| 基于ERP系統(tǒng)的預算控制研究 |
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ERP系統(tǒng)對企業(yè)各項經(jīng)濟活動所產(chǎn)生的信息進行事中記錄與管理，為預算控制的開展提供了信息平臺。Wim A．Van指出，嚴格預算控制將成為未來管理會計研究的一個重要領(lǐng)域，有很多問題值得研究，尤其是預算控制與ERP系統(tǒng)集成應(yīng)用能發(fā)揮符合成本效益原則的更為嚴格的控制功能。本文擬對ERP系統(tǒng)中如何實現(xiàn)預算控制進行研究。 一、預算控制的基石與特征 (一)實現(xiàn)預算控制的基石 1、共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)使用的一系列靜態(tài)數(shù)據(jù)，在一定期間具有相對穩(wěn)定性；預算管理需要使用這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如部門信息、客商信息、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)等?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的共享，不僅減少了預算編制過程的工作量、規(guī)范了同一信息在不同預算表中的表述方式，而且為預算管理與其他系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)傳遞鋪墊了基礎(chǔ)。在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)預算控制意味著預算管理與其他子系統(tǒng)將存在大量數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系，如果無法實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的共享，預算控制將成為無源之水。 2、構(gòu)建多維預算體系。傳統(tǒng)的預算體系多采用表格方式，以表格為主體的預算體系具有簡單直觀的優(yōu)點，提高了預算管理的易操作性，但是這種預算體系不再適應(yīng)于信息技術(shù)環(huán)境。ERP系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)庫的形式對企業(yè)各類數(shù)據(jù)進行管理，基于ERP系統(tǒng)的預算控制，要求預算體系必須適應(yīng)數(shù)據(jù)庫管理的方式。為此，筆者認為可以將傳統(tǒng)預算表格分解成兩部分：預算體系的構(gòu)成和預算體系的展現(xiàn)。預算表格只是預算體系的展現(xiàn)形式，而構(gòu)成才是預算體系的核心。預算體系由以預算指標為核心的多維元素構(gòu)成。預算體系以預算指標為核心延伸而來的維度主要包括：期間、計量方式(數(shù)量、應(yīng)收應(yīng)付制金額、現(xiàn)收現(xiàn)付制現(xiàn)金流量)、責任中心以及其他輔助維度(如：產(chǎn)品、地區(qū)、客商等)。不同的預算指標體現(xiàn)的業(yè)務(wù)特征和管理要求不同，因此，不同預算指標所具有的維度存在差異。 (二)基于ERP系統(tǒng)的預算控制的特征分析 共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及構(gòu)建多維預算體系為預算控制的有效實施提供了契機，同時，ERP系統(tǒng)強化了預算控制的作用，豐富了預算控制的特征。 1、預算控制由靜態(tài)走向動態(tài)。ERP系統(tǒng)將實時記錄經(jīng)濟活動所產(chǎn)生的信息，預算執(zhí)行數(shù)據(jù)的獲取從事后獲取靜態(tài)會計信息轉(zhuǎn)變?yōu)楂@取反映經(jīng)濟活動過程的動態(tài)信息，并實時對比分析、報告偏差，預算控制行為由事后走向事中，從靜態(tài)走向動態(tài)。 2、強化現(xiàn)金，流量控制。ERP系統(tǒng)不僅記錄了基于權(quán)責發(fā)生制的會計信息，而且記錄了經(jīng)濟活動所產(chǎn)生的現(xiàn)金流量信息。基于ERP系統(tǒng)的預算控制將控制范圍從基于權(quán)責發(fā)生制的費用、成本擴展到基于現(xiàn)收現(xiàn)付制的現(xiàn)金流量。 3、預算控制聚焦于業(yè)務(wù)流程。傳統(tǒng)的預算執(zhí)行信息來源于財務(wù)部門，財務(wù)部門所提供的會計信息是對經(jīng)濟活動的事后反映。ERP系統(tǒng)對經(jīng)濟活動進行事中管理，詳細記錄經(jīng)濟活動所產(chǎn)生的信息?；贓RP系統(tǒng)的預算管理可以脫離會計信息進行實時控制，將控制焦點由財務(wù)部門轉(zhuǎn)移到真正需要對預算負責的責任部門，將控制焦點由會計信息轉(zhuǎn)移到產(chǎn)生于業(yè)務(wù)流程中的業(yè)務(wù)信息。 4、實物量控制與貨幣量控制并重。貨幣是會計信息的主要計量尺度，ERP系統(tǒng)不僅注重貨幣計量方式，而且注重在業(yè)務(wù)管理過程中采用其他計量方式。因此，在ERP系統(tǒng)中，不僅可以對以貨幣量反映的預算進行控制，同時可以對以實物量反映的預算進行控制。 二、ERP系統(tǒng)的預算控制模型 ERP系統(tǒng)的預算控制模型如圖1所示。其流程為： ?、佟☆A算經(jīng)過編制(調(diào)整)、提交、審批等環(huán)節(jié)，最終形成可執(zhí)行預算。 ?、凇〗?jīng)確認的預算，將根據(jù)控制模型所設(shè)定的控制對象、控制算法、控制方法及集成方式對ERP系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程予以動態(tài)控制。 ?、邸∽罱K，根據(jù)預算控制情況，形成預算控制報告，傳遞給相關(guān)信息使用者。 (一) 控制對象 在ERP系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程中每類信息都以不同的單據(jù)作為惟一入口，同一單據(jù)的確認必須經(jīng)過錄入、保存、審核等多個環(huán)節(jié)。預算控制對象是指針對哪些單據(jù)的哪些環(huán)節(jié)實施控制，不同的預算指標，對應(yīng)預算控制對象存在差異；同一預算指標，可能對應(yīng)多個不同預算控制對象。如對于辦公用品費用的控制，可以同時在申購、訂購、發(fā)票、出庫等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實施控制?；贓RP系統(tǒng)的預算控制集中于現(xiàn)金流出與費用發(fā)生的控制，因此，預算控制對象一般出現(xiàn)在以下業(yè)務(wù)流程中：內(nèi)部借款與報銷、采購與付款、庫存產(chǎn)品領(lǐng)用出庫、對外投資等。不同的ERP系統(tǒng)在處理這些業(yè)務(wù)時，所使用的單據(jù)存在差異性，因此，具體哪些單據(jù)可能作為預算控制的對象，需要根據(jù)具體情況而定。 (二) 控制算法 經(jīng)過審批確認的預算數(shù)不一定與預算控制數(shù)完會相同，如編制預算時按照季度編制，而控制時可以根據(jù)全年預算進行控制?？刂扑惴ㄊ怯糜趯⒔?jīng)過審批確認的預算數(shù)調(diào)整為控制數(shù)的方法，一般而官，包括以下幾種控制算法： 1、當期預算(或當期預算的某一比例)控制：當期業(yè)務(wù)的合計不超過當期預算(或當期預算的某一比例)，不予控制，否則，需要實行相應(yīng)控制。 Y≤X×n% 其中，Y：當期實際發(fā)生量；X：當期預算量；n：取值為1-100 2、本期累計預算控制：即截止到本期的累計業(yè)務(wù)合計不超過本期累計預算(或累計預算的某一比例)，不予控制，否則，需要實行相應(yīng)控制。 ∑Y≤∑X×n% 其中，Y：期間實際發(fā)生量；X：期間預算量；n：取值為1-100 3、全年預算控制：即截止到本期的累計業(yè)務(wù)合計不超過全年預算(或全年預算的某一比例)，不予控制，否則，需要實行相應(yīng)控制。 Y≤X×n% 其中，Y：全年實際發(fā)生量；X：全年預算量；n：取值為1-100 以上規(guī)則決定了用于控制的預算和期間范圍。而在任一時點，某預算指標的可用預算為原預算扣減已用預算：Z=Y-X。 其中，Z：可用預算；Y：原預算，即審批通過的預算，包括經(jīng)由預算調(diào)整流程并已被審批通過的調(diào)整量；X：已用預算，由控制對象在控制時點返回的實際數(shù)合計為已用預算數(shù)值。 如果Z≥0，則說明執(zhí)行情況尚在預算范圍內(nèi)；如果Z＜0，則說明已經(jīng)超預算。 (三) 控制方法 不同的預算指標具有不同的業(yè)務(wù)特征，對應(yīng)管理需求存在差異，在執(zhí)行過程中可控制力度也不盡相同，因此，在預算控制模型中同時需要確定控制方法?？刂品椒ㄒ话阌兴缮⑿涂刂?、嚴格型控制和禁止型控制三類。 1、松散型控制：對于控制力度要求較弱的預算指標，超預算時系統(tǒng)予以提示，但業(yè)務(wù)流程可以繼續(xù)進行。 2、嚴格型控制：對于控制力度要求較強的預算指標，超預算時需要由專人進行審批；同時，不同的審批人所能審批的超預算金額可能不同，如部門經(jīng)理可以審批超預算1000元以下的業(yè)務(wù)，超過此額度必須由公司總經(jīng)理審批。 3、禁止型控制：對于控制力度要求非常強的預算指標，不允許超過預算，一旦超過預算，在ERP系統(tǒng)中業(yè)務(wù)流程無法繼續(xù)。 (四) 預算管理與ERP系統(tǒng)集成方式 預算管理與ERP其他子系統(tǒng)在預算控制過程中數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系如圖2所示。在業(yè)務(wù)處理過程中，各相關(guān)子系統(tǒng)需要將與預算控制有關(guān)的金額或數(shù)量信息傳送給預算管理子系統(tǒng)，并且必須標明所發(fā)生的實際數(shù)與哪個預算指標相關(guān)；預算管理子系統(tǒng)根據(jù)控制規(guī)則和控制方式，將預算數(shù)據(jù)和實際數(shù)據(jù)進行對比分析，并將控制結(jié)果反饋給相關(guān)子系統(tǒng)，相關(guān)于系統(tǒng)根據(jù)控制結(jié)果對業(yè)務(wù)流程予以控制。在此過程中，如何將各于系統(tǒng)的執(zhí)行數(shù)據(jù)傳遞給預算管理于系統(tǒng)是問題的關(guān)鍵。筆者認為有以下兩種實現(xiàn)方式： 1、指標攜帶式。ERP系統(tǒng)用單據(jù)記錄與某一具體經(jīng)濟活動相關(guān)的信息，單據(jù)中的部分信息與預算控制相關(guān)，但缺乏最為關(guān)鍵的一項信息即預算指標。因此，在集成預算管理的ERP系統(tǒng)中，與預算控制相關(guān)的單據(jù)必須新增預算指標這一數(shù)據(jù)項。以對費用進行預算控制為例進行說明，費用報銷單的關(guān)鍵數(shù)據(jù)項如表1所示： 2、指標對應(yīng)式。指標對應(yīng)式是指將預算指標與業(yè)務(wù)單據(jù)中的某些數(shù)據(jù)項設(shè)置對應(yīng)關(guān)系。某筆業(yè)務(wù)發(fā)生時，系統(tǒng)將單據(jù)上的業(yè)務(wù)信息根據(jù)對應(yīng)關(guān)系轉(zhuǎn)化為預算控制所需要的預算指標，并傳送給預算管理子系統(tǒng)。如對費用進行預算控制時，可以設(shè)置費用項目與預算指標之間的多對一關(guān)系(多個費用項目可以對應(yīng)一個預算指標)；在每次費用報銷時，系統(tǒng)將費用項目自動轉(zhuǎn)化為預算指標，并將預算指標、金額、部門等信息傳送給預算管理子系統(tǒng)。 指標攜帶式和指標對應(yīng)式各有其優(yōu)勢和弊端。指標攜帶式與預算控制對象(單據(jù))的特征無關(guān)，只需要在控制對象(單據(jù))上增加預算指標數(shù)據(jù)項，這種方式為預算管理和其他子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞提供了統(tǒng)一、簡便、易于擴展的途徑，但是，在錄入經(jīng)濟活動信息時，每次都需要錄入其對應(yīng)的預算指標，增加了日常工作量。 指標對應(yīng)式事先已經(jīng)設(shè)置了預算指標和代表業(yè)務(wù)特征的關(guān)鍵數(shù)據(jù)項之間的對應(yīng)關(guān)系，每次錄入經(jīng)濟活動信息時，不需要錄入其對應(yīng)的預算指標，系統(tǒng)自動根據(jù)對應(yīng)關(guān)系將代表業(yè)務(wù)特征的關(guān)鍵數(shù)據(jù)項轉(zhuǎn)化為預算指標。但是，指標對應(yīng)式與預算控制對象的特征有關(guān)，針對不同控制對象，預算指標的對應(yīng)對象也不相同。如：通過報銷單進行費用控制時，需要在費用項目和預算指標之間建立對照關(guān)系；而通過出庫單控制辦公用品等領(lǐng)用時，需要在出庫類型和預算指標之間建立對照關(guān)系。這種控制方式不僅需要針對各單據(jù)反映的業(yè)務(wù)特征進行大量分析、抽象工作，而且難免出現(xiàn)對應(yīng)關(guān)系不能全面覆蓋管理需求的現(xiàn)象。 (五) 預算控制報告 預算控制是日常運營過程中對每筆具體經(jīng)濟業(yè)務(wù)的控制，預算控制報告則為管理者提供了一段時間內(nèi)預算執(zhí)行情況的綜合信息?；贓RP系統(tǒng)的預算控制可以實時提供控制報告，以電子報告、紙質(zhì)報告等方式傳送給相關(guān)信息使用者。預算控制報告包含以下關(guān)鍵信息：責任部門、預算期間、預算指標、原預算(經(jīng)過審批的預算，包括預算調(diào)整過程中經(jīng)審批確認的預算)、已執(zhí)行預算、可用預算(原預算扣減已執(zhí)行預算)等。預算控制報告可以采用表格、圖形等形式，并允許對預算執(zhí)行情況提供文字說明。 作者:殷建紅 張瑞君 來源:《財務(wù)與會計》2005年第11期 |
