相信有很多朋友跟我一樣偏愛紙筆GTD系統(tǒng)，比如GTDLife上讀者阿星分享的進化GTD：我的工具，比如褪墨在2007年分享的Moleskine的GTD應(yīng)用，還有Moleskine的粉絲分享的對Moleskine的著迷之情。
在持續(xù)改進你的紙筆GTD系統(tǒng)一文中，我分享了自己對紙筆系統(tǒng)的一些改進，包括使用活頁本，給“工作籃”加上輕重緩急等等。本文承接反思GTD系列中對GTD概念和習(xí)慣的思考，分享一下如何用紙筆實現(xiàn)大部分的GTD系統(tǒng)，希望對使用紙筆的朋友有所幫助。也歡迎大家分享自己的寶貴經(jīng)驗。
首先是關(guān)于工具的準(zhǔn)備。當(dāng)然我們得有一支寫起來流暢的筆和一本寫上去舒服的筆記本。這時你可能想到了Moleskine，因為那是傳說中梵高畢加索海明威等等牛人用過的筆記本。而且確實看上去很舒服：
（圖片來自淘寶商家）
嗯，我心馳神往了。但是去淘寶上賣Moleskine的商家一看，100+的價格，還是太肉疼。俺只好望而卻步了。哎，等等，還可以想別的辦法嘛，比如前面咱用的活頁筆記本。另外，咱買不起Moleskine還搞不了山寨么？正好某天去文具店逛，發(fā)現(xiàn)其實咱國產(chǎn)的還是有很多不錯的本子的嘛，而且價格真正適中^^。比如下面圖片上的前通和金輝：
（圖片來自淘寶商家）
我之前用的是A6的活頁本。用它做工作籃和下一步行動的時候倒是足夠了。但是在加入項目和清單的時候，就總是覺得被縛住了手腳。于是換了一個大點的A5的本子才感覺好多了。另外，如果覺得本子有某些不足，開動腦筋自己動手嘛。比如我就給自己的前通筆記本加上了一條橡皮筋（如下圖）：
另外一個重要工具就是Post-it（中文譯成報事貼？好奇怪）。我是用的3M的Post-it。建議用比較大一點容易寫字上去的標(biāo)簽。這些文具其實一般大城市的文具店里都有賣，只需要我們偶爾逛一逛。當(dāng)然，淘寶上也有不少好東西。
好了，工具齊備，實現(xiàn)自己的GTD系統(tǒng)吧。
1. 工作籃和下一步行動
跟持續(xù)改進你的紙筆GTD系統(tǒng)中一樣，我還是用兩頁紙來實現(xiàn)每天的工作籃和下一步行動的功能。所需要的就是在左邊工作籃的頁面上貼上一張標(biāo)記為Inbox & Next的便簽。因為我用的便簽可以反復(fù)貼，所以只需要每天把它移到下一頁就可以了。至于在工作籃里分清事情的輕重緩急，可以通過人為劃分區(qū)域的方式來進行。我是把比較重要的事情寫到上半頁，把一些生活瑣事或者備忘寫到下半頁。另外，也可以直接扔到收件箱里，在抄寫到右邊的下一步行動的時候再分事情的輕重緩急就可以了。
另外，因為A5的筆記本的寬度，所以有空間加上重要性和時間記錄。只是簡單地標(biāo)上星號，以及記錄事件完成的時間。
2. 項目/列表
關(guān)于紙筆系統(tǒng)的上一篇文章中，并沒有解決掉所有問題。其中最重要的一個，就是如何處理項目和清單。但正是因為還有問題，才需要持續(xù)改進我們的紙筆系統(tǒng)。我的項目和清單放到了筆記本的后半部分，從后往前寫。當(dāng)項目清單跟前面的工作籃和下一步行動相遇時，就是換下一個筆記本的時候了。清單其實蠻好處理，依次往下列表就可以了。麻煩的是項目。
如果按照清單一樣一項一項往下列表，就很難處理子項目的問題。因為在一個項目的開始，是很難估計需要為一個子項目預(yù)留多少行的空格的。我一直沒想明白這個問題，直到看到todoodlist中介紹的方法（注意跟天方介紹的Toodledo不一樣，這是一個純紙筆系統(tǒng)，不過為啥都要取這么怪的名字？）。關(guān)于Todoodlist，小麥工作室上有比較詳細(xì)的介紹，俺直接引用了：
沒錯，其實就是“思維圖”。todoolist就是用思維圖的方法來記錄任務(wù)列表。
細(xì)節(jié)：
方框：方框代表項目。例如上面todoolist中的HOLIDAY，就是一個項目。以項目方框為中心，延伸出的分支就是子任務(wù)。
橢圓：橢圓框住子任務(wù)，表示該任務(wù)正處于活動狀態(tài)。處于活動狀態(tài)的任務(wù)可以是“下一個行動(Next Action)”。如果一個任務(wù)還不需要執(zhí)行，就不要用橢圓框著。
線條：線條有三種，一種是“項目”與“任務(wù)”的連線。一種是任務(wù)之間的關(guān)系連線，通常是先后次序關(guān)系。第三種是虛線，鏈接地點相關(guān)的兩個任務(wù)。
如何標(biāo)記任務(wù)的完成呢？這個沒有特別的規(guī)定，可以劃線，或者涂黑，隨自己喜歡。
如何區(qū)分項目、任務(wù)的重要性呢？用字體或者圖形的大小來區(qū)分，字體大、筆畫粗的任務(wù)更重要、圖形大的任務(wù)更優(yōu)先。
這里分享一下我的一個項目，希望對大家能有所啟發(fā)。
3. 日歷
日歷我并沒有用紙筆實現(xiàn)。我還算比較適應(yīng)手機上的日歷，而且自動化的提醒省了我很多時間和精力。當(dāng)然，每個人都有適合自己的方式。比如Twinsenwu就在評論中分享了他的紙質(zhì)日歷使用體驗：
我自己的紙筆系統(tǒng)只包括 當(dāng)月日歷+日計劃+七日目標(biāo)，當(dāng)月日歷是一張A4的日歷，每天的空格里寫上和當(dāng)日有關(guān)的約會和重要提醒；七日目標(biāo)是每周計劃時候列出的五到十項本周高優(yōu)先事項，和當(dāng)月目標(biāo)相聯(lián)系；日計劃頁上包括當(dāng)日要完成事項的順序以及他們的預(yù)估完成時間，完成后再標(biāo)上實際完成時間。當(dāng)然我的系統(tǒng)也還在改進中，當(dāng)前版本用了一個多月，以前用的系統(tǒng)堅持了三年，2009年根據(jù)自己以前的使用情況在做系統(tǒng)化改進，改進原則依次是 易堅持，統(tǒng)一化，輕便。
我在實際使用過程中發(fā)現(xiàn)電子月歷和紙張月歷各有好處，至今未找到將其整合在一起的最佳解決方案。紙張月歷的好處是一覽無余，試想A4大小的月歷攤在桌面上，是和他人約合適時間時候最好的工具，而且是隨時隨地可以查，并非一定要有電腦在身旁。電子月歷中存儲的信息原則上是無限的，但在展示即查閱時候就有很多限制，PDA手機屏幕太小(小于A4的面積展示月歷對我都太小),電腦不可能隨時開機帶在身邊，還有要命的電池。將來也許有紙張一樣的顯示設(shè)備出現(xiàn)，那我們就真的進入現(xiàn)代化社會了。
目前我的做法就是固定習(xí)慣每天下班前將palmdesktop上和紙張月歷對比同步，然后sync到我的treo手機上面，這樣最大程度在我手機上保留update的信息供隨時查閱，畢竟，筆記本也不是隨時能拿出來，雖然我一直放在包內(nèi)。
其實就像天方在關(guān)于工具的選擇中說的，我們要接受工具是不完美的，我們可以用自律和主動性去彌補工具的不足。比如知秋小明分享的純粹使用手機作為工作籃，使用便簽本作為下一步行動的方式就非常棒。對于我來說，目前手機上的日歷已經(jīng)足夠好了:P
4. 編號和目錄
這里介紹一下關(guān)于目錄和編號。之前有提到，非活頁筆記本有一個問題，遇到寫項目的空間不夠了怎么辦？解決方案竟是出乎意料的簡單：使用索引。因為我是從后往前記載項目，所以在本子的最后留了3頁作為索引的空間。分別列上項目的名字和所出現(xiàn)的頁數(shù)。當(dāng)某個項目的空間不夠了，在前面重開一頁寫就可以了，只需要把標(biāo)記位置的標(biāo)簽（Post-it）移過去，然后在索引里更新項目的頁數(shù)就可以了。這個技巧是從Hacking a GTD Moleskine里學(xué)到的。
