團(tuán)隊(duì)決策的流程
聽聽這段話：每當(dāng)我們管理團(tuán)隊(duì)開會(huì)的時(shí)候，我都會(huì)硬起心腸，參與每個(gè)重大問題的決策混戰(zhàn)。雖然，我們一直努力建立信任和合作精神，我已經(jīng)記不清我們做了多少次讓步，采取了多少迂回之道，但一切都不奏效。每個(gè)人都有自己獨(dú)特的做事方法，都不希望改變。我的確很喜歡自己的工作，但是公司決策的方式真的令我傷心欲絕。
聽起來是不是非常熟悉？上至董事會(huì)，下至普通的工作團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員都發(fā)現(xiàn)很難共同解決那些棘手的議題。沒有應(yīng)有的合作和鼓勵(lì)，他們面對(duì)的只是相互沖突的利己主義和行事風(fēng)格。彼此之間缺乏承諾，辦公室政治橫行，個(gè)人差異似乎難以協(xié)調(diào)。
為什么會(huì)出現(xiàn)這種現(xiàn)象？這是因?yàn)榇蠖鄶?shù)團(tuán)隊(duì)成員都有種種擔(dān)心：他們擔(dān)心自己的團(tuán)隊(duì)不會(huì)成功，擔(dān)心其他的團(tuán)隊(duì)成員貢獻(xiàn)點(diǎn)子出彩，擔(dān)心自己的貢獻(xiàn)不被他人認(rèn)可?？偠灾?，他們擔(dān)心缺乏足夠的時(shí)間、財(cái)力和認(rèn)可（尤其是認(rèn)可），擔(dān)心自己所得比他人少。沒有人在思考的時(shí)候能夠超越自己的日程和行事方式。
這個(gè)問題并非不能夠解決。有一種方法可以讓大家通力合作、有效決策---特別是在逆境之下。關(guān)鍵在于必須帶著希望工作，而不是帶著擔(dān)心。因?yàn)橄Ｍ軌蛲黄谱约簭?qiáng)加的局限性，為成功結(jié)局奠定基石。如何實(shí)施？擺脫擔(dān)心，推行更加豐富、更具操作性的選擇方案。希望使團(tuán)隊(duì)工作敏捷，相互支撐。這種智能團(tuán)隊(duì)使得團(tuán)隊(duì)成員能夠?qū)⒆约旱淖⒁饬奈覀儜?yīng)當(dāng)做什么這類無效的方式轉(zhuǎn)移到怎樣才能實(shí)現(xiàn)我們真正想要的目標(biāo)這種結(jié)果導(dǎo)向型的方式上。
這種方法包括10個(gè)步驟。每一步驟都針對(duì)一個(gè)議題提供了真知灼見并為下一步驟奠定了基礎(chǔ)。所有10個(gè)步驟合在一起能夠快速解決特定議題。
步驟1：全員參與 棘手問題并非只是經(jīng)理人的責(zé)任田，它們影響到組織中的所有人員，每個(gè)人都應(yīng)貢獻(xiàn)自己的意見并和他人分享經(jīng)驗(yàn)。但事實(shí)上這樣的場景并沒有出現(xiàn)。相反，沒有足夠的時(shí)間讓所有人員參與進(jìn)來這種有害思想?yún)s大行其道。
這種僵硬的、狹隘的觀點(diǎn)使得團(tuán)隊(duì)不能仔細(xì)思考那些重要的信息。例如，急于滿足最后期限的產(chǎn)品開發(fā)小組也許會(huì)忽略對(duì)典型客戶進(jìn)行產(chǎn)品測(cè)試；高層管理人員也許沒有通知具體實(shí)施人員，就啟動(dòng)了一項(xiàng)全新的服務(wù)舉措。
應(yīng)采取一種更好的參與性方法。通過讓全員參與，讓他們共同分享經(jīng)驗(yàn)，你能夠獲得一些更重要的東西：你能夠避免樹敵。不讓員工參與很容易損害信任和信心。
要想使這一步驟付諸實(shí)施，你必須讓做出最終決策、受決策影響以及具體執(zhí)行決策的人員都參與進(jìn)來。你還應(yīng)該邀請(qǐng)那些真正掌握有用信息之人。你必須向參與者再三保證，你將尊重他們的意見。并且，確保應(yīng)當(dāng)參會(huì)之人都在會(huì)議現(xiàn)場。
步驟2：找出大家共同的希望許多團(tuán)隊(duì)都不清楚什么才是對(duì)他們真正重要的。通過詢問如下兩個(gè)問題你們的希望是什么和它們?yōu)槭裁磳?duì)你們很重要，你就可以改變困境。
里克是一家年收入3億美元的技術(shù)公司的總經(jīng)理，他只有不到6周的時(shí)間扭轉(zhuǎn)局勢(shì)，以滿足母公司設(shè)定的年度目標(biāo)。一般而言，身處里克這種境地的經(jīng)理人都會(huì)盡力集中團(tuán)隊(duì)的所有力量完成公司目標(biāo)，并指出如果完不成目標(biāo)將承受母公司的暴怒---這是一種擔(dān)心驅(qū)動(dòng)式方法。
相反，里克遵循了步驟2提供的建議：他要求團(tuán)隊(duì)所有成員寫下自己的希望，以發(fā)現(xiàn)什么才是對(duì)他們真正重要的及原因所在。結(jié)果大大超出他的預(yù)期。他記錄到：我們不但發(fā)現(xiàn)了完成年度目標(biāo)的許多解決方案，而且發(fā)現(xiàn)了改變行業(yè)可能幫助我們一飛沖天的創(chuàng)意。里克成功釋放了團(tuán)隊(duì)成員的能量，每位成員都享受到了結(jié)果的喜悅。
將這一步驟付諸實(shí)施，你必須要求所有參與者在紙上寫下他們的希望。將兩個(gè)最不熟識(shí)的人分在一組，讓他們相互詢問為什么你的希望對(duì)你這么重要，并記錄答案，然后將各自的希望與整個(gè)小組分享，找出共同主題。核查每位成員是否支持其他成員的希望。以你們的希望為中心主持討論的進(jìn)行，運(yùn)用共享希望清單對(duì)機(jī)會(huì)進(jìn)行評(píng)估，并跟蹤團(tuán)隊(duì)的進(jìn)展。
步驟3：發(fā)現(xiàn)真正問題 在解決棘手議題時(shí)，常出現(xiàn)的一個(gè)最大缺陷是未能發(fā)現(xiàn)真正的問題。為了發(fā)現(xiàn)真正的問題，你必須反復(fù)練習(xí)印證式傾聽（reflective
listening），這需要集中你的注意力。
承包商馬克的壓力越來越大。我正在努力完成50萬美元的建筑合同，由于我的客戶薩姆朝令夕改，我們已經(jīng)超出預(yù)估10萬美元，他說到，而且，由于他不斷打電話告訴我一些雞毛蒜皮的事，我不能全身心投入工作。
由于薩姆講得太多，馬克再也聽不進(jìn)去。不要奇怪，正是由于薩姆感覺到馬克并沒有把他的話聽進(jìn)去，他才不斷陳述。馬克必須打破這個(gè)惡性循環(huán)。在學(xué)習(xí)了步驟3之后，馬克要求薩姆將自己的想法告訴他，然后他對(duì)薩姆的想法進(jìn)行了解釋并問薩姆是否正確。正是由于闡述了薩姆心中所想，薩姆不再頻繁打電話給馬克。他告訴同事：馬克真的很理解我。
印證式傾聽有助于解決問題。當(dāng)人們有機(jī)會(huì)說出自己心中所想，并且聽見自己所說之話，他們有時(shí)能夠自己解決自己的問題。
要想將這一步驟付諸實(shí)施，你不應(yīng)當(dāng)聚焦于解決問題而應(yīng)當(dāng)專注于發(fā)現(xiàn)問題。要求所有的參與者依次表達(dá)自己的想法和感覺，不要擔(dān)心他人的嘲笑。不要對(duì)他人進(jìn)行評(píng)判，相反靜靜傾聽，不要辯論和提出解決方案。把大家的陳述擺在一邊，請(qǐng)參與者將他們聽到的話題全部表達(dá)出來。就這樣，真正的問題將浮出水面。
步驟4：列出所有的選擇方案 在對(duì)某項(xiàng)特定的解決方案進(jìn)行評(píng)估之前，你必須將所有的選擇方案擺在桌面上，進(jìn)行分析。然而令人遺憾的是，許多小組只看到少數(shù)選擇方案。有些小組僅僅考慮一個(gè)主意之后就匆忙做出決策。選擇方案給你力量，這是因?yàn)樗鼈兡軌驅(qū)⒛銖膫鹘y(tǒng)思維的禁錮中解放出來，釋放新能量。
這種將選擇方案擺在桌面上的方法大有作用。一般而言，團(tuán)隊(duì)成員通常專注于鼓吹自己的創(chuàng)意，攻擊他人的想法，或者為了避免沖突將潛在解決措施藏于心中。這些基于擔(dān)心的反應(yīng)降低了發(fā)現(xiàn)創(chuàng)造性解決方案的概率。相反，參與者必須收起他們的利己主義，對(duì)各種選擇方案和新的可能性大開方便之門。
要想使這一步驟付諸實(shí)施，必須對(duì)新創(chuàng)意進(jìn)行激勵(lì)。你應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)每一位成員依次闡述一個(gè)選擇方案，盡量避免辯論和評(píng)論，堅(jiān)持開放式頭腦風(fēng)暴的方式。列出所有可行的值得進(jìn)一步研究的選擇方案。
步驟5：收集正確的信息 無效信息的收集使得許多團(tuán)隊(duì)在應(yīng)對(duì)棘手問題的時(shí)候難上加難。雖然他們擁有共同的目標(biāo)，但是往往易于出現(xiàn)派系斗爭。例如，當(dāng)某個(gè)產(chǎn)品出現(xiàn)了苦苦掙扎的窘境時(shí)，高層管理人員常常會(huì)這樣行事：派遣一些營銷人員收集有關(guān)客戶需求的信息，要求運(yùn)營人員分析產(chǎn)品交付的條件，指揮財(cái)務(wù)人員分析數(shù)字。這種部門分割的思維方式進(jìn)一步增強(qiáng)了對(duì)抗性行為。
實(shí)踐這一步驟，你應(yīng)當(dāng)考慮每一選擇方案與你的每一個(gè)希望的關(guān)聯(lián)程度如何。避免出現(xiàn)派系之爭，不要出現(xiàn)特殊成員這種現(xiàn)象。應(yīng)當(dāng)使成員多元化，這樣才會(huì)有利于促進(jìn)學(xué)習(xí)---例如，不應(yīng)當(dāng)將所有的財(cái)務(wù)人員分在一個(gè)小組，將所有的營銷人員分在另一小組。專注，但不要詳盡無遺---只要獲得每個(gè)方案怎樣有助于實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵希望的足夠信息即可。
盡可能準(zhǔn)確傳遞信息，不要進(jìn)行概括，不要提供建議。如果你對(duì)事實(shí)進(jìn)行解釋或?qū)Y(jié)論進(jìn)行鼓吹，那么其他人會(huì)認(rèn)為你有偏見，這會(huì)使你提供的信息的可信度大打折扣。
步驟6：把所有問題擺上桌面 全力收集信息，不要辯論。如果貴公司辯論風(fēng)行，那么你將浪費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢。當(dāng)不同團(tuán)隊(duì)之間出現(xiàn)問題時(shí)，我們通常會(huì)指指點(diǎn)點(diǎn)，數(shù)落他人。這會(huì)使問題更加激化。我們應(yīng)當(dāng)采用一種更好的流程用以解決棘手難題，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)爭論說不！
蒂姆是一位研發(fā)經(jīng)理。在步驟6的指引下，蒂姆的團(tuán)隊(duì)首先了解了他們共同的希望。接下來，他們對(duì)各種選擇方案的優(yōu)劣勢(shì)進(jìn)行了詳細(xì)分析。第一，他們展示了消極面。對(duì)于成員已經(jīng)講述過的消極因素，其他成員不再重復(fù)。此外，他們不就某人陳述的是否真的屬于消極因素進(jìn)行任何辯論。隨后他們以同樣的流程對(duì)積極面進(jìn)行了討論。為什么先談消極面，再談積極面？答案很簡單：這樣的效果更佳。當(dāng)參與者將所有的消極因素?cái)[在桌面上，這樣更有利于他們思考積極因素。這個(gè)流程本身就是成功之作！
要想使這一步驟付諸實(shí)施，應(yīng)當(dāng)將共同的希望作為評(píng)估的基石。首先對(duì)選擇方案的現(xiàn)狀做到了然于胸，隨后才能進(jìn)行篩選。先對(duì)每一選擇方案的消極面進(jìn)行討論。告知所有成員靜靜聆聽，不要對(duì)他人的言論質(zhì)疑和辯論。隨 后陳述每一選擇方案的積極面。
步驟7：寫下有助于實(shí)現(xiàn)共同希望的選擇方案 許多經(jīng)理人希望團(tuán)隊(duì)成員能夠坦陳建議，但他們自身卻沒有采取適當(dāng)?shù)淖龇ㄒ缘玫竭@些建議。因此，他們并不知道其他人的什么想法最有效，團(tuán)隊(duì)成員也沒有全身心投入。步驟7是能夠克服上述問題的利器，能夠幫助團(tuán)隊(duì)成員找到解決難題的最佳方案。
要想將這一步驟付諸實(shí)施，必須寫下最后所有的方案，然后進(jìn)行考慮。在你做出選擇之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)你們的共同希望進(jìn)行回顧。要求每個(gè)人選擇最有助于實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)共同希望的選擇方案。然后，列出所有有助于實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的其他方案，即使他們也許沒有第一選擇那么有效。使用無記名投票---將團(tuán)隊(duì)成員寫有選擇方案的紙張折疊起來，最后統(tǒng)一記錄在表格里。
允許每位成員對(duì)選擇方案進(jìn)行評(píng)估，而不應(yīng)實(shí)行集體審議或者高壓政策。這一做法賦予每位參與者決策權(quán)，無論他是羞答答還是暢所欲言類型的。
步驟8：找出解決方案 一旦實(shí)施完無記名投票，就得花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間進(jìn)行計(jì)票。一定要以無記名投票的結(jié)果說話。
投票結(jié)果能夠真真切切地降低利己主義的障礙。例如，在蒂姆的團(tuán)隊(duì)里，某人原來并沒有將B作為他的第一選擇或者是一個(gè)可行方案，但是在看到投票結(jié)果之后，他欣然接受了團(tuán)隊(duì)的決策。由于這一流程是完全公開的，所以即使這位成員表達(dá)了不同的觀點(diǎn)，他依然不會(huì)大丟面子。
步驟8既向你展示了清晰的結(jié)果，同時(shí)又避免了其他決策方法可能產(chǎn)生的爭論。步驟8的另一優(yōu)勢(shì)是它能海納百川，吸收其他選擇方案的特色。在上述例子里，雖然團(tuán)隊(duì)同意將B作為第一選擇，但是他們同樣決定將方案C的某些要素包含在內(nèi)。
要想將這一步驟付諸實(shí)施，應(yīng)當(dāng)將解決方案歸總在同一張表格上。對(duì)于每張選票的第一選擇欄和可選方案做上不同的標(biāo)記。
步驟9：向前看 有效的解決方案通常需要在中途進(jìn)行修正。因此，如果你在實(shí)施方案時(shí)發(fā)現(xiàn)這個(gè)方案必須進(jìn)行改變的時(shí)候，大可不必大驚小怪。實(shí)際上，你應(yīng)當(dāng)在實(shí)施方案前為此做好準(zhǔn)備。 在步驟8中就選項(xiàng)B達(dá)成一致的研發(fā)團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)為，他們的第一選擇將會(huì)非常順暢地運(yùn)作幾個(gè)月甚至是幾年的時(shí)間。然而僅僅在實(shí)施兩周之后，他們就發(fā)現(xiàn)實(shí)施這一方案存在一個(gè)障礙。由于團(tuán)隊(duì)成員同意將方案C作為另外一個(gè)可行的備選方案，團(tuán)隊(duì)很快從這一挫折中恢復(fù)過來。事實(shí)證明這一備選方案是相當(dāng)有效的。
應(yīng)當(dāng)將決策視為一個(gè)不斷發(fā)展的過程，而不是某一特定結(jié)果。成功的組織面對(duì)變革時(shí)總是毫不畏懼，不斷保持著學(xué)習(xí)的激情。
要想將這一步驟付諸實(shí)施，必須準(zhǔn)備好改變方向。必須對(duì)所選方案如何運(yùn)作的關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)控。思考備選方案是否能夠更有吸引力。預(yù)估決策的預(yù)期壽命，在運(yùn)行到一半時(shí)間之前對(duì)你的選擇進(jìn)行回顧評(píng)估。
步驟10：保持高昂狀態(tài) 成功應(yīng)該獲得認(rèn)可。蒂姆的研發(fā)團(tuán)隊(duì)如何才能夠維持這項(xiàng)建設(shè)性的工作？雖然他們已經(jīng)做出了決定，但是在未來會(huì)出現(xiàn)什么情況？這是大家事先無法預(yù)料的。這個(gè)團(tuán)隊(duì)能夠齊心協(xié)力，繼續(xù)遵循這個(gè)有效運(yùn)作的流程，還是淪落到不斷爭吵、意見不一的地步？可以以派對(duì)的形式對(duì)團(tuán)隊(duì)的努力加以認(rèn)可，對(duì)他們進(jìn)行鼓勵(lì)。在這個(gè)派對(duì)上，他們可以展示決策是如何進(jìn)行，并且有效地支撐大家共同的希望的。
慶祝活動(dòng)不應(yīng)當(dāng)太耗時(shí)，也不應(yīng)當(dāng)花費(fèi)太多。但重要的一點(diǎn)是，你必須提供某種認(rèn)可形式對(duì)團(tuán)隊(duì)的努力進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)未來的希望提供繼續(xù)支撐。同樣重要的是，你必須將你的故事與其他人共同分享。
實(shí)際上，一個(gè)組織的核心價(jià)值觀植根于員工對(duì)于它的談?wù)?。必須確保你講述的故事不僅體現(xiàn)你旨在實(shí)現(xiàn)的決策結(jié)果，而且反映了團(tuán)隊(duì)齊心協(xié)力實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的工作方式。
要想將這一步驟付諸實(shí)施，你必須花費(fèi)相當(dāng)時(shí)間意識(shí)到團(tuán)隊(duì)的決策是如何有力支撐你們的共同希望的。必須將故事聚焦在我們，而不是我。最后，盡情享受過程---不僅歡慶最后的結(jié)果，而且慶祝沿途的里程碑！
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