文/網(wǎng)絡(luò) 編輯制作/荷花小女子
打動(dòng)人內(nèi)心的溝通智慧（七）
目錄
第七部分 書(shū)面溝通
我們選用的詞匯，不論是積極的或抱怨的，中性的或帶有個(gè)人感情色彩的，清晰的或模糊的，禮貌的或是富于挑戰(zhàn)性的，都依賴于我們的目的。我們要作出選擇。
01、簡(jiǎn)明扼要
02、簡(jiǎn)單明了
03、文字?jǐn)⑹鲆姓f(shuō)服力
04、說(shuō)服你的讀者
05、語(yǔ)態(tài)應(yīng)用
06、電子溝通
07、進(jìn)行成功溝通
附錄
學(xué)會(huì)與人有效的溝通，就可以輕松的實(shí)現(xiàn)我們的許多目標(biāo)與抱負(fù)，使我們的工作取得顯著進(jìn)展，使日常的工作計(jì)劃圓滿完成。
附錄1 自我暗示是自我評(píng)價(jià)的表現(xiàn)
附錄2 肢體語(yǔ)言實(shí)踐
附錄3 從封閉式問(wèn)題到開(kāi)放式問(wèn)題
附錄4 實(shí)際練習(xí)標(biāo)準(zhǔn)答案
附錄5 “命令”和“打擊”兩詞匯的多種意義
附錄6 如何評(píng)判心理程序測(cè)驗(yàn)
01、簡(jiǎn)明扼要
我們已經(jīng)知道，在面對(duì)面的溝通時(shí)，信息傳遞中55％依靠我們的肢體語(yǔ)言，38％依靠聲音，7％依靠口頭語(yǔ)言。但在書(shū)面溝通時(shí)，我們則完全依靠語(yǔ)言。我們使用的詞匯，我們的表達(dá)方式，以及我們的謀篇布局，或者傳達(dá)了我們的意圖，或者被人們丟在一邊。
寫(xiě)作是一種應(yīng)用性的技巧，你可以遵循下面幾個(gè)簡(jiǎn)單又有效的指導(dǎo)來(lái)改善你的寫(xiě)作技巧。
為了改善你的寫(xiě)作技巧，選二三個(gè)備忘錄、報(bào)告或你寫(xiě)好的信件與下面兩節(jié)的指導(dǎo)大綱進(jìn)行比較，然后選出一二個(gè)按照大綱重新寫(xiě)。
人們都很忙
人們沒(méi)有時(shí)間反復(fù)閱讀文件、合同以達(dá)到充分理解，通常他們選擇一些內(nèi)容來(lái)閱讀，然后理解它，并按此規(guī)定行動(dòng)，然后又繼續(xù)做下一步工作。如果你的文章又長(zhǎng)又復(fù)雜，并且使用很多長(zhǎng)詞、偏僻的專業(yè)術(shù)語(yǔ)和華麗的短語(yǔ)，人們會(huì)對(duì)讀你的文章感到厭倦；如果你不能清晰地陳述你的目的，如果你的主要觀點(diǎn)不突出、不明確，如果你的思想缺乏組織、缺乏吸引力，你將會(huì)浪費(fèi)人們很多時(shí)間去理解它們。這些都將極大地降低人們的閱讀興趣，減少按你所說(shuō)的去做的機(jī)會(huì)。
事實(shí)上有效的寫(xiě)作有三個(gè)要點(diǎn):
1. 必須容易閱讀。
2. 必須容易理解。
3.必須能夠說(shuō)服讀者。
如果你能使用較短的詞匯、較短的句子，你的寫(xiě)作是成功的。
謹(jǐn)慎地選用你的詞匯
使用短詞
許多人認(rèn)為較長(zhǎng)的詞匯會(huì)含有較復(fù)雜的含義，而簡(jiǎn)單的詞匯含義簡(jiǎn)單，因而他們的文章不必要地堆砌詞藻，這樣使讀者讀起來(lái)很困難。當(dāng)然有些短詞意思確實(shí)簡(jiǎn)單。比如:貓、帽子、坐。而另外一些短詞卻不盡然，比如:真理，愛(ài)情，靈魂。簡(jiǎn)單的語(yǔ)言并不一定主題簡(jiǎn)單，使用短詞寫(xiě)作，也不會(huì)使你的文章過(guò)分簡(jiǎn)單，反而會(huì)增加它們的可讀性。
要盡量選擇短詞，少選擇長(zhǎng)詞，所謂短詞是指那些少于三個(gè)音節(jié)的詞匯，但有三種例外:
1.大寫(xiě)詞匯，如:澳大利亞（Australian），一月（January），星期六（Saturday）。
2.由短詞合成的詞，如:簿記員（bookkeeper），盡管（nevertheless），每個(gè)人（everybody）。
3.以es或ed構(gòu)成的三音節(jié)詞匯，如:承認(rèn)（confesses），消化（digested），資源（resources）。
還要注意以ing結(jié)尾的長(zhǎng)詞。它們可能具有三個(gè)以上的音節(jié)，使讀者感到閱讀起來(lái)困難，因?yàn)樗鼈冃枰粋€(gè)視覺(jué)過(guò)程。選擇那些表達(dá)最精確、最經(jīng)濟(jì)、你的讀者最熟悉的詞匯，這些詞匯也許是你在面對(duì)面交談時(shí)使用的詞匯。
這并非一成不變的準(zhǔn)則，一些短詞不便于閱讀，你要學(xué)會(huì)取舍。
何時(shí)使用長(zhǎng)詞
盡管我們說(shuō)使用短詞會(huì)方便讀者，但是文章中還是會(huì)大量運(yùn)用長(zhǎng)詞。這些長(zhǎng)詞有些是必需的，但有些只會(huì)難為讀者。如果要用事物的名稱或技術(shù)詞匯，可以使用長(zhǎng)詞。如果是為了更加精確地表述你想說(shuō)的事情，可以使用長(zhǎng)詞。但它應(yīng)是唯一的或具有特殊描述性的詞匯，或者可以附加額外的意思。
如果使用長(zhǎng)詞可以節(jié)省你所使用的短詞，比如“unemployment”（失業(yè)）一詞是經(jīng)濟(jì)學(xué)中的詞匯，它節(jié)省了幾個(gè)短詞“它表示沒(méi)有工作”。如果使用的長(zhǎng)詞是廣大讀者更加熟悉的，比使用短詞更有效果，那么使用長(zhǎng)詞。
在你認(rèn)為長(zhǎng)詞可能會(huì)給讀者帶來(lái)麻煩時(shí)，不要使用長(zhǎng)詞，大多數(shù)人在他們繁忙時(shí)是不情愿查詞典的。
不要削減所有的長(zhǎng)詞，僅僅削減那些不必要的詞匯，使用那些最能表達(dá)你的意思的詞匯，那些使讀者感到更加親切熟悉的詞匯，運(yùn)用那些經(jīng)濟(jì)的但是具有豐富涵義的詞匯。如果可以使用“city（都市，城市）”，我絕不使用“metropolis（主要都市，大城市）”。
馬克?吐溫（1835-1910），美國(guó)幽默家、作家。
02、簡(jiǎn)單明了
避免專業(yè)詞匯和“噪音詞匯”
對(duì)大多數(shù)讀者來(lái)說(shuō)，專業(yè)詞匯會(huì)使文章難以理解；同樣地，使用流行的“噪音詞匯”也不會(huì)使人們分享其所擁有的涵義。如果你想使用專業(yè)詞匯或“噪音詞匯”，你要確認(rèn)你的讀者能夠理解你所使用的詞匯的涵義。
使用短句
許多人把詞藻的堆積等同于文章的重要性，他們?cè)谖恼轮刑畛浯罅咳A麗的短語(yǔ)和過(guò)渡詞匯，使用復(fù)雜的句子結(jié)構(gòu)，過(guò)多的重復(fù)和修飾，而這些并不能使文章易于閱讀和理解。
長(zhǎng)句令人厭煩，它們阻塞了對(duì)你文章所提供的信息的閱讀和理解或按其指令行動(dòng)的可能性。短句有助于將我們的思想分類(lèi)，使每一要點(diǎn)清晰，也便于讀者比較容易地把握我們的思想。短句不會(huì)使文章過(guò)分簡(jiǎn)單化，反而會(huì)使讀者容易閱讀和理解，它們會(huì)增添你的備忘錄、信件或報(bào)告的可行性。
幸好長(zhǎng)句是相當(dāng)容易矯正的，有三種方法可使長(zhǎng)句變?yōu)槎叹?
其一，刪去不必要的詞匯（我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)不必要的詞匯、華麗的短語(yǔ)和過(guò)多重復(fù)）。
其二，去掉復(fù)合句的連接詞，使之成為兩個(gè)簡(jiǎn)單句。
其三，通過(guò)去掉過(guò)多的修飾辭減少句子的復(fù)雜性（比如:“無(wú)論如何”，“除此之外”等等）。
使用由一到十個(gè)字組成的短句
現(xiàn)在我們來(lái)縮減你句子的平均長(zhǎng)度，使文章更有可讀性，這樣做可能會(huì)使你的文章增加一些跳躍性和活力，使文章更有吸引力和說(shuō)服力。
你無(wú)法控制文章主題的復(fù)雜性，但是你可以控制你所寫(xiě)的文章的復(fù)雜性。在文章中你可以選擇那些最簡(jiǎn)潔的詞匯，便于閱讀；你可以選擇短詞和短句，這樣使比較復(fù)雜的主題容易理解。
去掉不必要的短語(yǔ)
許多不必要的短語(yǔ)混在公文中，這些多余的詞匯花費(fèi)讀者很多的精力，既增加了句子的長(zhǎng)度又增添了閱讀的困難。
去掉過(guò)多的重復(fù)
重復(fù)是不必要的反復(fù)，這種重復(fù)是如此普遍以至于我們幾乎很少認(rèn)識(shí)到，它們一遍又一遍的重復(fù)，而沒(méi)有附加任何新的信息。比如:“鉛心的筆”、“全面完全的”等等。這些詞語(yǔ)增加了句子的長(zhǎng)度，增添了閱讀的困難。
分離復(fù)合句
我們經(jīng)常要把兩個(gè)句子合成一個(gè)句子，當(dāng)兩個(gè)句子含有一種意思且只含有一種意思并且它只有一個(gè)主語(yǔ)和一個(gè)動(dòng)詞時(shí)。
對(duì)于上面那段話，可以改寫(xiě)成:
我們經(jīng)常把兩個(gè)句子合成一個(gè)句子，這個(gè)句子含有惟一的意思。它只有一個(gè)主語(yǔ)和一個(gè)動(dòng)詞。
減少?gòu)?fù)雜句型
減少句子的復(fù)雜結(jié)構(gòu)可以使你的文章更容易看懂，使讀者抓住你的思想，使你的文章更有效果。像上面的句子可以改寫(xiě)為:
為了便于讀者抓住你的中心思想，減少句子的復(fù)雜性，這樣改寫(xiě)效果會(huì)更好。
不要過(guò)度松散
在適當(dāng)修飾與隨意拖長(zhǎng)、漫談式的文章之間是有區(qū)別的，后者是由于我們頭腦的高速運(yùn)轉(zhuǎn)，隨想隨寫(xiě)，而在我們意識(shí)到這點(diǎn)以前，我們的文章寫(xiě)得又長(zhǎng)、又復(fù)雜，又松散。
“像這類(lèi)的問(wèn)題我們已經(jīng)經(jīng)歷過(guò)幾次了”，當(dāng)你寫(xiě)到這句話時(shí)，你的腦海里浮現(xiàn)出很多的往事，這些事情足以使你要擴(kuò)充并解釋你的這句話。于是，你又寫(xiě)到“在許多場(chǎng)合我們討論過(guò)這個(gè)問(wèn)題，不幸的是以往的努力都是徒勞無(wú)益的。但是，現(xiàn)在我們還要努力去試一下，我還是要建議……”試著去掉這類(lèi)的詞匯:“因?yàn)椤?、“因此”、“不論如何”、“所以”，用句?hào)把句子分開(kāi)，使每個(gè)句子相對(duì)獨(dú)立。
不要冗長(zhǎng)乏味，也不要居高臨下地責(zé)備對(duì)方
你是否收到過(guò)包含這些短語(yǔ)的信？
按照你的要求……
首先感謝你的配合……
請(qǐng)你相信我們一直非常關(guān)注……
我們要求密封后返回……
我們的辦公室已經(jīng)收到你的會(huì)晤約定……使用這些短語(yǔ)的人可能認(rèn)為這樣聽(tīng)起來(lái)很正式，但實(shí)際上它們是非正式的。華而不實(shí)的短語(yǔ)增加了詞匯卻減少了可讀性。
從中我們可以學(xué)到什么？應(yīng)當(dāng)像說(shuō)話那樣寫(xiě)作，而不是相反。把你寫(xiě)的東西大聲讀出來(lái)，如果聽(tīng)起來(lái)矯揉造作，就修改它。
03、文字?jǐn)⑹鲆姓f(shuō)服力
無(wú)論你怎樣表述，惟一的宗旨是要使讀者理解你的信息并照著去做。這一節(jié)我們將介紹更多的方法來(lái)提高你的文章的可讀性和說(shuō)服力。
語(yǔ)法
語(yǔ)法是重要的。事實(shí)上，公文的一個(gè)定義就是“以簡(jiǎn)潔的語(yǔ)法進(jìn)行交談”，讀者也經(jīng)常通過(guò)語(yǔ)法來(lái)理解我們的信息。
如果你十分關(guān)注文章中所運(yùn)用的語(yǔ)法，這就為你提供了改進(jìn)你的語(yǔ)法的機(jī)會(huì)。讀一本好的語(yǔ)法書(shū)，并經(jīng)常地傾聽(tīng)你的朋友、同事、電視臺(tái)和廣播電臺(tái)主持人的講話，注意他們是如何構(gòu)造句子，如何使用動(dòng)詞的。
堅(jiān)持使用電腦的語(yǔ)法檢查功能，直至你自信自己不會(huì)出錯(cuò)。閱讀電腦上的解釋，確信自己已經(jīng)弄懂了。然后讓別人檢查你的信、報(bào)告和備忘錄，看能否找出語(yǔ)法上的錯(cuò)誤。組織你的材料使用蜘蛛網(wǎng)法
蜘蛛網(wǎng)法是簡(jiǎn)單而又有用的技巧，可以有序地組織你的信息和思想，它能夠幫助你防止遺漏、重復(fù)、不切實(shí)際，以及突出你的重點(diǎn)內(nèi)容。
要構(gòu)成一個(gè)蜘蛛網(wǎng):
步驟1:將你的論題放在中心，圍繞它畫(huà)圖。
步驟2:注意你要達(dá)到的目的，沒(méi)有明確的目標(biāo)不可能寫(xiě)出清晰的文章。公文的一般目的是:為了分析為了解釋為了說(shuō)明
為了討論 為了建議為了呈送
為了詢問(wèn) 為了推薦為了評(píng)論
為了感謝 為了確認(rèn)為了概要如果你文章的目的明確，你將能夠把你的信息和想法有序地組合以適合你的目的；如果文章的目的不止一個(gè)，把它們?nèi)空页鰜?lái)。
如果你需要分幾部分來(lái)完成你的報(bào)告，那么對(duì)每一部分制作一個(gè)蜘蛛網(wǎng)，每一部分有著不同的目的。
步驟3:頭腦風(fēng)暴，把你的所有信息都列出來(lái)。
如果使用相關(guān)的動(dòng)詞和名詞，動(dòng)詞表示行為，他們提醒你要做什么，比如“詢問(wèn)的問(wèn)題比問(wèn)本身應(yīng)該更清晰”。
如果幾種思想似乎都與主題相關(guān)，把每一種思想作為一個(gè)分支。
步驟4:檢查一下你所構(gòu)造的蜘蛛網(wǎng)，看看是否把所有的事情都包含進(jìn)去了，去掉不必要的或重復(fù)的。
步驟5:你還需要收集、檢查或開(kāi)發(fā)哪些信息或數(shù)據(jù)，把它們突出出來(lái)。
檢查一下還有什么需要添加進(jìn)來(lái)的。使你的公文盡可能的簡(jiǎn)潔，越短越好，記住KISS原則，使文章短小精悍。
為你的思想排序
你的思想的次序是怎樣的，一旦你的蜘蛛網(wǎng)構(gòu)造成功，信息的排序是一件非常簡(jiǎn)單的事情，只需考慮這篇文章讓讀者看起來(lái)富有邏輯，更有興趣，更適合讀者的口味。
步驟6:蜘蛛網(wǎng)上的每一支臂膀，都應(yīng)表現(xiàn)出一定的順序。引導(dǎo)你的讀者一步一步地把握你的思想、信息和結(jié)論，有許多方法可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo):
時(shí)間:歷史年代:過(guò)去→現(xiàn)在→未來(lái)。
空間:地理位置:中心點(diǎn)→外延，如：悉尼→郊區(qū)，或者墨爾本碼頭→整個(gè)澳大利亞。
因果過(guò)程:事實(shí)→原因→結(jié)果。
步驟順序:如：原材料→制作階段→產(chǎn)品。
原理:理論→實(shí)踐，比如:文章的可讀性→短詞、短句、避免專業(yè)術(shù)語(yǔ)，去掉不必要的短語(yǔ)、重復(fù)、復(fù)合句，減少句子的復(fù)雜性，包括一些短句子。
問(wèn)題:解決的可能性，比如:超重→減肥節(jié)食，參加體育鍛煉，參觀健康農(nóng)場(chǎng)。
比較和對(duì)照:例如:動(dòng)作片與啞劇，草圖與油畫(huà)，緊急的與重要的。
次序:降序:由大到小，或升序:由小到大。建議：
事實(shí)→結(jié)論→建議：對(duì)于喜歡細(xì)節(jié)的讀者應(yīng)這樣做。
結(jié)論→建議→事實(shí)或理由：適合于那些忽略細(xì)節(jié)的讀者。
結(jié)論→事實(shí)：適用于了解背景的讀者和信任你的讀者。
結(jié)論→事實(shí)→建議：這是一種不尋常的方法，能夠抓住讀者的注意力，在給出建議前，由他們自己進(jìn)行邏輯推理。這種方式適合于對(duì)自己的建議沒(méi)有把握的情況。
利益→建議或想法→理智：為了說(shuō)服讀者時(shí)使用這種方式。哪一種方法最好？它們都非常有用，為了使交流更清晰更有說(shuō)服力，以上述的某種方式構(gòu)造你的理想模式。
文章長(zhǎng)短適度
你的信件、報(bào)告或備忘錄要達(dá)到的目的是什么？當(dāng)你為了實(shí)現(xiàn)你的目的提供了必要的信息時(shí)，文章就可以結(jié)束了。為了使文章簡(jiǎn)潔，只需提供必要且必需的信息。
需要自我檢查的問(wèn)題
文章中在提出建議后包含了理性的敘述嗎？
為了達(dá)到目的有無(wú)多余的和不必要的信息？
為了達(dá)到目的，是否包含了所有重要的事情？
文章是否適合讀者的需要？
我還需要更多或更少或更深入的采訪嗎？現(xiàn)在你需要的是去收集信息。
開(kāi)始寫(xiě)作
你已經(jīng)有了明確的目的，你已經(jīng)掌握了你的文章應(yīng)該包括哪些內(nèi)容以及它們的先后順序，你已經(jīng)收集到你需要的信息，現(xiàn)在開(kāi)始寫(xiě)作。 心中有讀者
盡可能地明確你的讀者是誰(shuí)，然后選擇你的詞匯、支撐的信息，組織好材料以適合讀者的口味。
下面這些問(wèn)題應(yīng)該考慮:
你的讀者已經(jīng)具有了多少知識(shí)背景？你還需要提供、補(bǔ)充什么？
你的讀者對(duì)這個(gè)問(wèn)題的理解程度怎樣？
關(guān)于這個(gè)主題你的讀者的觀點(diǎn)是什么？讀者的觀點(diǎn)與你的觀點(diǎn)是否一致?
你與讀者的關(guān)系怎樣？
你的讀者喜歡哪種交流風(fēng)格？它們是正式的還是非正式的交流風(fēng)格？
哪種信息技術(shù)最有可能達(dá)到你的目的，它是一種高技術(shù)、統(tǒng)計(jì)、總的概述還是軼事，是否涉及費(fèi)用、樣板、個(gè)人的故事，還是一種參考性資料，你的建議是否與國(guó)家的政策相協(xié)調(diào)等等。
04、說(shuō)服你的讀者
主體
從蜘蛛網(wǎng)中發(fā)展出來(lái)的文章概要將會(huì)形成你的報(bào)告、備忘錄或信件的主體。
突出你的重要信息
有兩種方法可以突出你的重要信息：第一種方法是我們已經(jīng)談?wù)撨^(guò)的，使用短詞、短句以及短的段落。
我們的眼睛一般喜歡注意每一段落的第一句，這就是突出你重要信息的地方，而較短的段落更是突出你的主要觀點(diǎn)的位置。
第二種方法是，把重要的信息放在一句的重要部分，而且通常也要放在段落的開(kāi)始句上，而不要跟在諸如“當(dāng)、在……之后、而、因?yàn)?、不論怎樣、因此、如果”這類(lèi)詞后面。以較短的段落作為文章的收尾，而把重要信息寫(xiě)在每段的起始句上。
前言和結(jié)尾的寫(xiě)作
一旦信件、報(bào)告或備忘錄的主體完成，我們就可以回過(guò)來(lái)寫(xiě)前言和結(jié)尾。
在前言中說(shuō)明你打算告訴對(duì)方什么；在主體段落中進(jìn)行闡述；結(jié)尾時(shí)告訴對(duì)方你說(shuō)了些什么。
一般來(lái)說(shuō)前言有兩個(gè)目的:
抓住讀者的興趣，并向讀者表明在看完你的備忘錄、報(bào)告、信件后他們能了解到什么。
前言還能幫助讀者立即抓住要點(diǎn)，幫助讀者尋找他們想要知道的內(nèi)容，而且還能幫助讀者決定在閱讀之后應(yīng)采取的行動(dòng)，在結(jié)論段中總結(jié)或者進(jìn)一步確認(rèn)這些內(nèi)容。
即使是一篇很短的備忘錄和信件，我們也能夠從前言和結(jié)論部分獲益，盡管這些段落僅有一句話或兩句話。清晰地寫(xiě)出你的前言部分，用一兩句話概括出要點(diǎn)，然后陳述你的目的和你希望讀者閱讀后應(yīng)采取的行動(dòng)。在你的結(jié)論部分，重申你的重要觀點(diǎn)，如果必要，可以再深入一步。
文章具有說(shuō)服力
文章的說(shuō)服力對(duì)于公文來(lái)說(shuō)是非常重要的，畢竟我們寫(xiě)作商業(yè)信件、報(bào)告、備忘錄不是為了好玩，而是為了使對(duì)方了解、理解我們，這是我們溝通的目的。
文章的力量在于動(dòng)詞的運(yùn)用，文章中應(yīng)運(yùn)用比較強(qiáng)烈的行為詞匯。這將增強(qiáng)文章的說(shuō)服力。
使用有力度的動(dòng)詞
有力度的動(dòng)詞會(huì)在人們心中形成一幅圖畫(huà)，它們會(huì)增加文章的權(quán)威性和說(shuō)服力，因?yàn)檫@些動(dòng)詞指揮著讀者的思想，如果你使用有力度的動(dòng)詞，會(huì)增加你的文章的魅力。選擇那些專門(mén)描述行為的動(dòng)詞。有力度的動(dòng)詞是具有明確的動(dòng)作傾向的，和緩的動(dòng)詞通常由系動(dòng)詞構(gòu)成，通常是抽象而不是具體的。弱強(qiáng)
我們想要去參觀我們參觀
我是想支持… 我堅(jiān)決支持
我們能夠勸說(shuō) 我勸告……
我將給你送去 我傳真給你
我將去那兒并且 我開(kāi)車(chē)去那兒并且
我們將與你聯(lián)系 我們打電話給你
使用大量強(qiáng)烈的、特別明確的動(dòng)詞，能構(gòu)成一幅心理圖畫(huà)。
05、語(yǔ)態(tài)應(yīng)用
使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)
為了使文章更有說(shuō)服力，要使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)的動(dòng)詞，而不要用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，這就如同演員與劇本的關(guān)系一樣。主動(dòng)語(yǔ)態(tài)的句子總是將“演員”推向前臺(tái)。
被動(dòng)語(yǔ)態(tài)主動(dòng)語(yǔ)態(tài)
那是在會(huì)議上被決定的會(huì)議決定……
調(diào)查由我們來(lái)執(zhí)行 我們調(diào)查……
被詢問(wèn)我們問(wèn)…
我們的戰(zhàn)略被制定 我們制定戰(zhàn)略
那是誠(chéng)摯的抱歉我抱歉
你的思想被欣賞我們欣賞你的思想
它被約定…… 我們約定……
洗練你的文章以適合讀者的口味
使你的文章顯得有魅力
你曾經(jīng)看到過(guò)由詞匯堆砌起來(lái)的報(bào)告、信件、備忘錄或雜志文章嗎？如果有的話，你可能還能回憶起當(dāng)時(shí)的感受，大多數(shù)人對(duì)于這類(lèi)幾乎沒(méi)有詞匯間隔，沒(méi)有剩余空間的長(zhǎng)篇闊論的反應(yīng)是:“去它的吧，我干嗎要看這篇文章?”盡量使你的文章中段落短小，在段落與段落之間留有充分的空間，在紙的上下左右留有充分的空白。通過(guò)選擇短詞、短句和較短的段落，你能夠避免讀者的消極反應(yīng)，你也能設(shè)計(jì)出某種寫(xiě)作方式以吸引讀者的眼睛。
從你的材料組織著手，使你的文章對(duì)讀者來(lái)說(shuō)更有魅力。
使用標(biāo)題和副標(biāo)題
在白色的空間標(biāo)以題目，以警示讀者文章從這里開(kāi)始，并且?guī)椭麄儼l(fā)現(xiàn)他們要尋找的內(nèi)容。
使用執(zhí)行概要
這些是非常有用的工具并且被包含在許多商業(yè)文件中。甚至一頁(yè)紙的備忘錄也有執(zhí)行概要，它構(gòu)成一種寫(xiě)作形式，解釋性的標(biāo)題告訴讀者，從這里開(kāi)始，這就是備忘錄的作用。
較長(zhǎng)的備忘錄和報(bào)告，可以有整頁(yè)的執(zhí)行概要，來(lái)描述內(nèi)容或突出主要的信息和結(jié)論，使讀者知道他們何時(shí)應(yīng)該看，并且要仔細(xì)看這些內(nèi)容。
寫(xiě)作個(gè)性化
用“我”、“你”、“我們”等人稱代詞幫助讀者把你的文章連接起來(lái)，使文章更直接、清晰和有說(shuō)服力，使你的文章更具個(gè)性，更具可讀性，避免使簡(jiǎn)潔的文章顯得突然。
組織的方向盤(pán)是靠人來(lái)轉(zhuǎn)動(dòng)的，公文也是由一些人寫(xiě)給另一些人看的，因此不要擔(dān)心在你的公文中參考了別人的東西。公文的寫(xiě)作要運(yùn)用簡(jiǎn)明語(yǔ)法，同時(shí)要寫(xiě)出個(gè)性化的文章。
機(jī)智地寫(xiě)作
公文不應(yīng)含有判斷術(shù)語(yǔ)，應(yīng)以職業(yè)化的方式報(bào)導(dǎo)事實(shí)，讓讀者自己得出結(jié)論，如果你想給予一種觀點(diǎn)、說(shuō)明，不要把它掩飾成事實(shí)。
同時(shí)還要考慮時(shí)間，在你發(fā)出備忘錄或信件前，把自己置于讀者的位置去考慮事情。
不要忘記檢查
仔細(xì)檢查你已經(jīng)寫(xiě)完的文件，反復(fù)大聲地為自己朗讀，確認(rèn)語(yǔ)法運(yùn)用是否正確，你的意思表達(dá)是否清楚。
然后再為自己讀一遍，檢查你需要提供的信息都包括進(jìn)去了嗎？有沒(méi)有多余的應(yīng)該刪去的內(nèi)容？把時(shí)間花在檢查上是值得的，它能幫助你確保你的文章便于閱讀、理解和付諸實(shí)施。
06、電子溝通
你怎么能說(shuō)我沒(méi)有與你交流？就在昨天我還回復(fù)了你的Email呢！
這個(gè)世界發(fā)瘋了嗎？有時(shí)似乎電子溝通正在接管我們的生活。在20世紀(jì)80年代中期，大多數(shù)人都沒(méi)聽(tīng)說(shuō)過(guò)傳真機(jī)，只是在很少的大組織中在高層私人助手之間使用。Email還只是一種科學(xué)的構(gòu)想。不長(zhǎng)的十幾年前，移動(dòng)電話還只是為精英分子所用。而今，許多家庭已經(jīng)擁有傳真和電腦，我們中的大多數(shù)人的生活已經(jīng)離不開(kāi)電子溝通方式了。
Email是公共的
電子溝通看起來(lái)是短暫的，但又可以說(shuō)是永恒的。一旦我們發(fā)送了一封Email，我們立刻創(chuàng)建了四個(gè)備份：一個(gè)在我們的電腦里，一個(gè)在我們的服務(wù)器里，一個(gè)在接受者的服務(wù)器里，還有一個(gè)在接受者的電腦里。自動(dòng)的備份功能還會(huì)創(chuàng)建更多的備份。一個(gè)消息發(fā)出一年后，將會(huì)有50個(gè)乃至更多的備份。事實(shí)上沒(méi)辦法確定這些備份中的某一個(gè)會(huì)一直保留下去，被轉(zhuǎn)發(fā)，或者被某人有意或無(wú)意地讀到。Email和傳真甚至可以被用作法庭上的證據(jù)。如果你所說(shuō)的話是消極的，或者可能被錯(cuò)誤的采納，可以考慮刪除掉，或者重新組織語(yǔ)言。如果必須這么說(shuō)，考慮使用電話或者面談來(lái)傳遞你的信息。
如果你用老板的電腦發(fā)送Email，這封Email就成為他的“財(cái)產(chǎn)”，他有權(quán)截留和閱讀，所以小心你所寫(xiě)的內(nèi)容。正如任何書(shū)面的溝通一樣，我們永遠(yuǎn)無(wú)法保證對(duì)方肯定會(huì)看到它。尤其是傳真和Email，你應(yīng)當(dāng)確認(rèn)對(duì)方閱讀了你的信。
一個(gè)好的規(guī)則是：不要寫(xiě)任何你不想讓你的老板，或者你的家人看到的，或者你不想出現(xiàn)在報(bào)紙上的信息。
注意你的語(yǔ)氣
如果我們不加小心的話，電子溝通的非個(gè)人化、迅速的特點(diǎn)可能會(huì)使我們?cè)跓o(wú)意識(shí)中顯得比較魯莽。人們不能借助于肢體語(yǔ)言和聲音的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)來(lái)判斷我們的信息的強(qiáng)度和我們的想法，因此有可能會(huì)采用消極的反應(yīng)。
簡(jiǎn)短的句子，缺乏客套，簡(jiǎn)潔的愿望，都會(huì)使我們的電子溝通看起來(lái)過(guò)于簡(jiǎn)略。一個(gè)簡(jiǎn)潔直接的信息可能因簡(jiǎn)單而被忽略；幽默可能完全沒(méi)有效果。
要確保這種情形不會(huì)發(fā)生在你身上，你應(yīng)當(dāng)想像一下對(duì)方收到你的信息后會(huì)如何反應(yīng)。
如果你正在生氣，千萬(wàn)別發(fā)傳真或Email；如果你感到非這么做不可，那么你可以先寫(xiě)好，但至少等一天后再發(fā)出去，到時(shí)候你可能已經(jīng)冷靜下來(lái)了。
要特別注意用得體的、友好的、謙恭的語(yǔ)氣。記住你的日常用語(yǔ)“請(qǐng)”和“謝謝你”。
不要信馬由韁
過(guò)去幾年里，出現(xiàn)了大量關(guān)于Email的“協(xié)議”。比如，全部使用大寫(xiě)字母（除非是縮寫(xiě)標(biāo)題）被認(rèn)為是大喊大叫。這樣做是很無(wú)禮的，因?yàn)槿谴髮?xiě)字母比常用的小寫(xiě)字母更難于辨認(rèn)，最好要避免這些。
一些由標(biāo)點(diǎn)符號(hào)構(gòu)成的“可愛(ài)”的小標(biāo)記被稱為表情標(biāo)記，還有一些縮寫(xiě)字母（比如BCNU表示“看著你”，BTW表示“隨便說(shuō)”）等等，這些最好盡量避免，因?yàn)椴⒉皇敲總€(gè)人都知道它們，或喜歡它們。
簡(jiǎn)潔
大多數(shù)對(duì)各種書(shū)面溝通的抱怨都是“太長(zhǎng)了”，“而且繞來(lái)繞去沒(méi)說(shuō)到點(diǎn)子上”。
雖然Email和傳真不是書(shū)信，稱謂（親愛(ài)的約翰，你好蘇，或者哪怕是名字后面加一個(gè)逗號(hào)）以及結(jié)束語(yǔ)（此致敬禮，感謝你的幫助，祝好）都使你的信息顯得更友好。
除非是私人信件，否則盡量把Email的長(zhǎng)度控制在一個(gè)屏幕內(nèi)，如果是傳真的話不要超過(guò)一頁(yè)。如果太長(zhǎng)，人們很可能只大概看一下，或者根本不看。簡(jiǎn)潔，但不要生硬，也不要含含糊糊，讀者可能不清楚你在談什么。
要在生動(dòng)和趣味上花心思，而不要寫(xiě)得冗長(zhǎng)而單調(diào)。
清楚明白
有些人每天要收50—100封Email，所以在主題欄內(nèi)填寫(xiě)一個(gè)標(biāo)題將有助于收信人決定優(yōu)先收看權(quán)。我們的主題欄越具體，收信人就越容易準(zhǔn)確地判斷其內(nèi)容是什么。不要使用同樣的措辭作為你的信息的開(kāi)頭，否則你會(huì)冒著收信人感到被騷擾的風(fēng)險(xiǎn)。
用簡(jiǎn)單的話把你想讓收信人了解或去做的事情放在頭三行。接著闡釋原因。你是否有問(wèn)題要問(wèn)或者需要索取一些信息呢？也放在前三行。是否有一個(gè)你想讓收信人清楚的時(shí)間或最后期限呢？放在前三行。你是否要提供一些信息、建議或指導(dǎo)呢？放在前三行。你是否要提供一個(gè)機(jī)會(huì)或邀請(qǐng)呢？還是要放在前三行。把你最重要的信息放在開(kāi)頭，這樣可以防止收信人沒(méi)有時(shí)間讀完全部?jī)?nèi)容而錯(cuò)過(guò)。
如果你有不止一個(gè)題目的Email需要發(fā)送，可以把每個(gè)題目單獨(dú)發(fā)送一封Email，這樣使收信人更方便地區(qū)分輕重緩急并歸類(lèi)。
如果Email或者傳真不止發(fā)送給一個(gè)人，一定要寫(xiě)清楚：誰(shuí)，需要做什么，在什么時(shí)間?？梢圆捎眠@樣的方式：群發(fā)給需要負(fù)責(zé)做某事情的人，抄送給僅僅需要了解信息的人。
07、進(jìn)行成功溝通
正如別的書(shū)信交流一樣，我們把傳真和Email搞得越有吸引力，它們被讀到的可能性就越大。對(duì)于多數(shù)Email和傳真，這意味著：
每段大約6行。
段落之間空1行。
使用數(shù)字序號(hào)。
使用小標(biāo)題把更長(zhǎng)的信息分開(kāi)。
關(guān)鍵部分要標(biāo)示出來(lái)。
留出一些空白。
這些簡(jiǎn)單的技巧會(huì)使你的信息看起來(lái)更具可讀性。
有吸引力
清晰簡(jiǎn)潔的語(yǔ)句有助于確保Email和傳真被對(duì)方閱讀。另一個(gè)使它們有吸引力的辦法是：
確定對(duì)收信人有好處——你的信息可以滿足他的需要。
使用第二人稱——用“你”這個(gè)稱謂。
哪怕你同時(shí)寫(xiě)給幾個(gè)人，也要用第二人稱，可以使你的信息看起來(lái)不至于像一篇演說(shuō)。
迅速
除非公共性的Email，大多數(shù)人總是希望在48小時(shí)內(nèi)得到回應(yīng)。如果我們沒(méi)有時(shí)間完全回復(fù)，至少我們可以簡(jiǎn)單地告訴對(duì)方我們已經(jīng)收到了信息，并且正在處理，然后說(shuō)我們將會(huì)詳細(xì)回復(fù)。
如果你在度假，可以考慮把你的郵箱設(shè)置為自動(dòng)回復(fù)，這樣如果你收到的郵件短期內(nèi)不能回復(fù)，而對(duì)方又在期待你的回復(fù)時(shí)，可以避免誤解。
整理清楚
傳真件可能因堆積得亂七八糟而造成丟失，Email的往來(lái)也可能會(huì)把硬盤(pán)弄亂，使信息難以接受。這里介紹一些整理傳真和Email的小技巧：傳真Email
把不想要的傳真扔掉刪除不想要的信息（并定期清空垃圾箱）
把準(zhǔn)備日后查閱或記錄的傳真 把你想以后查閱的信息歸為一類(lèi)
歸為一類(lèi)把那些你準(zhǔn)備以后處理或回復(fù)的
按需要盡早回復(fù)懸而未決的傳真 郵件打印出來(lái)或放在電腦文件夾里
立即回復(fù)其余的傳真 立即回復(fù)其余的郵件
定期檢查你的發(fā)件箱和標(biāo)題文件夾，刪除掉那些不需要的和過(guò)期的信息尊重隱私，節(jié)省時(shí)間
為什么沒(méi)什么人喜歡點(diǎn)擊“全部回復(fù)”的按鈕回復(fù)郵件呢？除非一個(gè)人的熟人圈子非常狹小，每個(gè)人與別人的興趣都非常接近。否則，不可能地址欄里的每個(gè)人都會(huì)對(duì)地址欄里的其他人的愛(ài)好感興趣！不要用這樣的方式浪費(fèi)人們的時(shí)間。
你的Email應(yīng)當(dāng)包含多少細(xì)節(jié)呢？在任何一次交流開(kāi)始前，首先要思考對(duì)方的需要。他們已經(jīng)知道了什么？他們有多少興趣？他們想要什么程度上的細(xì)節(jié)？
盲目的抄送按鈕可以很順手地發(fā)送多個(gè)備份。首先，不是每個(gè)人都喜歡把自己的郵件地址發(fā)送給許多別的收信人；其次，顯示一長(zhǎng)串抄送地址占用了空間，收信人需要滾動(dòng)滾軸，有時(shí)在鎖定信息時(shí)十分吃力。（接收到抄送郵件的人只需看到發(fā)件人的郵件地址和他們自己的，而不是所有的收件人列表。）
附件
你是否收到過(guò)粘貼著需要花時(shí)間下載附件的郵件，最后發(fā)現(xiàn)你只是在浪費(fèi)時(shí)間而已？
雖然很容易發(fā)送，附件還是需要花時(shí)間傳送和下載。在你發(fā)送附件之前，先想想收件人為何應(yīng)當(dāng)對(duì)它產(chǎn)生興趣。如果你還是決定發(fā)送，在郵件的正文中解釋它的內(nèi)容以及格式。這樣，收件人就可以做出明智的決定是不是要打開(kāi)它。
核對(duì)你發(fā)送的所有信息
電子溝通的速度很容易使人天馬行空，不受約束。正如我們需要核對(duì)我們的信件、備忘錄、報(bào)告一樣，我們也應(yīng)當(dāng)核對(duì)我們的郵件和傳真。
在發(fā)送信息之前花一些時(shí)間檢查一遍。毫不留情地把不必要的詞和枝節(jié)去掉。
如果你每天都掛在因特網(wǎng)或局域網(wǎng)上，不要一收到信息就跳起來(lái)。確定一個(gè)檢查郵件和傳真的最佳時(shí)間。每天早上第一件事就是檢查電子郵箱的做法也許不是最有效率的，比如，它可能耽誤你準(zhǔn)備做的更重要的工作。
附錄1 自我暗示是自我評(píng)價(jià)的表現(xiàn)
低自我評(píng)價(jià)的表現(xiàn)高自我評(píng)價(jià)的表現(xiàn)
當(dāng)你剛剛在你的同事面前做了一件錯(cuò)事時(shí)，你對(duì)你自己說(shuō)： “現(xiàn)在他們知道我沒(méi)用!”“下次，我會(huì)……”
當(dāng)你第一次做某件事并且發(fā)現(xiàn)它做起來(lái)很困難時(shí)， 你對(duì)自己說(shuō)：“我太笨了，什么也學(xué)不會(huì)!”“我在以前學(xué)過(guò)類(lèi)似的東西，如果我堅(jiān)持，我會(huì)做好它!”
當(dāng)你忘記做某件你曾許諾過(guò)的事時(shí)，你對(duì)你自己說(shuō)： “我是這樣愚蠢和健忘!” “這不像是我，只是我該這樣安排……”
當(dāng)你與你此前從不認(rèn)識(shí)的人一同走進(jìn)會(huì)場(chǎng)時(shí)，你對(duì)你自己說(shuō)： “我討厭與這個(gè)陌生人在一起。”“這將是一個(gè)挑戰(zhàn);我保持鎮(zhèn)靜，一切都會(huì)變好的?！?div style="height:15px;">
當(dāng)你的老板叫你進(jìn)去而你不知道是為什么時(shí)，你對(duì)你自己說(shuō)：“我現(xiàn)在就要進(jìn)去;我一定又做了什么錯(cuò)事!”“我想知道發(fā)生了什么?！?div style="height:15px;">
