2014-09-19 有道云筆記
如果你也有一個(gè)長(zhǎng)長(zhǎng)的工作列表，試試這個(gè)簡(jiǎn)單卻非常有效的時(shí)間安排方法吧。將你的工作根據(jù)耗時(shí)劃分成兩類，分別放入日程表和TODO列表。那么如何利用這兩個(gè)表呢？
一、日程表：耗時(shí)15分鐘以上的工作都要寫(xiě)入日程表中。
每次看到有人在ToDo列表里寫(xiě)“準(zhǔn)備報(bào)告會(huì)資料”時(shí)，我就會(huì)條件反射地感慨：“一定挺不容易的吧……”把這種耗時(shí)耗力的任務(wù)都寫(xiě)進(jìn)ToDo列表，估計(jì)也只能一遍又一遍地往后推，最后淪落到大半夜還得準(zhǔn)備報(bào)告會(huì)資料的田地。然后最悲慘的結(jié)局就是通宵達(dá)旦準(zhǔn)備資料了。
這里的問(wèn)題在于有些任務(wù)寫(xiě)進(jìn)ToDo列表時(shí)只占了一行字，但它其實(shí)很可能要花上好幾個(gè)小時(shí)才能完成。這種ToDo要再多來(lái)幾個(gè)，你的日程表就會(huì)完全混亂掉。這就是沒(méi)有準(zhǔn)確預(yù)計(jì)工作時(shí)間而導(dǎo)致的悲劇。
那么我們?cè)撛趺醋瞿?？其?shí)答案很簡(jiǎn)單。如果你覺(jué)得某個(gè)工作可能耗時(shí)較長(zhǎng)，那就把它寫(xiě)入日程表吧。
例如準(zhǔn)備報(bào)告會(huì)資料，就算要花兩個(gè)小時(shí)也不怕。只要我們?cè)谌粘瘫碇校严挛缛c(diǎn)到五點(diǎn)留給它，就能確保解決這個(gè)任務(wù)的時(shí)間。
我的做法是，在有道云筆記中建好日程表及TODO表，一直有意識(shí)地將耗時(shí)超過(guò)15 分鐘的工作全都寫(xiě)入日程表中并安排好相應(yīng)的時(shí)間。而幾分鐘內(nèi)就能搞定的小活則放進(jìn)ToDo列表。這樣就算數(shù)量增加幾個(gè)，也不會(huì)打亂我的計(jì)劃。
像這樣把每個(gè)任務(wù)的工作時(shí)間都填入日程表后，我們就能漸漸對(duì)自己的工作速度和能力有了把握。即使接受新工作，我們也能回答得出大概何時(shí)開(kāi)始著手做這個(gè)工作，何時(shí)能完工了。
二、日程表內(nèi)的工作如何安排。
必須要空出一些“什么都不干的時(shí)間”作為緩沖。否則你的時(shí)間安排太緊湊，一旦發(fā)生緊急情況，整個(gè)日程安排就會(huì)陷入癱瘓。
我的做法是。如果會(huì)議是一小時(shí)的，那么寫(xiě)進(jìn)日程表的則是一個(gè)半小時(shí)。這樣一來(lái)，就算會(huì)議拖長(zhǎng)一點(diǎn)，我也能游刃有余地應(yīng)對(duì)。會(huì)議若是按時(shí)開(kāi)完，我們就能用這半個(gè)小時(shí)來(lái)干別的工作。事先留出空余的時(shí)間，是讓你成為“計(jì)劃高手”的關(guān)鍵。
你是否總有沖動(dòng)想把日程表塞得滿滿的，但這種做法其實(shí)是不恰當(dāng)?shù)摹Ｒ驗(yàn)榫退阕约耗軌驀?yán)守時(shí)間，假如別人做不到的話，日程表最終還是會(huì)受影響。這種不確定性也是我們需要考慮在內(nèi)的。
我將這種留有余地的計(jì)劃安排稱為“柔軟的日程表”。在項(xiàng)目管理上，這叫做“緩沖”。緩沖應(yīng)該有三種：項(xiàng)目緩沖（Project Buffer）、輸入緩沖（Feeding Buffer）和資源緩沖（Resource Buffer）。
項(xiàng)目緩沖指的是為了應(yīng)對(duì)項(xiàng)目中的任何突發(fā)事件，而在安排上留出空余的時(shí)間。雖然具體操作要比計(jì)劃稍微長(zhǎng)一些，但給自己留些緩沖的余地，心里會(huì)覺(jué)得安穩(wěn)些。
第二個(gè)是輸入緩沖。它指的是對(duì)于與項(xiàng)目關(guān)鍵鏈上的操作同時(shí)進(jìn)行的其他操作，需要多留出時(shí)間作為緩沖。例如事先假設(shè)別人的工作會(huì)出現(xiàn)延誤等。進(jìn)行項(xiàng)目管理時(shí)，需要充分考慮別人的工作進(jìn)展?fàn)顩r。
資源緩沖指的是需要事先多準(zhǔn)備一些人力、物力、財(cái)力，以備不時(shí)之需。其實(shí)這些都可以用財(cái)力來(lái)解決。只要手里有錢(qián)，我們可以加派人手或是外包出去，解決時(shí)間延誤的問(wèn)題。
。如此一來(lái)，能夠消除讓人不安的因素，讓我們把精力集中到構(gòu)思創(chuàng)意的本職工作上。這和在星期五確認(rèn)日程表一樣，是創(chuàng)意妙招中不可缺少的習(xí)慣。
三、TODO列表：耗時(shí)15分鐘以下的工作放入TODO列表，用零碎時(shí)間搞定。
我們把耗時(shí)15分鐘以上的工作全部填入日程表后，ToDo列表里剩下的就都是不費(fèi)時(shí)間的任務(wù)了。在這里，剛才介紹過(guò)的“柔軟的日程表”將再次登場(chǎng)，發(fā)揮作用。
我前面建議大家在“柔軟的日程表”中，給會(huì)議留出半小時(shí)的空余時(shí)間。可是，如果會(huì)議按時(shí)結(jié)束的話，這段時(shí)間就完完全全空出來(lái)了。當(dāng)然，你想用這段時(shí)間來(lái)放松放松，也是無(wú)可厚非的。不過(guò)，如果我們事先制作了ToDo列表的話，正好可以用這段時(shí)間來(lái)消化里面的任務(wù)。列表中應(yīng)該都是15分鐘以內(nèi)就能搞定的任務(wù)，所以利用這段時(shí)間消滅幾個(gè)，應(yīng)該也不在話下。
用這種方法掃蕩ToDo列表之后，剩下的自然就是那些必須耗時(shí)15分鐘以上的任務(wù)了。例如寫(xiě)書(shū)，15分鐘是肯定完不成的，制作企劃書(shū)也是一樣。如果動(dòng)筆開(kāi)干，剛干到有感覺(jué)的時(shí)候，時(shí)間卻到了，就會(huì)弄得不上不下的?？茖W(xué)研究表明。有的人需要花9分鐘，才能把精神集中起來(lái)去干某件事。
假設(shè)有15分鐘的空閑時(shí)間，集中精神開(kāi)始干活花了9分鐘，那么剩下的只有6分鐘了。這么一來(lái)，我們還沒(méi)來(lái)得及放手大干，時(shí)間就結(jié)束了。所以需要集中精神進(jìn)行的工作，以及必須進(jìn)行認(rèn)真思考的工作，至少也需要半個(gè)小時(shí)以上的時(shí)間。
當(dāng)我們懂得像這樣辨別工作種類之后，我們就能正確地區(qū)分能夠用零碎時(shí)間處理的工作和不能用零碎時(shí)間處理的工作了。這會(huì)影響我們對(duì)一天時(shí)間的分配。
例如，我有個(gè)開(kāi)公司的朋友，絕不在上午會(huì)客。他早上六點(diǎn)起床，上午的整塊時(shí)間都用于制作企劃書(shū)之類的工作，這樣便可確保有整塊的時(shí)間來(lái)集中做一些工作。下午則相反，用來(lái)會(huì)見(jiàn)客人。然后在會(huì)客安排之間還有一些零碎時(shí)間。他便用這些零碎時(shí)間來(lái)解決ToDo上的小活。
摘自《整理的藝術(shù)3》，原文有刪改。
聯(lián)系客服
