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編者按：現(xiàn)代社會(huì)過多的誘惑給學(xué)習(xí)和工作都帶來了干擾，效率已成大問題。網(wǎng)上介紹了許多種效率系統(tǒng)，卻不一定適合你。建立一套自己的效率系統(tǒng)，并適時(shí)調(diào)整，才能保持長(zhǎng)期的高效，希望本文提供的方法能為你的系統(tǒng)錦上添花。文章譯自Medium，作者Scott H. Young，原標(biāo)題7 Rules for Staying Productive Long-Term。本文分為上下兩篇，此為第一篇。

延伸閱讀：讓你保持長(zhǎng)期高效的7條法則（下）

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我曾經(jīng)毫不費(fèi)力養(yǎng)成的最好習(xí)慣就是使用效率系統(tǒng)。這個(gè)概念很簡(jiǎn)單：將所有你需要做的事情(以及做事的方法)組織起來，這可以讓你避免很多內(nèi)心掙扎，從而把事情做好。

效率系統(tǒng)有很多種。有些是精心設(shè)計(jì)的，比如GTD方法（Getting Things Done）；另一些則非常簡(jiǎn)單，比如簡(jiǎn)單地使用按優(yōu)先順序排列的每日待辦事項(xiàng)清單；而有些需要軟件進(jìn)行輔助；還有許多你用筆和紙就可以做。（注：GTD是著名時(shí)間管理者戴維·艾倫(David Allen)在《Getting Things Done》(中文書名為《盡管去做》)中提出的一套非常行之有效的時(shí)間管理方法，主要原則在于一個(gè)人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務(wù)移出。通過這樣的方式，頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情上。）

要想在一個(gè)系統(tǒng)上長(zhǎng)期取得成功是很難的。以下是一些常見的問題:

• 你不知道該選擇哪個(gè)系統(tǒng)，或者當(dāng)你選擇了某個(gè)系統(tǒng)后總是懷疑自己是否“做得對(duì)”。

• 每次你嘗試的時(shí)候，都會(huì)迸發(fā)出一股熱情，在大約兩周的時(shí)間里都卓有成效，然后你開始懈怠，最終放棄它。

• 這個(gè)系統(tǒng)似乎永遠(yuǎn)無法“適合”你的生活，但你卻堅(jiān)信問題在于你不知道如何在此系統(tǒng)下工作。

• 你選擇的系統(tǒng)感覺就像是你為自己建造的一座慢慢將自己囚禁起來的監(jiān)獄，它扼殺了你做有意義的工作的意志，將你變成了一個(gè)機(jī)器人。

這些問題都是可以避免的，但是你需要稍微思考一下：擁有一個(gè)系統(tǒng)的意義是什么，它能為你做什么，以及不能為你做什么。

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為什么要使用系統(tǒng)呢?

基本上，每個(gè)人都有一個(gè)可提高效率的系統(tǒng)，而這些系統(tǒng)實(shí)際上只有三種不同的類型:

1.面對(duì)他人的系統(tǒng)。你只是對(duì)同事、客戶、老板或家人給你施加的壓力做出反應(yīng)。明天就是截止日期了？我猜你要工作到很晚了。

2.感覺和情緒的系統(tǒng)。今天感覺很有創(chuàng)造力？你也許會(huì)因此完成很多工作。或者是以前感到很有趣的東西現(xiàn)在看起來卻很枯燥？我猜你沒有在為此努力。最好的情況是，它是既有趣又自發(fā)的。但在最糟糕的情況下，你可能會(huì)心碎地看到你在任何事情上都只能取得稍縱即逝的進(jìn)步，還伴隨著一點(diǎn)挫敗感。

3.一個(gè)自己設(shè)計(jì)的系統(tǒng)。在這種情況下，你為自己創(chuàng)建了安排工作的準(zhǔn)則。情緒和外界壓力仍然很重要，但它們不再是決定要做什么、做多少和多久做一次的唯一指導(dǎo)因素。

養(yǎng)成效率系統(tǒng)的習(xí)慣就是有意識(shí)地在你和即時(shí)情緒或者外部因素之間建立一個(gè)緩沖。你仍然需要對(duì)截止日期做出回應(yīng)，傾聽自己的情緒，但這些并不是你在計(jì)劃一天時(shí)唯一要留心的事情。

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然而，如果你想要你的系統(tǒng)能讓你得到解放而不是令你窒息，你需要遵循以下幾點(diǎn):

法則1：你的系統(tǒng)需要適合你的工作(而不是與之相反)。

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任何系統(tǒng)都是根據(jù)對(duì)你工作的某些假設(shè)進(jìn)行設(shè)計(jì)的。如果這些假設(shè)本身是錯(cuò)的，這個(gè)系統(tǒng)可能會(huì)產(chǎn)生適得其反的效果。

以“每周/每日目標(biāo)法”為例，這是我最常使用的系統(tǒng)。這個(gè)概念是你有兩個(gè)清單，一個(gè)是每周的待辦事項(xiàng)清單，一個(gè)是每天的待辦事項(xiàng)清單。每日目標(biāo)需要固定下來：你決定好當(dāng)天要做什么，并且保持不變（不額外增加），即使你提前完成了任務(wù)。

當(dāng)你有一堆可能會(huì)讓你拖延但又需要完成的具體任務(wù)時(shí)，這個(gè)系統(tǒng)可能會(huì)帶給你不錯(cuò)的效果。但如果你能好好坐下來集中精力去做，你很容易就能完成它們，效果極佳。這個(gè)方法旨在利用在工作時(shí)間提前完成任務(wù)的潛在回報(bào)來有效地完成工作。

但如果你的任務(wù)設(shè)定模糊，而且是開放式的，那么這個(gè)系統(tǒng)就不能很好地工作。當(dāng)你的一天大部分時(shí)間都是在日程表上的固定時(shí)間開會(huì)時(shí)，情況就更糟了。如果你的每日目標(biāo)清單只包含一項(xiàng)任務(wù)，即“做某件事”，那么它甚至根本就不能作為一個(gè)有效系統(tǒng)發(fā)揮作用。

因此，在開始運(yùn)行一個(gè)系統(tǒng)之前，一定要問一下支撐它的假設(shè)是什么。你的工作需要怎樣才能卓有成效?

法則2：系統(tǒng)應(yīng)該制衡你最壞的發(fā)展趨勢(shì)。

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“GTD方法”（Getting Things Done）背后的指導(dǎo)思想是，如果不把需要做的事情寫下來，我們就很容易忘記。盡管這個(gè)系統(tǒng)的目的不止于此，但它確實(shí)正在試圖制衡你“忘了要做什么”這個(gè)重要傾向。

“固定時(shí)間表效率法”（Fixed-schedule productivity）則可以抵消持續(xù)加班的趨勢(shì)，加班會(huì)讓你的工作時(shí)間滲透進(jìn)家庭生活。你正在午夜回復(fù)郵件，但與此同時(shí)，你在晚上會(huì)筋疲力盡，工作時(shí)也不會(huì)那么精力充沛。

“深度工作時(shí)間”（Deep Work hours）表明問題主要源于注意力分散，尤其是面對(duì)那些感覺像是工作但又不是你主要價(jià)值來源的任務(wù)。（注：深度工作（Deep Work）是由美國(guó)計(jì)算機(jī)科學(xué)教授兼暢銷書作家Cal Newport提出的概念，他主張現(xiàn)今社會(huì)充滿太多令人分心的因素，社交媒體、通訊軟件和智能手機(jī)等等逐漸削弱我們的專注力，也因此我們更失去深度思考、批判辨別及深度工作的能力。）

當(dāng)你有一些困難的任務(wù)需要優(yōu)先處理時(shí)，“首要任務(wù)法”（Most Important Task）會(huì)起作用。它假設(shè)你最終會(huì)選擇方便、簡(jiǎn)單的工作，而不是真正重要的工作?！八南笙薹ā保≦uadrant systems）將重點(diǎn)放在重要任務(wù)上，而不僅僅是緊急任務(wù)，這是另一個(gè)確定優(yōu)先順序的工具。（注：時(shí)間“四象限法”是美國(guó)管理學(xué)家科維提出的一個(gè)時(shí)間管理理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。）

把你的一天按“番茄工作法”（Pomodoro Technique）分成一個(gè)個(gè) “時(shí)間塊”，假設(shè)問題是工作量太大而無法開始導(dǎo)致的拖延，有強(qiáng)制性休息的小時(shí)間塊會(huì)將你的注意力集中在下一個(gè)里程碑上，而不是整場(chǎng)馬拉松。（注：“番茄工作法”是八十年代后期弗朗西斯科·西里洛開發(fā)的時(shí)間管理方法。意指二十五分鐘內(nèi)，只專注在目前正在進(jìn)行的事項(xiàng)，并用五分鐘時(shí)間專心休息，接著再次以二十五分鐘為單位，專注于一件事情的方法。）

這些方法應(yīng)對(duì)的趨勢(shì)不一定是相互排斥的。例如，你可以將“深度工作時(shí)間”與“番茄工作法”或“首要任務(wù)法”相結(jié)合。重要的是，這些系統(tǒng)可以平衡你實(shí)際面臨的問題。一個(gè)銷售員投入大量的“深度工作時(shí)間”可能是沒有意義的。

法則3：系統(tǒng)需要一種處理例外情況的方法。

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每一個(gè)系統(tǒng)，無論多么精心設(shè)計(jì)，都會(huì)出現(xiàn)“按設(shè)定的準(zhǔn)則做事卻不再有效果”的情況。

因此，你需要的是一種處理準(zhǔn)則出現(xiàn)異常的方法，而不需要進(jìn)行太多特別調(diào)整，不然會(huì)讓原來的系統(tǒng)變得毫無意義。遺憾的是，我們沒有辦法創(chuàng)建這樣放之四海而皆準(zhǔn)的準(zhǔn)則清單，如果有的話，它們?cè)缇桶诔跏枷到y(tǒng)中了。

例如，假設(shè)你是一個(gè)作家。你今天有一大堆任務(wù)要做，但突然間你就有了一個(gè)很好的寫作靈感。你現(xiàn)在就得開始寫，否則你會(huì)失去這個(gè)思路。這時(shí)你應(yīng)該怎么做?

這種情況下，沒有“正確”的答案。對(duì)一些人來說，能否獲得足夠的寫作靈感可能是他們工作中主要存在的問題。對(duì)他們來說，擱置優(yōu)先級(jí)較低的工作，以便一有靈感就開始寫作是有意義的。而對(duì)另一些人來說，把時(shí)間花在追逐創(chuàng)意而不是去做那些枯燥乏味但又需要做的事情上可能就是浪費(fèi)時(shí)間。

就這方面而言，“正確”的答案其實(shí)是培養(yǎng)自我意識(shí)。問問自己，我為自己設(shè)定的基本規(guī)則中的“例外情況”是會(huì)減輕還是加強(qiáng)低效的趨勢(shì)?如果這個(gè)例外成為了一項(xiàng)新規(guī)則，它會(huì)加強(qiáng)還是會(huì)破壞我試圖創(chuàng)建的系統(tǒng)?

這可能聽起來有點(diǎn)吹毛求疵，但我認(rèn)為，真正成功的系統(tǒng)需要包含許多這樣的小例外，這些例外本身就是系統(tǒng)的一部分。使用一個(gè)系統(tǒng)不僅意味著要遵循它的基本準(zhǔn)則，還要培養(yǎng)處理系統(tǒng)例外情況的技能，使系統(tǒng)更為有用，而不是更沒用。

譯者：Yoyo_J

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