簡單做(ZTD)習(xí)慣培養(yǎng)8——簡化

更簡單，更具行動力的終極高效系統(tǒng)：Zen To Done(簡易做)翻譯系列，趕快到褪墨上閱讀吧～

如果你同我一樣，有一份長的任務(wù)列表，你可能會按照情境來劃分這些任務(wù)(工作, 家庭, 差事, 電話,等等)。你的任務(wù)列表是非常非常長，那就真是恐怖了。你需要明白，你永遠不會完成所以任務(wù)，因為任務(wù)總在不斷地增加。

將你的任務(wù)列表簡化到最少，只剩下最重要的任務(wù)，這樣你就不需要那些復(fù)雜的計劃體系了.

長長的任務(wù)列表，是GTD系統(tǒng)存在的問題之一。由于GTD并不對任務(wù)進行的優(yōu)先級劃分，所有的任務(wù)都被添加到這份清單中，于是這份清單就變得越來越長，而你就不得不每天都疲倦地忙碌于任務(wù)完成之中.

• 好習(xí)慣：簡化——減少你的任務(wù)清單，只留下最必要的

最近，我嘗試簡化自己的GTD時間管理系統(tǒng)。雖然我仍有長長的任務(wù)清單記滿了該做得事情，但我不再注重它們。我開始進行清理工作，只關(guān)注什么是最重要的事。

現(xiàn)在我的任務(wù)清單已經(jīng)精簡到，每天只有三件最重要的事。當(dāng)然我還有一份記錄我該做的小任務(wù)的清單， 但是這些大約30分鐘就夠全部了。而一天剩下的時間，我便用來完成那些更重要的事情。我也使用日歷來提醒有約會等等，不過日歷只是一種方法而非真正的時間管理工具。我不再需要時間管理工具，因為我已經(jīng)將冗長的任務(wù)清單減少到每天只有三個最重要的任務(wù)。以下是一些技巧幫助你達到這樣的境界：

• 清除，再清除。花幾分鐘時間回顧你的任務(wù)和項目清單，想想如何簡化他們?；蛟S你可以把這當(dāng)作一項考驗：把自己的任務(wù)消去一半。如果你有50個任務(wù)，試著減少到25件。該如何清除任務(wù)呢？有些任務(wù)是很久以前的，不再需要做了，而還有一些任務(wù)可以被拖延。參考閱讀《同強動力的任務(wù)改善你的工作效率》。
• 什么才是最重要的。了解你的主要目標(biāo)是什么，其他目標(biāo)是什么。你應(yīng)該把精力都集中于一件事情上，同時兩三件也可以，但千萬不要同時進行十幾件事。當(dāng)你的小任務(wù)與你的主要目標(biāo)有關(guān)系時，那么它們就是重要的，否則就不是。
• 減少你的承諾。你打算完成多少項目？你打算做多少額外的工作？可你是不可能完成所有事情的，你需要學(xué)會說不。就算已經(jīng)說好了，你仍然可以說不，對別人坦誠相告：你有其他緊急任務(wù)要去做，不能答應(yīng)他們干某事了。慢慢的，你就應(yīng)當(dāng)減少你的承諾。
• 簡化你的信息源。我減少了RSS訂閱量，也減少了每日Email回復(fù)的數(shù)量。這一年多來，我只讀一份報紙或一份雜志。有些新聞是不能帶給我們?nèi)魏蝺r值，所以簡化你生活中的信息輸入，從而也簡化輸出。參考閱讀《處理信息膨脹的21條小貼士》。
• 每周回顧。每周花一點時間去回顧，清除那些掉不必要的任務(wù)，你不需要一份龐大的任務(wù)清單來變得高效。
• 完成大石頭。在每周回顧中，找出你打算在下周完成的幾份重要任務(wù)。這些就是你的大石頭。把這些大石頭放進你的每日日程中，把它們安排在最前面，優(yōu)先先完成你的大石頭，不要把它們推到每天的最后。參考閱讀《放置大石頭的藝術(shù)：讓你的效率翻倍》。
• 讓價值最大化。看看這兩個新聞作者：一個超級忙碌，每周寫很多文章，這些文章都不錯，但還不是非常優(yōu)秀；另一個作者每周寫一份文章，但是總能上頭版，而且到處都在討論這些文章，它在互聯(lián)網(wǎng)上也到處被轉(zhuǎn)載，這些文章使他在記者的行業(yè)很成功，他也因此得到了更好的工作，甚至出版了自己的著作。也許這個例子有些極端，但它說明了要點：有些任務(wù)需要長期投入，有些只會你一直忙碌，實際上卻不重要。把精力放在那些重要任務(wù)上，它們將使你成名，帶來長時間的回報和長時間的幸福與滿足。這些就是你的“大石頭”，清除其它的不重要的。
• 三件最重要的事。寫下你一天中最重要的三件事（我記錄在自己的Moleskine上），當(dāng)你完成它們的時候劃掉它。如果可能的話，將一天的時間都花在這三件事上，至少也應(yīng)該投入前半天來做這三件事情。你的最重要的三件事可以是你每周的“大石頭”，或者任何你需要當(dāng)日完成的任務(wù)。
• 把小事放在一起做。每天都會有些小事情需要你去處理，因為不及時處理掉它們，它們或許會帶來更多的一些小麻煩。所以把這些小事情都寫在一起（我寫在頁面的底部）。一般來說，你不需要立即著手它們。設(shè)定一個段時間（大約30分鐘，放在一天末，比如4點之后），然后一起完成所有的這些事情。這些小事可能是：打電話、回復(fù)電子郵件、處理信息或文件等等。快速地完成它們，然后將它們從清單中消除出去。這樣，一天過去你就沒剩下多少沒完成的任務(wù)了。如果不行，也最好是將小事情（而非重要的任務(wù)）拖到第二天，Email也可以放到一起處理。如果你不這樣，這些小事情就是一種干擾，每天利用一次或是兩次的時間把它們?nèi)母愣ǎ?