2.1 自動(dòng)編號(hào)
當(dāng)我們輸入類似 “1、”這樣以編號(hào)開始的段落時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)將其識(shí)別為編號(hào)。有人覺著這個(gè)功能很煩人?？墒牵琖ord錯(cuò)了嗎？99%的可能是，這真的是一個(gè)有編號(hào)的列表。很有可能有人取消了Word的自動(dòng)編號(hào)后，自己又手動(dòng)去輸入“2、”……這可能是因?yàn)橛袝r(shí)候Word的自動(dòng)編號(hào)表現(xiàn)得有點(diǎn)難以捉摸，不如手動(dòng)輸入來的直接。
連續(xù)應(yīng)用自動(dòng)編號(hào)是沒有問題的。要結(jié)束編號(hào)，只要敲Backspace或連續(xù)兩次Enter即可。Tab，Shift+Tab可以調(diào)整列表項(xiàng)的級(jí)別；也可以選擇“編號(hào)”按鈕
旁的小三角，打開下拉菜單，在“更改列表級(jí)別”中選擇適當(dāng)?shù)募?jí)別。
自動(dòng)編號(hào)讓人混亂的情況一般是編號(hào)和正文交替出現(xiàn)。這時(shí)：
- 可以先帶著自動(dòng)編號(hào)，把整個(gè)列表輸完，然后選中不需要編號(hào)的段落（可以按著Ctrl鍵選擇不連續(xù)的段落），設(shè)置編號(hào)為“無”，后面的編號(hào)項(xiàng)會(huì)自動(dòng)更新；
- 不輸入序號(hào)，免得Word“自動(dòng)更正”，輸完列表后選中要編號(hào)的段落，再添加編號(hào)；
- 如果有的段落已經(jīng)有編號(hào)，可以使用“格式刷”，將編號(hào)“刷”到需要的段落。
編號(hào)不只是123。打開“定義新編號(hào)格式”對(duì)話框，可以選擇多種“編號(hào)樣式”，如羅馬數(shù)字，阿拉伯?dāng)?shù)字，中文序號(hào)等；在編號(hào)前后輸入需要的字符，就會(huì)擴(kuò)展成很多形式。在第4章“參考文獻(xiàn)的處理”，就是在編號(hào)前后加上了方括號(hào)和英文句號(hào)，形如“[1].”。
2.4節(jié)會(huì)介紹將多級(jí)編號(hào)和標(biāo)題樣式組合在一起，實(shí)現(xiàn)更方便的功能。
可以看到編號(hào)也是有灰色底紋的“域”。
圖 2-1 自動(dòng)編號(hào)格式2.2 大綱
大綱級(jí)別是在“段落對(duì)話框”設(shè)置的，包括“正文”，“1級(jí)”~“9級(jí)”。設(shè)置了1級(jí)~9級(jí)的大綱級(jí)別后，Word就可以將其提取為對(duì)應(yīng)的目錄項(xiàng)。
Word有“大綱視圖”，可以快速調(diào)整段落的大綱級(jí)別，在不同的大綱級(jí)別下瀏覽文檔，以及使用“主從文檔”等。使用標(biāo)題樣式后，不用大綱視圖也基本可以完成相關(guān)操作?，F(xiàn)在的電腦性能已經(jīng)足夠好，如果文件不是特別大，建議不必使用主從文檔，直接在一個(gè)文件里操作即可。
2.3 樣式（Style）
樣式是字體、段落、制表符、邊框、語言、圖文框、編號(hào)一系列格式的組合。應(yīng)用一個(gè)樣式，相當(dāng)于同時(shí)應(yīng)用了這么多格式設(shè)置，還可以為樣式指定快捷鍵，大大提高了操作效率。
樣式面板在“開始”選項(xiàng)卡，很大部分空間是“快速樣式列表”，非常醒目。單擊某個(gè)樣式就可以直接應(yīng)用到當(dāng)前光標(biāo)所在的段落。
應(yīng)用了“標(biāo)題”樣式后，會(huì)在段落左側(cè)出現(xiàn)一個(gè)黑色小方塊作為標(biāo)志，它不會(huì)被打印出來的。新版本的WPS則不會(huì)顯示小方塊，防止用戶誤解。
圖 2-2 樣式面板圖 2-3 應(yīng)用和修改樣式在樣式名上右擊，以“標(biāo)題1”樣式為例，在快捷菜單中：
- “更新‘標(biāo)題1’以匹配所選內(nèi)容”是將“標(biāo)題1”樣式更改為與當(dāng)前光標(biāo)所在段落相同的格式，并將格式更改應(yīng)用到所有“標(biāo)題1”樣式的段落上。
- 可以“修改”樣式，修改后會(huì)立即更新應(yīng)用了該樣式的全部段落的格式；
- “選擇所有6個(gè)實(shí)例”，就可以同時(shí)選中應(yīng)用了該樣式的段落；
可見樣式的更新是批量化的，要比用“格式刷”一個(gè)個(gè)段落去“刷”要方便得多。
內(nèi)建樣式的名稱是Word與用戶關(guān)于文檔結(jié)構(gòu)的約定。當(dāng)用戶應(yīng)用“標(biāo)題1”樣式時(shí)，就相當(dāng)于告訴Word：“這是一級(jí)標(biāo)題?！睆?qiáng)烈建議不要重命名Word內(nèi)置的樣式。因?yàn)閃ord很多功能，如自動(dòng)生成目錄等，都是依賴樣式名的。
單擊樣式面板的
按鈕，打開樣式列表。勾選“顯示預(yù)覽”，就可以直接看到樣式的效果；在“選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇“要顯示的樣式”為“所有樣式”，就會(huì)列出Word內(nèi)置的所有樣式。
單擊
按鈕就會(huì)打開“新建/修改樣式”對(duì)話框：
- “樣式類型”有應(yīng)用于段落的（樣式列表中有回車符）、應(yīng)用于文字的（a），兩者皆可的“鏈接段落和字符”（回車符和a），以及“表格”，“列表”等；
- “樣式基準(zhǔn)”可以選擇在已有樣式的基礎(chǔ)上稍做修改，作為新樣式。幾乎所有的Word內(nèi)置樣式都是基于“正文”的；基準(zhǔn)樣式的修改會(huì)影響基于它的所有樣式。我們經(jīng)常要把“正文”樣式的段落格式修改為“首行縮進(jìn)2字符”，更改默認(rèn)中英文字體及字號(hào)等，為防止重復(fù)操作，要首先修改“正文”樣式，再去修改其它樣式；
- “后續(xù)段落樣式”默認(rèn)為“正文”，也可根據(jù)需要選擇特定樣式；
- 如果勾選了“自動(dòng)更新”，如果修改應(yīng)用了該樣式的某一段落的字體，段落，邊框等格式，會(huì)立即同步更新到應(yīng)用了該樣式的全部段落上，不建議勾選此項(xiàng)。
樣式中常用的格式有：
- 字體 設(shè)置中英文字體，大小，黑體，斜體，下劃線，上下標(biāo)，隱藏等
- 段落 設(shè)置對(duì)齊方式，大綱級(jí)別，左右縮進(jìn)，首行縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)，段前段后間距，行距等
- 邊框 設(shè)置段落或文字的邊框和底紋
圖 2-4所有樣式列表圖 2-5新建/修改樣式對(duì)話框圖 2-6 Word的段落對(duì)話框圖 2-7 WPS的段落對(duì)話框Word中的度量單位有磅，英寸，厘米，毫米，行，字符等，以“段落”對(duì)話框?yàn)槔?，如果縮進(jìn)的默認(rèn)單位是厘米，想要改為其它單位，如“字符”，只要直接輸入數(shù)值加“字符”，Word會(huì)自動(dòng)將其識(shí)別為度量單位。Word默認(rèn)的單位一般是英制的。WPS的度量單位默認(rèn)是公制的，而且和數(shù)值是分開的，如圖 2-7，只要在單位上單擊就可以更改為需要的單位。
標(biāo)題1~3樣式默認(rèn)的快捷鍵是“Ctrl+Alt+1~3”，如果用到標(biāo)題4樣式，建議自定義快捷鍵為“Ctrl+Alt+4”。一般的文檔章節(jié)層次使用四級(jí)標(biāo)題就足夠了。
還可以選擇設(shè)置好格式的段落后，展開“快速樣式列表”，選擇“將所選內(nèi)容保存為新快速樣式”，輸入樣式名，就快速創(chuàng)建了一個(gè)新樣式。
圖 2-8 新快速樣式2.4 標(biāo)題樣式和多級(jí)編號(hào)
如果章節(jié)的標(biāo)題需要編號(hào)，如“第一章”，“1.1”等，應(yīng)該使用自動(dòng)編號(hào)功能。
首先各級(jí)標(biāo)題一定要應(yīng)用對(duì)應(yīng)的“標(biāo)題”樣式。
和普通段落一樣，在標(biāo)題上應(yīng)用自動(dòng)編號(hào)，然后調(diào)整子標(biāo)題的編號(hào)級(jí)別；也可以直接在多級(jí)列表中選擇那些已經(jīng)將編號(hào)和標(biāo)題樣式關(guān)聯(lián)好的列表格式，如圖后面的三種，再稍修改編號(hào)樣式；
圖 2-9 多級(jí)編號(hào)設(shè)置好編號(hào)后，可以用格式刷復(fù)制格式，但建議更新對(duì)應(yīng)的標(biāo)題樣式，以把自動(dòng)編號(hào)增加到樣式中。
通過“定義新的多級(jí)列表”對(duì)話框可以集中設(shè)置各級(jí)別標(biāo)題的自動(dòng)編號(hào)：
- 在“將級(jí)別鏈接到樣式”下拉列表中選擇對(duì)應(yīng)的標(biāo)題樣式，就會(huì)反映在預(yù)覽區(qū)。
- 前面已經(jīng)提到，“輸入編號(hào)的格式”文本框中，可以在有灰色底紋的編號(hào)占位符前后輸入需要的文字，配合編號(hào)樣式得到更多的效果。
- 如果勾選了“正規(guī)形式編號(hào)”，則“此級(jí)別的編號(hào)樣式”下拉列表會(huì)變灰不可用，此時(shí)的編號(hào)樣式只能是阿拉伯?dāng)?shù)字。如果第1級(jí)的編號(hào)樣式設(shè)置為中文數(shù)字，后面的級(jí)別就變成了“一.1.1”的樣子，勾選“正規(guī)形式編號(hào)”就能得到“1.1.1”的格式。
- 可以單擊“設(shè)置所有級(jí)別”按鈕，統(tǒng)一設(shè)置各級(jí)別的縮進(jìn)量。
- 由于第1級(jí)自定義的編號(hào)格式中已經(jīng)有了頓號(hào)，所以“編號(hào)之后”選擇了“不特別標(biāo)注”。
圖 2-10 定義新多級(jí)列表，第一級(jí)圖 2-11定義新多級(jí)列表，第三級(jí)WPS對(duì)應(yīng)的對(duì)話框設(shè)計(jì)得就好的多。每級(jí)的編號(hào)占位符分別用帶圈數(shù)字表示，如果誤刪了，直接用軟鍵盤輸入需要的帶圈數(shù)字即可。
圖 2-12 WPS的“自定義多級(jí)編號(hào)列表”對(duì)話框將需要的編號(hào)級(jí)別和標(biāo)題樣式關(guān)聯(lián)后，再應(yīng)用各級(jí)標(biāo)題樣式時(shí)，Word就會(huì)自動(dòng)添加相應(yīng)的編號(hào)；如果已經(jīng)應(yīng)用了標(biāo)題樣式，也會(huì)自動(dòng)添加編號(hào)。這樣輸入章節(jié)標(biāo)題時(shí)就不必輸入編號(hào)了，只要輸入標(biāo)題內(nèi)容，然后應(yīng)用相應(yīng)的標(biāo)題樣式，就會(huì)自動(dòng)編號(hào)。
應(yīng)用了標(biāo)題樣式后，勾選“視圖”選項(xiàng)卡的“文檔結(jié)構(gòu)圖”，就會(huì)出現(xiàn)文檔結(jié)構(gòu)圖導(dǎo)航窗格，單擊標(biāo)題就可以轉(zhuǎn)到相應(yīng)頁面，非常方便瀏覽文檔。下面兩份文檔，頁面看起來一樣，但一個(gè)沒有文檔結(jié)構(gòu)圖，另一個(gè)應(yīng)用了標(biāo)題樣式，自動(dòng)生成了結(jié)構(gòu)圖。
圖 2-13 看似結(jié)構(gòu)良好的文檔圖 2-14 應(yīng)用標(biāo)題樣式后的文檔
2.5 自動(dòng)生成目錄
在“引用”選項(xiàng)卡的“目錄”面板選擇“目錄”下拉菜單中的“插入目錄”，打開“目錄”對(duì)話框。
單擊“修改”按鈕，會(huì)發(fā)現(xiàn)目錄中各級(jí)別的項(xiàng)都有對(duì)應(yīng)的“目錄”樣式?？赡芤蟛煌哪夸浖?jí)要縮進(jìn)，或左對(duì)齊，就可以修改“目錄”樣式中的段落縮進(jìn)，當(dāng)然也可以直接在樣式列表中選擇“目錄”樣式進(jìn)行修改。
圖 2-15 目錄對(duì)話框單擊“選項(xiàng)按鈕”，打開“目錄選項(xiàng)”對(duì)話框?？梢钥吹健澳夸浗ㄗ浴庇小皹邮健?、“大綱級(jí)別”和“目錄項(xiàng)域”。前面已經(jīng)提到，只要設(shè)置了大綱級(jí)別，Word就可以自動(dòng)生成目錄，就是因?yàn)槟夸涍x項(xiàng)中默認(rèn)勾選了“大綱級(jí)別”；如果我們應(yīng)用了標(biāo)題樣式，Word也會(huì)根據(jù)這些樣式自動(dòng)生成目錄；“目錄項(xiàng)域”也是一種域，一般在不便使用大綱級(jí)別和樣式的情況才會(huì)用到。
圖 2-16 目錄選項(xiàng)前面已經(jīng)介紹了將自動(dòng)編號(hào)和標(biāo)題樣式關(guān)聯(lián)起來，這樣應(yīng)用了標(biāo)題樣式后，既可以自動(dòng)編號(hào)，還可以自動(dòng)生成目錄，非常方便。后面還會(huì)提到，這樣還可以自動(dòng)為圖片和表格的題注編號(hào)添加章節(jié)號(hào)。
學(xué)位論文中“中英文摘要”、“參考文獻(xiàn)”、“附錄”、“致謝”等標(biāo)題和正文的標(biāo)題格式要求是一樣的，也要包括在目錄中，但不需要編號(hào)，可以新建一個(gè)“無編號(hào)標(biāo)題1”的樣式，設(shè)置好字體，在“段落”對(duì)話框設(shè)置其大綱級(jí)別。
如果修改了文檔標(biāo)題或內(nèi)容，需要手動(dòng)更新目錄，只要在目錄上右擊，在快捷菜單中選擇“更新域”，Word會(huì)更新目錄的標(biāo)題和頁碼。
3.1節(jié)介紹 “題注”功能，能夠用來插入圖目錄或表目錄。
2.6 建議的操作順序
第1章介紹了頁面設(shè)置、分節(jié)、頁眉設(shè)置和雙面打印，2.3節(jié)介紹了“樣式”。了解這些內(nèi)容后，排版一般的長(zhǎng)文檔就沒有什么問題了。
對(duì)學(xué)位論文，還要了解第3章的“題注”，“交叉引用”等功能。
總結(jié)一下長(zhǎng)文檔排版建議的操作順序：
1. 頁面設(shè)置：頁邊距，紙張方向，紙張大小和頁眉頁腳的邊距
2. 輸入文檔的大體結(jié)構(gòu)，即各部分的標(biāo)題，不必輸入標(biāo)題編號(hào)，只是為了提供占位符；
3. 根據(jù)文檔結(jié)構(gòu)，適當(dāng)分節(jié)，設(shè)置頁眉頁腳和頁碼格式；
4. 首選修改“正文”樣式，然后再修改各級(jí)“標(biāo)題”樣式；
5. 如果標(biāo)題需要編號(hào)的話，可以在修改標(biāo)題樣式時(shí)設(shè)置，也可以按2.4節(jié)的方法集中設(shè)置，推薦集中設(shè)置；
6. 如果同時(shí)存在需要編號(hào)的標(biāo)題和不需要編號(hào)的標(biāo)題，可以為不需要編號(hào)的標(biāo)題新建樣式，設(shè)置相應(yīng)的大綱級(jí)別；
7. 生成目錄。
