審計公文是各級審計機(jī)關(guān)依法行政、履行審計監(jiān)督職責(zé)的主要載體，高質(zhì)量的審計文書，不僅能夠真實(shí)完整反映審計工作情況，也容易引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，使其成為地方黨委、政府進(jìn)行決策的重要依據(jù)，促進(jìn)審計成果的轉(zhuǎn)化。為了規(guī)范審計機(jī)關(guān)的公文處理工作，保證公文質(zhì)量，審計署制定了一系列規(guī)章制度，市局對公文的質(zhì)量制定了詳細(xì)的考核細(xì)則。在實(shí)際工作中，我們?nèi)绾翁岣吖膶懽鞯膰?yán)謹(jǐn)性，進(jìn)一步重視審計公文的擬寫，避免公文中的常見漏洞，是值得大家密切關(guān)注的問題。
一、審計文書的分類
我們在日常審計工作中，正常運(yùn)用到的審計文書包括以下幾種：審計通知書、審計報告、審計結(jié)果報告、審計綜合報告、審計處罰告知書、審計聽證告知書、審計決定書等。
二、審計文書寫作的基本要求
審計文書寫作要做到文件的主題（觀點(diǎn)）與材料能夠相統(tǒng)一，符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，公文內(nèi)容做到情況確實(shí)，結(jié)構(gòu)合理，層次清楚，重點(diǎn)突出，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅簡短，公文中無錯字、別字、漏字、多字，人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。
（一）公文的一般要求。
1．邏輯清晰。所謂邏輯清晰就是要使我們的文字符合邏輯性，層次遞進(jìn)性。寫公文要做到不開“中藥鋪”，部分不宜太多，層次不宜太多。這就是要簡潔，還要環(huán)環(huán)相扣，符合事物發(fā)展邏輯，符合人類思維邏輯。
2．觀點(diǎn)鮮明。公文中沒有純客觀的描述，表明觀點(diǎn)是公文的重要內(nèi)容。注意克服兩種現(xiàn)象：一是沒有研究清楚；還有是自己清楚以為別人也清楚。要靈活運(yùn)用兩種方法：單獨(dú)表述和夾敘夾議。
3．依據(jù)充分。要從法律規(guī)定上找理由；從通行做法上找理由；從現(xiàn)狀危害上找理由；從工作發(fā)展上找理由；從理論依據(jù)上找理由。
4．簡潔明了。就是要把復(fù)雜問題簡單化，篇幅盡量短小精悍，語言盡量深邃精辟。簡潔明了的方法：內(nèi)容要突出重點(diǎn)，語言要精煉。描述單項(xiàng)工作要抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)——與最終結(jié)果直接相關(guān)的環(huán)節(jié)，與問題的性質(zhì)相關(guān)的環(huán)節(jié)。描述面上要注意詳略得當(dāng)，新鮮的突出的，與上級要求相關(guān)的，與工作發(fā)展相關(guān)的要詳。我們重點(diǎn)對運(yùn)用比較多的審計報告作詳細(xì)講解。
（二）審計報告的特殊要求。
審計報告是審計機(jī)關(guān)實(shí)施審計后，對被審計單位的財政收支、財務(wù)收支的真實(shí)、合法、效益發(fā)表審計意見的書面文書。根據(jù)《中華人民共和國審計署6號令--審計項(xiàng)目質(zhì)量控制辦法》的相關(guān)規(guī)定，審計報告的基本要素包括：
——標(biāo)題，統(tǒng)一表述為“審計報告”；
——編號，一般表述為“****年第*號”；
——被審計單位名稱；
——審計項(xiàng)目名稱，一般表述為“****年度****審計”；
——內(nèi)容；
——出具單位，即派出審計組的審計機(jī)關(guān)；
——簽發(fā)日期。
審計報告的內(nèi)容包括：
1.審計依據(jù)，即實(shí)施審計所依據(jù)的法律、法規(guī)、規(guī)章的具體規(guī)定。
2.被審計單位的基本情況，包括被審計單位的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)、管理體制、財政、財務(wù)隸屬關(guān)系或者國有資產(chǎn)監(jiān)督管理關(guān)系，以及財政收支、財務(wù)收支狀況等。
3.被審計單位的會計責(zé)任，一般表述為被審計單位應(yīng)對其提供的與審計相關(guān)的會計資料、其他證明材料的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。
4.實(shí)施審計的基本情況，一般包括審計范圍、審計方式和審計實(shí)施的起止時間。
審計范圍應(yīng)說明審計所涉及的被審計單位財政收支、財務(wù)收支所屬的會計期間和有關(guān)審計事項(xiàng)。
5.審計評價意見，即根據(jù)不同的審計目標(biāo)，以審計結(jié)果為基礎(chǔ)，對被審計單位財政收支、財務(wù)收支真實(shí)、合法和效益情況發(fā)表評價意見。
真實(shí)性主要評價被審計單位的會計處理遵守相關(guān)會計準(zhǔn)則、會計制度的情況，以及相關(guān)會計信息與實(shí)際的財政收支、財務(wù)收支狀況和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動成果的符合程度。
合法性主要評價被審計單位的財政收支、財務(wù)收支符合相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和其他規(guī)范性文件的程度。
效益性主要評價被審計單位財政收支、財務(wù)收支及其經(jīng)濟(jì)活動的經(jīng)濟(jì)、效率和效果的實(shí)現(xiàn)程度。
發(fā)表審計評價意見應(yīng)運(yùn)用審計人員的專業(yè)判斷，并考慮重要性水平、可接受的審計風(fēng)險、審計發(fā)現(xiàn)問題的數(shù)額大小、性質(zhì)和情節(jié)等因素。
審計機(jī)關(guān)只對所審計的事項(xiàng)發(fā)表審計評價意見。對審計過程中未涉及、審計證據(jù)不充分、評價依據(jù)或者標(biāo)準(zhǔn)不明確以及超越審計職責(zé)范圍的事項(xiàng)，不發(fā)表審計評價意見。
6.審計查出的被審計單位違反國家規(guī)定的財政收支、財務(wù)收支行為的事實(shí)和定性、處理處罰決定以及法律、法規(guī)、規(guī)章依據(jù)，有關(guān)移送處理的決定。
7.必要時可以對被審計單位提出改進(jìn)財政收支、財務(wù)收支管理的意見和建議。
三、審計文書寫作中常見的問題及正誤
我們在日常公文寫作中容易產(chǎn)生以下幾個方面的問題：
（一）正文方面存在層次太多、比較繁瑣，問題的概括定性與具體描述的內(nèi)容事實(shí)不一致，小問題戴大帽子；審計評價缺乏事實(shí)依據(jù)或與審計反映的問題相矛盾。
（二）語言表述不夠通俗易懂。使用專業(yè)語言過多，非專業(yè)人士難以理解。
（三）文章結(jié)構(gòu)層次序數(shù)。常見錯誤：“（一）”和“（1）”等序數(shù)后使用頓號，“1．”沒有使用齊線墨點(diǎn)，而是用頓號，寫為“1、”。正確用法：結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一 ) ”，第三層為“ 1 ．”第四層為“ (1) ”。
（四）引文末尾的標(biāo)點(diǎn)符號。常見錯誤：保留引用法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件內(nèi)容末尾的句號、分號。標(biāo)點(diǎn)符號分為標(biāo)號和點(diǎn)號，句號、分號為點(diǎn)號，使用引號時，若引文不獨(dú)立，引用的話只作為作者自己的話的一部分時，不管它是不是完整，后引號前都不能有點(diǎn)號（問號，嘆號除外）。正確用法：我們所引用的法規(guī)內(nèi)容，從句子成分來說，只是句中的一個定語成分，不獨(dú)立，因此，原來引文中末尾的句號、分號等點(diǎn)號等要省略。
（五）金額單位。常見錯誤：數(shù)、量詞等使用不規(guī)范，在同一審計業(yè)務(wù)文書中，“萬元”和“元”混用。正確用法：在同一審計業(yè)務(wù)文書中，金額單位應(yīng)盡量統(tǒng)一。同時數(shù)字在報告中不能運(yùn)用分節(jié)號。
（六）金額小數(shù)點(diǎn)保留位 。常見錯誤：有角無分的金額，在小數(shù)點(diǎn)后只保留一位，如壹佰捌拾叁元玖角寫為183.9元；無角分的金額，在整數(shù)后加.00，如叁仟柒佰捌拾肆元寫為3784.00元。正確用法：當(dāng)金額有角無分時，分位應(yīng)當(dāng)寫0，如寫為183.90元的形式；當(dāng)金額無角分時，不加.00，寫為3784元的形式。
（七）審計報告人稱 。審計報告中單位的名稱（包括被審計單位名稱）應(yīng)使用全稱或標(biāo)準(zhǔn)簡稱，沒有標(biāo)準(zhǔn)簡稱的，第一次稱呼應(yīng)使用全稱，其后如需使用簡稱，應(yīng)在第一次使用全稱后標(biāo)注“（以下簡稱‘××××’）”。
（八）“賬”與“帳”。常見錯誤：使用“帳”。正確用法：使用“賬”。
（九）引用法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件發(fā)文字號及條款。常見錯誤：引用規(guī)章和規(guī)范性文件時，未列明發(fā)文字號。正確用法：在引用法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)時，一般可不寫發(fā)文號，如表述為違反了《中華人民共和國會計法》第二十三條、根據(jù)《財政違法行為處罰處分條例》第十七條等。在引用部門規(guī)章、地方性規(guī)章和規(guī)范性文件時，應(yīng)列明發(fā)文號，必須注明法律法規(guī)的條款，部分生僻的法規(guī)還必須將法規(guī)具體條款內(nèi)容引入，如表述為違反了《行政單位財務(wù)規(guī)則》（中華人民共和國財政部令第9號）第十一條。引用文中的年限要注意“〔〕”與“[]”的區(qū)別，要正確使用“〔〕”。
（十）標(biāo)點(diǎn)符號錯誤。標(biāo)序號時：“第一”“其次”后面，用頓號；“一”“二”后面用逗號。正確的做法是“第一”“其次”后面用逗號；“一”“二”后面用頓號；“１”“２”后面用點(diǎn)“．”。序號如加括號，后面不加逗號、頓號。還有“從多少到多少”的寫法,3０％到４０％”不能寫作”３０到４０％”，或者30%--80%；１０萬－１５萬”不能寫作”１０—１５萬”。
四、審計文書起草簽發(fā)過程中的注意事項(xiàng)和建議
在起草審計文書必須注意以下幾個事項(xiàng)：
（一）發(fā)文稿紙的標(biāo)題。發(fā)文稿紙的標(biāo)題，由發(fā)文機(jī)關(guān)、公文主旨和文種三個要素構(gòu)成，標(biāo)題在公文中起到揭示主旨的作用，要求簡練、準(zhǔn)確。
（二）抄送機(jī)關(guān)。公文版記中的抄送，我們有時是用空格隔開，實(shí)際正確的做法是抄送機(jī)關(guān)之間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊，在最后一個抄送機(jī)關(guān)標(biāo)句號。同時要注意機(jī)關(guān)全稱的準(zhǔn)確性，特別需要強(qiáng)調(diào)的是經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計報告不向個人抄送，預(yù)算執(zhí)行審計結(jié)果報告必須抄送上級審計機(jī)關(guān)。
（三）正確標(biāo)審計公文主題詞。為了規(guī)范審計機(jī)關(guān)行政公文，便于公文管理和計算機(jī)索引，我們在出具審計行政公文時，必須標(biāo)引主題詞。目前實(shí)際操作過程中，主題詞的標(biāo)引存在不規(guī)范和隨意性的問題。我們?nèi)粘＿\(yùn)用的主題詞，主要的依據(jù)是《審計署公文主題詞表》。
審計公文分單主題公文和多主題公文，我們經(jīng)常使用的審計業(yè)務(wù)文書多為單主題公文，其主題詞標(biāo)引的格式是“類別詞+類屬詞+文種”，其中的類別詞在《審計署公文主題詞表》中可統(tǒng)一為“審計”，類屬詞有“授權(quán)、委托、征求、結(jié)論、經(jīng)濟(jì)責(zé)任、…”等等。但在實(shí)際應(yīng)用中，以上類屬詞并不夠用，在找不到能準(zhǔn)確反映文書內(nèi)容的類屬詞的情況下，需要根據(jù)《審計署公文主題詞表》的選詞原則選用自由詞，即選用詞表外的詞，并在自由詞后面加“△”，表明此詞為《審計署公文主題詞表》以外的詞。下面根據(jù)不同情況分別舉例說明：
1、在《審計署公文主題詞表》中可找到類屬詞的主題詞標(biāo)引方法。如在下達(dá)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計通知書時，如《×××審計局關(guān)于審計×××經(jīng)濟(jì)責(zé)任的通知》，先標(biāo)類別詞即“審計”，再標(biāo)類屬詞，在《審計署公文主題詞表》的“審計”類別中可找到“經(jīng)濟(jì)責(zé)任”這個類屬詞，最后再標(biāo)注此公文的文種即“通知”，那么其主題詞應(yīng)標(biāo)引為“審計 經(jīng)濟(jì)責(zé)任 通知”。
2、在《審計署公文主題詞表》中找不到類屬詞的主題詞標(biāo)引方法。我們在下達(dá)財政預(yù)算執(zhí)行審計通知書時，如《×××審計局關(guān)于對×××財政預(yù)算執(zhí)行情況審計的通知》，其類別詞標(biāo)引還是“審計”不變，但其類屬詞的標(biāo)引，我們在《審計署公文主題詞表》中找不到能準(zhǔn)確反映公文內(nèi)容的類屬詞，此時我們可依據(jù)《審計署公文主題詞表》的選詞原則，選用可用的自由詞，如“預(yù)算執(zhí)行”，并在其后面加“△”以區(qū)別于《審計署公文主題詞表》中的類屬詞，最后標(biāo)引其文種即“通知”，那么其主題詞應(yīng)標(biāo)引為“審計 預(yù)算執(zhí)行△ 通知”。但需要說明一點(diǎn)，如果把“預(yù)算執(zhí)行”分開標(biāo)引，主題詞標(biāo)引為“審計 預(yù)算 執(zhí)行 通知”，這種標(biāo)引格式也是正確的。
在實(shí)際標(biāo)引審計業(yè)務(wù)文書主題詞是，要注意使用的統(tǒng)一性。如對×××經(jīng)濟(jì)責(zé)任履行情況進(jìn)行審計后形成的《審計報告》，其主題詞可標(biāo)引為“審計 經(jīng)濟(jì)責(zé)任 報告”，對×××財政預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行審計形成的《審計報告》，由于在《審計署公文主題詞表》中找不到相適應(yīng)的類屬詞，可使用自由詞“預(yù)算執(zhí)行”，其主題詞可標(biāo)引為“審計 預(yù)算執(zhí)行△ 報告”。
3、在審計業(yè)務(wù)文書標(biāo)題未標(biāo)明文種時，其主題詞標(biāo)引文種的確定。一般情況下，審計業(yè)務(wù)文書的標(biāo)題即標(biāo)明了文書的文種，但在某些情況下，根據(jù)標(biāo)題并不能看出其文種形式，如《×××審計局關(guān)于×××的移送處理書》，其文種從標(biāo)題中難以找到，在這種情況下，可根據(jù)《審計機(jī)關(guān)公文處理的規(guī)定》中的有關(guān)規(guī)定，分析判斷其文種為“函”，所以在標(biāo)引主題詞時就應(yīng)標(biāo)引為“審計 移送處理 函”。
（四）起草審計報告的幾點(diǎn)建議。
1、發(fā)文標(biāo)題格式的統(tǒng)一，如“的”的使用，建議統(tǒng)一為“審計結(jié)果的報告”，如“***財務(wù)收支審計結(jié)果的報告”、“***任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計結(jié)果的報告”。
2、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計報告要少用形容詞與修飾詞，如“千方百計”、“名列前茅”、“做了大量的工作”等。這些詞的運(yùn)用，要有充分的證據(jù)表明才可以。
3、正確運(yùn)用“截止到”、“截至”，不能運(yùn)用“截止”。
4、向政府的報告與白皮書報告的注意點(diǎn)：如審計發(fā)現(xiàn)的問題部分，向政府報告應(yīng)為“審計發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況”，白皮書為“審計發(fā)現(xiàn)的問題及處理意見”；白皮書金額使用“元”單位，向政府報告用“萬元”單位；注意審計建議的區(qū)別。
5、任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任報告，特別是反映任期內(nèi)的凈資產(chǎn)增、減情況，必須在同一口徑的時限來比較，注意月底與月初的問題。
公文工作中1%的錯誤都不能存在，所以我們要想辦法，把好關(guān)，多看看，重視克服簡單錯誤。
（作者：江蘇省大豐市審計局 張明安）
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