一個(gè)價(jià)值2.5萬美元的建議
曾經(jīng)有位效率研究專家艾伊貝·李, 他給當(dāng)時(shí)的美國史卡魯鋼鐵公司的總裁查魯斯一個(gè)時(shí)間管理的建議,結(jié)果查魯斯因?yàn)檫@個(gè)建議給了艾伊貝·李一張價(jià)值2.5萬美元的支票,那是為了感激李給他的這個(gè)神奇的建議,那么這個(gè)建議空間是什么?讓我們來揭開這個(gè)謎底。
原來,查魯斯每天忙于公司中繁復(fù)的事務(wù),他是一個(gè)追求完美的人, 但是事無巨細(xì),他一個(gè)人怎么可能管得過來, 于是很多事情最后都不能有效地做下去。
而李的這個(gè)建議正是:
1. 不要想把所有事情都做完。
2. 手邊的事情并不一定是最重要的事情。
3. 每天晚上寫出你明天必須做的事情, 按照事情的重要性排列。
4. 第二天先做最重要的事情,不必去顧及其他事情,第一件事做完后, 再做第二件, 以此類推。
5. 到了晚上,你列出的事情沒有做完也沒關(guān)系,因?yàn)槟阋呀?jīng)把最重要的事情都做完了, 剩下的事情明天再做。
于是,查魯斯按照李給他的建議試了一段時(shí)間, 誰知效果非常驚人。當(dāng)然,你也可以試一下李的建議?。?/span>
時(shí)間永遠(yuǎn)守恒的,怎樣才能在有限的時(shí)間里做更多有效的事情? 答案就是, 永遠(yuǎn)做重要而又不緊急的事。
時(shí)間管理的出發(fā)點(diǎn),在于學(xué)會處理事情的儔次序,先考慮事情的“輕重”,再考慮事情的“緩急”——也就是我們通常采用的“第二象限組織法”,請看下圖:
(圖片無法顯示)
第一象限是是重要又急迫的事。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時(shí)完成工作、住院開刀等。
第二象限是重要但不緊急的事。 比如,包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)氣與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級提出問題處理的建議等等。
第三象限屬于不緊急也不重要的事,既然不重要也不緊急,那就不值得花時(shí)間在這個(gè)象限。
第四象限是緊急但不重要的事。 表面看似第一象限,因?yàn)槠惹械某蕴潟屛覀儺a(chǎn)生“這件事情很重要”的錯(cuò)覺——實(shí)際上就算重要也是對別人而言,電話會議、突來訪客都屬于這一類, 我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn),自以為是在第一象限,其實(shí)只是在第四象限徘徊。
現(xiàn)在我們不妨回顧一下上周的生活與工作, 你在哪個(gè)象限花的時(shí)間最多?請注意,在劃分第一和第三個(gè)象限時(shí)要特別小心,急迫的事很容易被誤認(rèn)為重要的事。其實(shí)二者的區(qū)別就在于這件事是否有助地完成某種重要的目標(biāo),如果答案是否定的, 便應(yīng)歸入第三象限。
要學(xué)會把時(shí)間花在第二象限,做重要而不緊迫的事, 那樣才會減少重要的事進(jìn)入第一象限,變得緊急。