左手職場.右手采購
有故事.有方法.有工具
2022年3月8日
這是2022年第017篇原創(chuàng)文章
總第450篇原創(chuàng)文章
全文1508字，閱讀時間約5分鐘
提問：盧老師好！我是蘇州高新區(qū)一個中型企業(yè)的供應鏈經(jīng)理。今天我受到的感觸比較多。第一個是全局觀的站位。在我們中型或者是小型企業(yè)里面，體現(xiàn)得不是特別多。往往這方面是有缺失的。于是經(jīng)常面臨的情況是，本來是灰犀牛事件，但是因為缺乏全局觀沒有注意到，最后變成了黑天鵝事件。第二個，做供應鏈的要想受到尊重來源于本身的一個專業(yè)性。這是我今天感觸比較深的兩點。
我的問題是這樣的，我們公司經(jīng)歷了從單純的采購的角色，轉換到了供應鏈的角色?，F(xiàn)在面臨的一個問題是希望把供應鏈方面的一些文件、規(guī)則等等整合成供應鏈的一個體系。就是通過這樣一個平臺，形成戰(zhàn)略層，執(zhí)行層等方面的規(guī)劃。但是做這樣一個工作需要系統(tǒng)化的工程。想請教一下盧老師有沒有相關的資料和案例可以借鑒。
回答：謝謝這位朋友！首先，打造我們的供應鏈體系，采購體系或者采購平臺絕對是體現(xiàn)我們專業(yè)性的地方。你的問題是怎么去打造這個系統(tǒng)。這個話題有點大，但是總體來說，你可以從三個方面去做：
第一個是你的采購系統(tǒng)。
舉個例子，你已經(jīng)有采購系統(tǒng)了嗎？你說是的。那是什么采購系統(tǒng)呢？你可能說是用友、金蝶、Oracle，或者諸如支出寶這類的SaaS支出管理系統(tǒng)。那么好， 你這個底層系統(tǒng)已經(jīng)有了。我知道很多企業(yè)還沒有任何基本的采購系統(tǒng)。
接下來的問題是，你們的系統(tǒng)是不是全流程/全功能模塊覆蓋的？
什么是全流程？就是我們常說的P2P，Procure to Pay從尋源到付款這個閉環(huán)的采購全流程。全流程一般分為上游和下游兩部分。上游是S2C，Sourcing to Contracting尋源到簽署合同；下游是P2P，Purchasing to Payment下訂單（訂單管理）到付款。
你的系統(tǒng)有沒有覆蓋采購全流程/全功能模塊，這絕對是個問題。根據(jù)我的經(jīng)歷，有些公司的系統(tǒng)沒有尋源模塊，有的沒有訂單模塊，有的沒有供應商管理模塊，有的沒有付款模塊。功能模塊不全的結果是不僅無法形成采購全鏈路打通，而且因為需要接各種外掛程序（英文叫Add-on）或者插件（英文叫Plugin）而降低整個系統(tǒng)的運營效率。同時，還容易產(chǎn)生系統(tǒng)漏銅，觸發(fā)系統(tǒng)安全問題。
第二個是你的采購流程（SOP）。
這里我想再強調一遍，流程是采購人對內的護城河（合同是采購人對外的護城河）。關于合同和流程是采購人的護城河這一點這里就不贅述了。感興趣的朋友可以到我公眾號去搜索“護城河”三個字閱讀相關的文章。
護城河太重要了！尤其是對內的護城河。比如，根據(jù)流程規(guī)定，用戶違規(guī)了。那你就直接讓他看SOP然后告訴他，根據(jù)這份SOP，你違規(guī)了！不是我說你違規(guī)了，而是SOP“說的”，然后該干嘛干嘛。
該有什么流程通常和你的采購系統(tǒng)有什么功能模塊是一一對應的。因為系統(tǒng)只是實現(xiàn)你的采購功能的一個工具和手段。目前的情況是，即使有了采購系統(tǒng)，他們的功能模塊也是不全的，于是沒有的那部分功能模塊的采購流程通常也是缺失的。
當然，我也見過這樣的實踐：雖然沒有書面正式的采購流程，但是他們通過采購系統(tǒng)實現(xiàn)了一些功能。只要你按照系統(tǒng)里的操作步驟一步一步走，也可以完成相應的采購動作。在這個場景里，采購流程沒有書面化，而是“藏在”，內嵌在系統(tǒng)里。采購流程和系統(tǒng)應該是齊頭并進，相得益彰的。所以只有系統(tǒng)沒有流程這種做法會有很多問題。
第三個是你的采購工具包。
這個不是指你的采購系統(tǒng)，而是一些標準的報告、看板、表格、表單、模板。比如說，你有沒有采購支出分析報告？公司大老板一般都很關心這個。公司花了多少錢？花在哪里了？降本情況怎么樣？采購為改善現(xiàn)金流做了哪些事情？哪些是我們的關鍵供應商？等等
再比如，你去拜訪供應商，報告該怎么寫？你要評估供應商，有沒有標準的問題清單？這些被我統(tǒng)稱為叫采購工具包。它是每個采購人構建自己專業(yè)性的一部分。
好了，從系統(tǒng)到流程再到工具三位一體，如果你能把這個系統(tǒng)工程做起來。那么你得到公司大老板的信任和尊重是早晚的事了。
文章寫完了。如果你喜歡今天的內容，記得點一個“在看”和點贊，讓你的影響力看得見。謝謝！
