減少收件匣，減少焦慮

網(wǎng)友 David Ke 投稿，續(xù)上一篇《禪郵件》，David Ke將在這篇文章中分享了如何整理收件箱。

如果心存掛念就無法心靜如水。當(dāng)全心投入，活在當(dāng)下。

GTD里有一個非常重要的概念就是inbox，把腦袋里的一切倒入inbox，做到心靜如水，全心投入。但是現(xiàn)代人因?yàn)榭萍嫉陌l(fā)達(dá)，越來越多反而陷入inbox里，無時無刻不被inbox困擾著，inbox也多種多樣，讓我們應(yīng)接不暇，Email、Voicemail、信箱、辦工作上的收件匣、Todo list上的inbox，另外還有Facebook, Twitter這些都是inbox。我對Inbox的定義是，任何必須去查看和處理的地方都是inbox。

就因?yàn)镮nbox太多給我們帶來了過分的焦慮，inbox無法發(fā)揮它本身的功效，為我們減少焦慮，為腦袋減少雜事，所以一定要減少inbox，下面是我自己的一些減少inbox的方法。

整合不同的Inbox

1. 不要使用多個郵箱，如果需要使用多個郵箱地址就把他們?nèi)哭D(zhuǎn)發(fā)到一個郵箱。
2. 不要分開公司和個人的日歷，日歷是對個人時間的安排，一個人當(dāng)然只需要一個日歷。
3. 如果可以把手機(jī)上的Voicemail自動發(fā)到郵件。
4. 每個需要我們跟蹤的網(wǎng)站都是一個inbox，最好使用RSS閱讀器，集中閱讀。
5. 把fax自動發(fā)到郵箱，我有一個fax號碼，任何人給我發(fā)fax都自動存成pdf到我的郵箱。

減少不必要的Inbox

其實(shí)很多人不知道，facebook、twitter或者豆瓣都是我們的inbox，因?yàn)槔锩嬗幸恍┖糜呀o我們發(fā)信息，或者一些事件需要我們處理。我的做法是現(xiàn)去判斷是不是真的有價值，如果沒有，馬上把這些sns里的郵件提醒都關(guān)掉，如果有的話就全部發(fā)到郵箱里，集中處理。任何必須去查看和處理的地方都是inbox，仔細(xì)想想還有哪些地方具有這個性質(zhì)，然后減少不必要的。

定時清除Inbox

很多人犯的一個錯誤就是沒有定時清除inbox，以至于inbox越來越滿，到最后無法處理。還有就是處理和檢查不同，處理就是把inbox清空，而大多數(shù)人的郵件是沒有清空的，請查閱我寫的《Email Zen: 禪郵件，解決郵件帶來的焦慮，通過郵件提高效率》。

我的Simple inbox

1、Gmail，我最重要的inbox，任何digital的信息我全部都讓他們自動發(fā)到Gmail里，然后是每天固定一次清除。

2、Letters，在法國生活離不開信件，我每天都會收到很多信件，包括私人的還有公司的。以前我每天總是一開始就去信箱拿信，然后常常會被一些信搞的心情不好，或者心里會一直惦記著某些無法馬上處理的信，而導(dǎo)致效率低下。現(xiàn)在我每個星期星期一早上花一個小時的時間，去收信一起處理。

3、Office inbox，我的辦公室下面有一個inbox，任何需要我處理的文件，我都會隨手丟進(jìn)去，然后每個星期一早上花一個小時集中處理清空。

4、Voicemail，每天傍晚一次集中清空。

5、To do list inbox，也是每天傍晚集中清空。

我一共只有這5個inbox，清楚、簡單，為我把所有的煩惱和需要處理的事都保存下來，讓我的腦袋能夠集中精力處理更重要的事情。我一直覺得想清楚才能做的好，所以我覺得把自己的inbox清晰的分析弄一個列表出來是是否重要的，然后努力保持這個列表夠簡單。