zhí)著地使用著blog-他從來沒有被NEC嚴(yán)格的規(guī)定嚇退過，他認(rèn)為這個(gè)工具是必需的-果然不久以后blog便成了極有效的一個(gè)在線工具，它成為了NEC客戶的集結(jié)地，人們可以在上面得到技術(shù)指導(dǎo)和提供產(chǎn)品回饋。
現(xiàn)在，Scoble 已經(jīng)是一名微軟的技術(shù)骨干了，但他依然使用著blog ，還在上面評(píng)論微軟的一些解決方案的優(yōu)缺點(diǎn)。雖然心直口快的員工常常讓企業(yè)憂心匆匆，但Scoble 常年累月建立起來的可靠信譽(yù)使他在微軟一直干地不錯(cuò)。有時(shí)Scoble 也在blog上為微軟進(jìn)行一些辯護(hù)，這時(shí)就算是那些對(duì)微軟不屑一顧的人也都聳耳傾聽著。但Scoble 一直很謹(jǐn)慎，他稱他在blog上的那些言論“都沒有被微軟授權(quán)，都是非正式的，通常也不太正確。”
同樣的，Sun Microsystems 的CEO Jonathan Schwartz的個(gè)人blog也在去年六月發(fā)布了，并成為了公司內(nèi)部信息的可靠來源。Schwartz在上面偶爾會(huì)像抨擊HP，IBM 和其他競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手一樣熱烈評(píng)論Sun的一些決定和商業(yè)實(shí)踐?！?/p>
“對(duì)于企業(yè)blog，目前比較流行的一種觀點(diǎn)是你在blog上看到的內(nèi)容和你在媒體上看到的公司對(duì)外宣傳的市場(chǎng)論調(diào)不同，”內(nèi)容管理技術(shù)顧問公司Bluebill Advisors的CEO Frank Gilbane說，“blog和Wiki的優(yōu)勢(shì)就在于它們是直接和讀者互動(dòng)的，而且一旦人們認(rèn)為內(nèi)容是不真實(shí)的，人們就可以停止查看blog。”
blog對(duì)企業(yè)而言可謂是一把雙刃劍，它提供了公眾和員工直接對(duì)話的窗口，以前員工們是遠(yuǎn)離公眾的，并有著專業(yè)公關(guān)人員的保護(hù)。最近在北方加拿大的blog會(huì)議上，Sun Microsystems的主要發(fā)言人Tim Bray和微軟的Scoble都表示blog讓他們和用戶們直接對(duì)話，從而使他們對(duì)客戶的需求有了更清晰的了解。但是如果讓工程部的John或者項(xiàng)目組的Jane直接面對(duì)公眾也存在著潛在危險(xiǎn)：John和Jane能把握好“坦率”和“說太多”之間的界限嗎？
“我相信不久以后企業(yè)們就會(huì)開始委派特定的溝通技巧優(yōu)秀的人面對(duì)特定的公眾，他們會(huì)使用不同的blog進(jìn)行溝通。也許很快我們就會(huì)看到有一個(gè)專門和消費(fèi)者溝通的blog，另一個(gè)則是針對(duì)新聞媒體，還有一個(gè)是向投資者提供信息的，”Bluebill的Gilbane說。“而那些沒有對(duì)員工使用blog制定清晰可行規(guī)定的企業(yè)將很快不得不開始制定這些規(guī)定。”
在Sun的Bray的個(gè)人blog中，他發(fā)布了一項(xiàng)針對(duì)Sun員工的合理使用公司blog的制度。讓我們來看一看他有哪些建議“你完全可以在上面談?wù)撃愕墓ぷ骰蛘吆凸镜囊恍?duì)話，但是禁止公開我們公司的商業(yè)機(jī)密......談?wù)摱愂?，產(chǎn)品的貨運(yùn)日期、路線圖或是我們的股價(jià)都很可能使你或公司或雙方一起墮入法律糾紛中。......使用你的blog使公司或我們的客戶或我們的合作伙伴陷入麻煩的做法不僅是危險(xiǎn)的，也是非常愚蠢的。”
公司的blog并不一定需要完全公開。IBM有數(shù)個(gè)用于客戶溝通的對(duì)外blog，但公司內(nèi)部也擁有blog中心，它是一個(gè)可以指導(dǎo)員工建立個(gè)人blog的IBM內(nèi)部導(dǎo)航系統(tǒng)。根據(jù)IBM研究員Dan Gruen的研究顯示，截止到2005年3月，IBM blog中心已擁有8000名注冊(cè)用戶和3000個(gè)個(gè)人blog，并共計(jì)發(fā)表了2萬個(gè)帖子。
“由于blog中心具有搜索功能，你很方便地就能在上面查看所有最新的帖子，你還能在上面很容易就能找到整個(gè)公司內(nèi)和你興趣相投的同事。”Gruen說到。“我們看到人們每天用blog記錄下他們使用新技術(shù)或者建立新系統(tǒng)時(shí)的體驗(yàn)，人們可以利用它實(shí)時(shí)地觀察新員工學(xué)習(xí)的進(jìn)度，知道他們正在從事什么項(xiàng)目和闡述什么觀點(diǎn)等等。”
當(dāng)你工作的時(shí)候Wiki
一個(gè)blog就好像是一個(gè)個(gè)人秀，它是一對(duì)多的溝通，人們可以對(duì)單個(gè)人發(fā)表的意見進(jìn)行評(píng)論，但無法修改他的言論或內(nèi)容。相比較而言，wiki則是多對(duì)多的協(xié)作性寫作工具。任何一個(gè)進(jìn)入wiki的人都可以撰寫、修改或者刪除那上面的訊息。你可以把它想像成一個(gè)黑板，每個(gè)人都可以拿粉筆在上面圖圖畫畫。
IBM的Gruen也同意wiki在提供信息和收集反饋方面是非常有用的工具。“和blog不同，wiki具有對(duì)信息持續(xù)編輯的功能，它非常適合成為知識(shí)建立基地，”Gruen說，他還補(bǔ)充道，“使用wiki可以非常方便地讓一群或一組的人共同構(gòu)建起內(nèi)容，特別是當(dāng)需要收集各方各面的人的意見時(shí)這一功能就變得尤為重要。”
Wiki的設(shè)計(jì)非常適合使用者們的需要。它和blog不一樣，人們使用blog只能對(duì)內(nèi)容稍加建議，而使用wiki則能讓一大群使用者共同合作產(chǎn)生最佳信息。
有序合作還是混亂雜音？
Wiki自由模式的特性(它比blog的限制要少得多)是它的優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)wiki對(duì)于內(nèi)容缺乏控制的特點(diǎn)也使一些公司懷疑這一工具可能會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)產(chǎn)生危害。很多爭(zhēng)論的焦點(diǎn)都在于當(dāng)員工們使用blog時(shí)應(yīng)當(dāng)給予他們多少自治的權(quán)利?！?/p>
Sun Microsystem的員工們?cè)诮⑺麄兊墓綽log時(shí)都必須首先同意遵守嚴(yán)格的公司使用blog制度。但是關(guān)于內(nèi)容方面則沒有更進(jìn)一步的檢查程序，沒有相關(guān)人員會(huì)事先查閱員工們發(fā)表的帖子?！?/p>
現(xiàn)在，公關(guān)專家們依然在擔(dān)心言論太過自由的blog會(huì)導(dǎo)致某些公司徹底垮臺(tái)。這種疑慮催生了少量的限制規(guī)定。比如，微軟的員工們一般都會(huì)拒絕向媒體評(píng)論他們?cè)赽log上發(fā)表過的一些帖子，而是請(qǐng)他們向微軟的公關(guān)公司W(wǎng)aggener Edstrom尋求答案?！?/p>
聰明的商業(yè)blog使用們都清楚地了解這樣一個(gè)事實(shí)，就是在因特網(wǎng)上發(fā)布或傳閱的任何內(nèi)容都像明信片一樣毫無隱私可言。最近，英特爾的總裁Paul Otellini在blog上的一些帖子被公開了。那上面有Otellini的一些非常坦率的言論，這些話原來都只是對(duì)英特爾內(nèi)部員工說的，其中包括英特爾正面臨的挑戰(zhàn)以及對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手AMD的稱贊。
但Otellini似乎已經(jīng)預(yù)見到他的這些內(nèi)容會(huì)遺漏出去。他在第一帖中就寫道：“雖然這是英特爾的內(nèi)部blog，但我仍然覺得它有可能會(huì)被公開?D?D歡迎來到因特網(wǎng)！所以，請(qǐng)注意，我所寫的內(nèi)容和回饋都會(huì)有所保留，這也是為了保護(hù)英特爾。”
當(dāng)wiki被用來分享一些重要的信息，比如保密數(shù)據(jù)時(shí)，對(duì)用戶施以一定的責(zé)任規(guī)定和對(duì)帖子進(jìn)行常規(guī)性的篩查都是非常緊要的。Bluebill的Gilbane相信不久公司wiki也會(huì)擁有和blog相似的準(zhǔn)許特性，對(duì)帖子內(nèi)容會(huì)有更強(qiáng)的控制?！?/p>
“一個(gè)wiki對(duì)公司越有用就越需要對(duì)誰可以編輯和增加信息加以控制，”Gilbane說，“你必須要在相互合作和完全自由之間劃定適合的界限，否則必將變得混亂不堪。也就是說，我們需要花大力氣去尋找一些具有憂患意識(shí)的懷疑論者們，來參與對(duì)于公司如何使用blog和wiki的辯論，相信這一大辯論不久就將到來，我們將面對(duì)的是一大批對(duì)blog和wiki懷有極大使用熱情的忠實(shí)使用者們。” (何靜)
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