| 我的時間管理實踐（軟件應(yīng)用篇） |
| [ 01/11/2007 09:46:00 | By: ] |
| 常用軟件：筆記本電腦：Outlook2007、MindManager pro7、OneNote2007、同步軟件； PDA手機(jī)：Spb Diary 軟件的選擇經(jīng)歷了一個到處試用然后固定的過程。了解GTD是從去年購買了PDA手機(jī)后才開始的，當(dāng)時主要在PDA的論壇里看到了許多介紹PDA管理時間的介紹，試用了MLO、ListPro等軟件，但都沒有堅持下來，原因是沒有很好的中文版本，更重要的是因為與電腦的同步不方便。 在經(jīng)歷了一番選擇之后，還是確定以O(shè)utlook做為時間管理、人脈管理、郵件管理的主要工具。 具體方法結(jié)合GTD的五個流程“ 收集、加工與組織、排程、行動、檢視”展開闡述： 一、收集： 理念： GTD一書中建議我們需要通過記錄的方式把頭腦中的各種雜事移出來，放入收件匣。通過這樣的方式，頭腦不用塞滿各種需要完成的事情，才能集中精力在目前進(jìn)行的事上，這也就是時間管理的第一階段收集雜事。 具體方法：通過Outlook里的“新建任務(wù)”來做收集的動作，并匯總成“待辦事項列表”，這樣對自己的工作就了然在胸，同時通過同步工具將任務(wù)同步到PDA手機(jī)里，以實現(xiàn)隨時查看、隨時提醒。  在GTD里，建立完整的行動清單是非常重要的環(huán)節(jié)，按twshi的說法即是：“ 如果能把建立清單當(dāng)作是一種生活及工作的習(xí)慣，日復(fù)一日不間斷，就是在練習(xí)黑帶級時間管理了。因此，想要做好時間管理，學(xué)習(xí)列好完整清單的習(xí)慣相當(dāng)重要。” 我們常常面臨的不僅僅是小事，更多的是一個一個的項目，按GTD的說法是應(yīng)該將項目分解成具可操作性的待辦事項，也就是將復(fù)雜的事情簡單化、可操作化，這點非常重要，也是實施GTD時經(jīng)常會犯的錯誤，即只列明項目而沒有分解，如“看書”其實是一個項目，可操作的“任務(wù)”應(yīng)該是“看該書的第X章節(jié)”。只有這樣，GTD才會持久堅持下去。 對項目分解這項重要的工作，我利用MindManager這個思維導(dǎo)圖軟件軟件： MM軟件中有新建任務(wù)的選項，通過思維導(dǎo)圖的形式分解項目成為一件件可操作的具體任務(wù)，清晰明了。  從電子郵件中拖拽添加任務(wù)的方法也非常方便： 我們經(jīng)常收取郵件，并因此按郵件的要求完成相應(yīng)的任務(wù)。在outlook中支持方便地拖拽添加任務(wù)的方式，即用鼠標(biāo)左鍵點擊郵件并拖拽至任務(wù)欄后立即可彈出新建任務(wù)對話框。（詳見附圖）  以上即是收集的相關(guān)步驟與方法。 二、加工與組織： 理念：（摘自twhsi的GTD文章） 我們的收件匣中堆積了許多雜事，但是雜事無法管理，我們必須加工成行動，并用不同的場合來組織，這樣到了要執(zhí)行時，生產(chǎn)力才能大增，這個階段有三件重要的事情。 a. 清空收件匣-就是將雜事一件一件的拿出來。 b. 將雜事加工-將雜事轉(zhuǎn)化成可以執(zhí)行的行動。 c. 依場合放置-將加工后的行動放在行動清單。 建立完整的行動清單是一種聚沙成塔方式，加工處理每一件雜事產(chǎn)生行動，再將每一個行動，放到一個合適的場合，日積月累，我們的系統(tǒng)就放置了許多行動。一來，我們要做事時，可以依照場合批次執(zhí)行，節(jié)省大量時間。二來，當(dāng)我們擁有完整的行動清單，腦袋就不用擔(dān)心有哪件事情忘記了，壓力就減少了。 我的具體方法： 關(guān)于如何組織待辦事項這部分，我的實踐與GTD不同，GTD強(qiáng)調(diào)的是場合（place)，按不同的場合來組織。但我的實際工作中場合比較簡單，基本上是單位、家的兩點一線，因此我的實踐是以柯維的“角色”理念為基礎(chǔ)。 我以自己的擔(dān)負(fù)的職責(zé)為基礎(chǔ)劃分待辦事項的類別，具體說就是：我在工作上是一家保險公司的管理人員，主要負(fù)責(zé)各級銷售組織的銷售管理工作；同時，我擁有律師執(zhí)業(yè)證，也有往律師行業(yè)發(fā)展的規(guī)劃，因此專門設(shè)定了一項分類；在生活上，我是父親、是丈夫、是兒子，是家庭的支柱，因此歸納為家庭生活；同時我自己有一些個人興趣（看美劇、電影等）及學(xué)習(xí)一些投資理財，因此將之專門歸納成“休閑娛樂、個人生活”等。在outlook里設(shè)定以上各種分類后，通過顏色區(qū)分開來，非常的簡單明了。（詳見附圖）  以下是與PDA手機(jī)同步后的圖片。  三、排程： 理念：排程就是安排行程，在GTD的理念中，日歷是個“圣地”，只有明確時間約定的事件才放入日歷，其余就放在待辦事項欄里。這點其實和outlook的程序設(shè)置是不謀而合的，在outlook中為什么要分別設(shè)置“任務(wù)”和“日歷”呢，我想它們的區(qū)別也就在于一個是確定時間的（即Must do)，另一個則相對沒有確定罷了(可做可不做， 希望你盡快做，但不設(shè)時間，根據(jù)地點、剩余時間、精力、優(yōu)先度而定）。 前兩天在GTD LIFE的論壇上一篇《銷售時間管理培訓(xùn)感想》中有一段話我感觸很深：“最簡單或最原始的時間管理工具就是"記錄自己的時間并回顧"。”老子說：“天下難事必做于易，天下大事必做于細(xì)”，時間管理的實踐中最基本的也就是從“記錄自己的時間”開始。 我的具體實踐： 每當(dāng)我將“待辦事項欄”里的任務(wù)完成時，我會用鼠標(biāo)將該條“任務(wù)”拖往“日歷”欄，即彈出一個新建“日歷”的對話框，我會詳細(xì)設(shè)置“開始時間”和“結(jié)束時間”，同時將這件事的相關(guān)情況（比如心得、體會、感想等）記在下方的編輯欄里。這樣不斷重復(fù)，一天的時間就被這一件件完成的任務(wù)所排滿，日子自然過得充實而豐富了。（詳見附圖3）  四、行動 關(guān)于行動最重要的是“一次只做一件事”，這點在褪墨的文章里有精彩的闡述： 執(zhí)行，作為一切時間管理的核心，同樣是ZTD中非常重要的一部分。如果你不執(zhí)行計劃的行動，那其他的所有管理習(xí)慣也就是無意義的，你準(zhǔn)備的工具、管理系統(tǒng)、計劃列表、任務(wù)清單等等也就是白費了。所以執(zhí)行是所以習(xí)慣中最最重要的！ ZTD著重于在不分心的情境下，一次只執(zhí)行一件事。千萬不要多線工作，也不要讓你的工作突然中斷。這里是一些建議，希望你能夠真正地執(zhí)行行動并且完成它們。具體的建議詳見以下鏈接：http://www.mifengtd.cn/articles/ztd-habit-4-do.html 五、檢視：也就是回顧的意思。在GTD里強(qiáng)調(diào)要做每周回顧，關(guān)于這點，我的實踐是設(shè)置每周日的晚上用一個小時進(jìn)行GTD的每周回顧，這點通過周期性地日歷安排設(shè)置在outlook里了。并明確地記載了回顧的內(nèi)容： 1. Email：回顧并且清理“待定”和“即將到來”的文件夾。把那些拖了很長時間都沒有處理的事情都刪去。 2. To-do列表：瀏覽現(xiàn)在所有的任務(wù)清單，刪除那些已經(jīng)不重要的任務(wù)，并且重新給下周要完成的工作項目進(jìn)行安排。 3. 項目: 把每一個項目中的下一步行動都放入任務(wù)清單。對項目列表進(jìn)行更新和整理。 4. 日歷: 檢查下一周的約會和會議。把(參加約會或會議) 要做的預(yù)先準(zhǔn)備加入任務(wù)清單中。 |
