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10月11日發(fā)布關于制定計劃的那篇博客后，我便收到一些反饋問題（公開和私下提問都有），所以我認為有必要針對這個話題多做些說明。
制定計劃是如此困難的工作，而且遵照計劃行動尤其困難。我們干嘛還要費力去做？
我這里能給你的最好建議，就是兩種方法都試試，再看自己感受如何。雖然最佳做法是制定一份合理長期計劃，比如以90天為準，但你也可利用兩天時間進行一次簡單試驗。第一天，不給自己制定任何計劃，像平時一樣生活和工作 — 只去觀察會發(fā)生什么。只要你愿意，甚至能將昨天作為第一天的參考。但在第二天開始的前晚，騰出30分鐘為隨后一天設定清晰目標（設定三個有意思的目標就挺好），接著為這些目標設計細節(jié)，寫出行動列表。然后為第二天寫份計劃安排 — 不只是工作時間的安排，而是從早晨醒來直到晚上睡覺的一整天計劃。做好準備接受充滿挑戰(zhàn)的一天，但仍讓它控制在自己可行范圍內(nèi)；將目標設定得有點難度，不過又足以當天達成。思考你如何能最佳利用全天時間。自己一個人從容安靜，不受干擾地完成制定計劃的工作。最后照你寫下的計劃，盡最大努力過好第二天生活。
按照這樣過完第一天和第二天后，你再決定自己更喜歡哪種生活。你可以在每天結(jié)束時對當天體驗做好記錄總結(jié)，或直接靠感覺判斷；也許你能為每天的生活感受從1到10給出評分。想想若分別按照第一和第二種方式生活365天后，自己會抵達何處。請注意我們對最終回答不持正確與否的論斷。你做出的選擇都將依據(jù)個人價值觀進行判斷。
你在第二天很可能經(jīng)歷的是，事情并未總按計劃進行。這很正常。即使當天沒有完全按照計劃生活，但與第一天相比，你的感覺又如何？最后結(jié)果要比第一天更好還是更糟？這種結(jié)果值得你額外花30分鐘制定計劃嗎？
現(xiàn)在，若你不想花一整天時間做此試驗，我可以提供一個更短版本。請在今天挑出兩個2小時的時間塊。具體時間點無關緊要，但最好你在這兩個時間塊里的能量水平相同，而且會遇到的干擾程度基本相似。若你無法在同一天找到兩個相似的2小時時間塊，就在兩天里挑出同一時間段。在第一個2小時時間塊里，你只做平時會做的事情，內(nèi)容由自己掌控。其實，若你想重復之前兩小時所做的事情，也完全沒問題。但對于第二個2小時時間塊，請先用15分鐘制定一份你想在此時間塊內(nèi)完成的所有事項列表，然后至少以15分鐘為間隔，為剩下的1小時45分鐘安排好具體計劃。最后照計劃行動。看看你更喜歡哪個時間塊。
沒錯，按計劃完成任務確實很難，但計劃本身并非像獲得制定計劃的習慣那般重要。利用計劃好的未來愿景，優(yōu)化你當前時刻的行為決定，這才是制定計劃的真正意義。寫出一份計劃的好處，就是能夠通過在任意時刻查看它，讓你隨時重溫那份計劃好的未來愿景。
制定計劃與視覺化想象間的關聯(lián)是什么？
我把制定計劃看作視覺化想象的一種工具，而非相反。制定計劃會讓你從思維上創(chuàng)造一份個人未來模型。而且寫出的計劃能幫你與此模型保持連續(xù)一致。每份計劃都有某種程度的不準確性，因為我們無法真正知道未來將是怎樣。未來純粹是個思維構想 — 一個幻覺 — 因為你永遠不會存在于未來，只能存在于現(xiàn)在。所以制定計劃和視覺化想象并不會創(chuàng)造未來。它們的全部作用，就在于影響你的現(xiàn)在。但通過利用連續(xù)一致、內(nèi)在相連的未來愿景，做出一天又一天的相應決定，你會開始營造出前進勢頭，最終實現(xiàn)自己的那些目標。
我現(xiàn)在沒有制定計劃，大多數(shù)時候在實現(xiàn)個人目標上也毫無問題。制定計劃似乎有點多余。我為何要麻煩自己這樣做？
如果你沒有什么真正偉大的目標，就無需制定計劃。但倘若如此，你很可能在目標設定上低估了自己。例如，要是你有份工作并設定了今年收入增長10%的目標，只要你繼續(xù)像以往一樣工作，就能期待達成此目標，那你為何還需制定一份詳細計劃？你根本不需要。但這種目標挺無力的，難道不是嗎？
現(xiàn)在，要是你定下一個雄心勃勃的目標，想讓今年收入增長100%，又會怎樣？而且你看出這種目標在現(xiàn)有工作中，實質(zhì)上不可能被動發(fā)生。此時你就得撥開腦中迷霧，好好想想了。這種情形需要你思考一年后想成為的樣子，并指導自己在接下來的30或90天內(nèi)需要做什么。很可能你對第一步該做什么根本就不清楚。達成此目標的方法有可能存在，但實現(xiàn)它的途徑并非顯而易見。這種目標要求你在行動上保持積極主動和連續(xù)一致；只是被動地隨波逐流，無法將你帶向這樣的雄心目標。
現(xiàn)在請想象上述情景.... 假如經(jīng)過15小時努力，你制定出一份步步相扣的計劃，能確切展示自己需要做什么，便可在未來一年讓個人收入增長100%，這時又將怎樣？這份計劃會非常清晰地告訴你，為實現(xiàn)目標，本周你就必須開始做什么。這份計劃讓你感到言之有理 — 雖然絕不輕松，但你很清楚若自己按計劃行動，便很可能達成此目標。倘若如此，那15小時是不是你值得付出的個人投資？
另一方面，要是你想讓個人收入增長100%，又沒有實現(xiàn)此目標的具體計劃，但仍試圖在行動過程中做出個人最佳選擇，又會發(fā)生什么？你很可能在做出決定時會有更多猶豫和不確定感，而這些感受將導致各種拖延行為。你該在公司內(nèi)朝著職位高升努力工作嗎？還是找份新工作？或者辭掉工作全職創(chuàng)業(yè)？是在保留當前工作的同時開創(chuàng)一份副業(yè)？還是兼職做咨詢工作？直到并且除非能給每條道路描繪一幅清晰的思維圖景，面對這些選擇中的任何一項，你都永遠不會感到太自信。
模糊思考會導致行動上的猶豫不決。清晰思考則能讓大膽和連續(xù)一致的行動變得更易實現(xiàn)。而真正雄心勃勃的目標，通常都需要大膽和連續(xù)一致的行動。
所以若你覺得并非真的需要制定計劃，有可能一開始你便沒有設定富于挑戰(zhàn)的目標，對自己也沒什么太高要求。假如那就是你想過的生活，完全沒問題，但你干嘛來看我的博客？我們何不做點更有雄心的事情？定個一年后收入加倍的目標… 或?qū)懕緯⑺霭?.. 花一個月到你從沒去過的國家旅行... 戒掉吸煙并減去50磅體重… 不管是什么，只要能真正激勵你就行。
好消息是，對于許多目標，已有實現(xiàn)它們的現(xiàn)成計劃。例如，若你想跑馬拉松，就有為期6個月的現(xiàn)成培訓項目。只要你每天機械執(zhí)行，便可逐漸培養(yǎng)出所需耐力水平，最終在比賽日至少跑完長達26.2英里的路程。與你從頭設計那些計劃相比，現(xiàn)成計劃并非意味著更加輕松容易。但利用其他人已證明成功的計劃，肯定能幫你節(jié)省一些時間。
我曾試過制定計劃，但那些計劃從沒奏效，所以對這套做法觀念有點失望。我是不是有問題？
你沒問題。制定出好的計劃很難很難。它就像其他重要技能一樣，需要花費大量耐心和練習才能學會。若你坐下來寫了一份計劃，結(jié)果毫無用處，請別將這次挫折作為理由，去責備制定計劃的行為本身。你更應考慮的是，自己僅需繼續(xù)練習制定計劃的技能，還有實際執(zhí)行能力。能夠設定一個雄心勃勃的目標，并創(chuàng)造一份實現(xiàn)它的計劃，然后一路照計劃努力工作，直至獲得勝利，這是種可能要畢生實踐才會精通的技能。
你如何制定一份計劃？會用什么工具？
多年來我試用過眾多不同的計劃制定和“生活管理”工具，對其中一些還有強烈觀點。我肯定會有很多人不認可我的看法，這毫無問題。下面全都是我基于親身體驗，得出的個人觀點。
微軟Outlook — 垃圾。這款軟件的標語就該是：“By Golgafrinchans, for Golgafrinchans（古董寶貝古人用）”（Golgafrinchan是科幻小說《銀河系漫游指南》中虛構的現(xiàn)代人類祖先，Steve在此用于諷刺。譯者注 ）”。我知道有些人很喜歡這款軟件。我非其中一員。Outlook的最大問題就是太缺乏靈活性。你老得使用一種特定范式來制定計劃和安排日程。我是個左撇子，甚至無法忍受使用它超過一周時間。假如你還不知道Golgafrinchan是什么，那我只能很抱歉的說，你很可能就是個Golgafrinchan。
Franklin Planner — 垃圾，紙質(zhì)和軟件版本都是如此。再次說明，它的問題也是缺乏靈活性。你必須得適應Franklin設定的現(xiàn)實模型。這種計劃模型對某些項目很適用，但對其他項目毫無用處。
OPA Life Planner — 完全是垃圾。這款軟件基于托尼·羅賓斯的“成果—目的—行動”計劃模式設計，但其漏洞比火星探測車還要多。軟件名稱后來又被新的縮寫替代：RPM（快捷計劃方法）。除了軟件，它還有像Franklin Planner一樣的紙質(zhì)版本。但其最大問題仍是缺乏靈活性。你不得不采用它提供的特定計劃范式。
Palm或其他PDA設備 — Golgafrienchan的天堂裝備。雖然從我?guī)啄昵暗谝淮钨徺IPalm IIIxe后（現(xiàn)已躺在櫥柜里），這類技術已有長足進步，但大部分手持設備的計劃組織類軟件幾乎不值一提。屏幕狹小、靈活性差、界面呆板（筆紙都經(jīng)常比它快），令這種設備成了糟糕選擇。我更喜歡不受約束地思考，這種設備卻束手束腳。
筆和紙 — 我一直都最喜愛的工具之一。便宜、迅捷、隨時可用，并且極其靈活。請試試有無可能在PDA上畫個思維導圖，或在其狹小屏幕上同時查看你的日程安排、待做事項和季度計劃。但你可以展開多張紙面，快速從一頁翻到另一頁 — 紙張能提供大片記錄面積。人們已嘗試用軟件來復制紙張的靈活性，但紙張在某些事上依然更顯便利與快捷。當然紙張的主要缺點，在于編輯更新時非?？菰锓ξ?，我肯定你也能想到使用紙張的其他一些問題。
普通文字編輯軟件 — 還不錯。它們沒有紙張靈活，但仍比那些制定計劃的專用工具更靈活。你可以使用自己想要的任何計劃范式，還能在無需轉(zhuǎn)換軟件的情況下切換各種范式。而且你能在個人計劃的不同部分使用不同范式 — 計劃形式可從大到小，從小到大 — 完全任你選擇。
Action Outline — 這是我在設計高水平計劃上，最喜歡使用的一套軟件。我每天都會用它。從表面上看，它并不像計劃制定工具。這個程序用起來像Windows Explorer瀏覽器和微軟Word文字處理軟件的結(jié)合體。在軟件界面左側(cè)，有可擴展的目錄結(jié)構。界面右側(cè)則是普通的文字編輯窗口。這個程序能讓你創(chuàng)建任意文字內(nèi)容，并將所有內(nèi)容組織進一個層級結(jié)構。之后你可以隨時擴展和折疊此結(jié)構，從較高層面審視宏觀計劃，或進入特定部分直接查看細節(jié)安排。我最喜歡這個軟件程序的地方在于，它為你準備了便于管理的層級結(jié)構，但沒有強迫你使用任何特定計劃范式。你完全可以只把它用作文字編輯器，在單一文檔中輸入整個計劃。或?qū)⒄麄€計劃設計成可折疊的大綱形式，甚至無需使用軟件的文字編輯器部分。你還可將兩種方式結(jié)合使用。當我嘗試用不同方法制定計劃時，發(fā)現(xiàn)這款軟件都很適合。我已用它為個人生活創(chuàng)建了一份90天計劃，為一本新書設計過大綱，還寫過一篇演講稿。最重要的是，這款軟件用起來極其迅捷，能從計劃的一個部分快速轉(zhuǎn)換到另一部分。我推薦各位下載它的免費試用版本，看看自己是否喜歡。網(wǎng)上還能找到其他大綱類軟件，但這是我個人最喜歡的一款。
你會為管理時間創(chuàng)建哪些文檔，又如何使用它們？
年歷 — 首先我有一本紙質(zhì)年歷，一頁就是一個月。每年我都從Office Depot商店花5-10美元買一本年歷。紙質(zhì)年歷對我來說已經(jīng)夠用。因為自己的日程不存在大量預約事宜，所以我很少有需要在特定日子和時間去完成的工作。不過要是我有大量定好時間的約會，很可能就得使用某種更精細的日歷工具。我不會用此年歷安排日常事務；它只用于記錄將在特定日子發(fā)生的事情。例如，我能從中看出下周三有個Toastmasters聚會，周四要與財務顧問會面，而周六有場演講比賽。那就是我下周的預約安排。
價值觀列表和使命宣言 — 我在此網(wǎng)站的關于頁面已列出自己的價值觀，寫下了個人使命宣言。當自己必須做出重大長期決定，無論在何時，我都會根據(jù)它們做出最后決定。這些內(nèi)容也都保存在Action Outline軟件中，我可以隨時用快捷鍵調(diào)出查看。
目標列表 — 這是我所有長期目標（至少以90天為間隔）的列表。其中一些可能至少要用十幾年才能完成。這些目標全都按照類別經(jīng)過整理（身體、社交、事業(yè)、財務，等等）。此列表也包含在Action Outline中。每周我會至少查看一次，每隔1-2周對它進行更新。
項目列表 — 這是我著手的全部項目的列表，也保存在Action Outline中。為創(chuàng)建此列表，我把個人大目標切分為各種小項目，以便于衡量和達成。例如，若某個目標是要賺取一定數(shù)目的金錢，我就會設置一個項目，來定義必須做什么才能賺得此數(shù)目。這些項目會根據(jù)優(yōu)先性被排序，我常在每個項目標題下添加筆記，通過頭腦風暴為每個項目構思各種想法點子。因此，若自己突然為某個閑置項目想出一個點子，便可快速在筆記里輸入那些想法，再返回當前所做項目。
90天計劃 — 這是我未來90天需做事項的計劃。在此前關于季度計劃的那篇博客里，我已探討過它，這個計劃也保存在Action Outline中。我會每天查看并每周對它進行更新。每個季度再重新進行規(guī)劃。
30天目標和計劃 — 此文檔包含我在未來30天打算著手的短期目標和計劃，也保存在Action Outline中。我至少每周會查看和更新這份計劃一次。這份文檔的意義，在于將90天計劃的頭30天，細分為更易操作的時間間隔。這份文檔與90天計劃之間，存在大量往返修改工作。
30天日程安排 — 到這一步，我會把30天目標和計劃落實成每周和每日計劃。雖然我已有30天的總體安排，但自己只會做出未來1-2周的具體計劃。這樣我就將30天的目標，細分成更小的獨立行動步驟。之后我再決定要在哪些天完成這些行動。我不會為此計劃使用日歷，只是在Action Outline中排出連續(xù)幾天的行動列表，這樣就能快速輕松地進行編輯（點擊拖拽各項任務便可），而且能看出自己在未來多天要安排的內(nèi)容。我還可將年歷中的相應預約安排插入30天日程。我發(fā)現(xiàn)這是自己嘗試過的最高效方法。全部操作都能在Action Outline中完成，自己可隨時調(diào)用個人安排并添加/移除各項內(nèi)容。紙質(zhì)日歷主要用于30天以上的長期計劃；短期計劃則不必用它。30天日程安排僅用于為當月各天安排任務；無需再有更細分的用途。我每天都會更新此文檔。
每日事項列表和安排 — 每天結(jié)束時，我都會查看上面提到的那些文檔，以決定第二天該干什么。然后我會在個人工作日記里（紙質(zhì)筆記本），制定一份待做事項列表，在其中包含所有第二天需要完成的目標任務，同時可以加入任何即時性任務，例如回復過去24小時打來的電話。這份列表包括我的私人和生意事務，還有各種預約安排。為第二天創(chuàng)建完畢待做事項列表后，我會再根據(jù)每小時的安排創(chuàng)建一份列表。我喜歡以2小時為時間段完成工作，所以基本上就把每天切分為幾段這樣的時間，中間加入休息或吃飯安排，最后再將各種任務填入每個時間段內(nèi)?，F(xiàn)在我就能看清明天會是什么樣子，當天結(jié)束后將得到什么結(jié)果。通常我要用10-15分鐘，為第二天創(chuàng)建待做事項列表和安排。與此同時，我還會經(jīng)常修改自己的30天計劃安排。當天事務能嚴格照計劃進行非常罕見 — 一般只有20%的時候會發(fā)生這種情形。我通常要比自己所做計劃完成得更多或更少。但這毫無問題；在有計劃行動時，我仍比沒計劃時能完成更多事項。
收件箱 — 這是放在我桌面上的一個塑料屜。任何進入我辦公室的紙張都必須先放進此收件箱，包括郵件、名片、會議材料，等等。然后每隔幾天，我會把其中所有信息整理進個人資料系統(tǒng)，將其轉(zhuǎn)變?yōu)槟繕?、項目、行動，或只作為參考資料存檔備用。在寫這篇文章時，我的收件箱中包含上次Toastmasters聚會后的待處理物品，周四參加的3小時微生物/健康講座筆記，還有我想掃描的一份商業(yè)文章，里面有不少好想法。
發(fā)件箱 — 這是位于收件箱下面的一個塑料屜，用于存放任何需要送出辦公室的物品，比如要發(fā)送的郵件。這個塑料屜大部分時間都是空的。
文件柜 — 我身邊還有一個4屜文件柜，用于隨手存放自己想?yún)⒖紓溆玫娜魏挝锲?。進入我辦公室收件箱中的物品，最后通常不是放在這里，就是丟進垃圾筒，或進入發(fā)件箱。
希望上面寫出的內(nèi)容，能讓你對我如何管理個人時間有清楚了解。我喜歡這套特別的管理系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)它在我身上很管用，而且我一直在持續(xù)改進。由于大部分信息都被保存在Action Outline中，我只用一個快捷鍵就能調(diào)用這些文檔。而且軟件的加載過程毫不費時，所有文字內(nèi)容都在系統(tǒng)盤中運行，可供人隨時查閱。這種運行方式要比使用文字處理軟件快得多。我還能通過點擊鼠標，隨時在不同文檔間切換。我很可能平均每天要用十幾次Action Outline軟件。
Steve Pavlina
2004.10.16
