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近日，清華大學曬出的“清華學生的計劃表”沖上熱搜，引發(fā)熱議。
這是一份“清華大學優(yōu)良學風檔案史料展”中的一份展品。
從這份計劃表上，我們可以看到——凌晨1點睡覺、清晨6點起床、6點40開始學習、晚上9點到凌晨1點……每天的日程安排得滿當當。
網(wǎng)友看完之后，紛紛表示“瑟瑟發(fā)抖”，發(fā)出感嘆“時間是公平的，每個人都擁有24小時。但就是因為不同的分配，造就了不同的人?！薄斑@可能就是我與學霸的區(qū)別吧”
說到這里，徒然想起科比的一段記者采訪。
有記者問科比：“你為什么能如此成功呢？”
科比反問道：“你知道洛杉磯凌晨4點是什么樣子嗎？”
記者搖搖頭：“不知道，那你說說究竟是什么樣子的？”
科比撓撓頭說：“滿天星星，寂寥的燈光，行人很少，而我已經(jīng)起床行走在黑暗的洛杉磯街道上，準備去訓練。一天過去，兩天過去，10多年過去了，洛杉磯凌晨的黑暗沒有改變，但我卻已變成肌肉強健、有體能、有力量、有著很高投籃命中率的運動員?！?/p>
而這就是科比成為偉大運動員的原因之一。
不僅科比，蘋果CEO庫克也與科比有著類似的日常作息時間。
他每天凌晨4點起床，4點半左右將會回復公司員工的郵件，而今年的不同的是他起床第一件事就是先花一小時時間閱讀用戶評論，然后5點左右去健身房鍛煉一小時，來保持一整天的精力充沛。
庫克特別強調(diào)要合理管理自己的時間，所以后來的iPhone手機中加入了屏幕使用時間管理功能。
值得一提的是，庫克前幾天剛成為清華大學經(jīng)管學院顧問委員會主席。
然而，在我們身邊，總有很多人感慨，“成年人的世界真的好難啊?！?/p>
我們總是很努力，但總是感覺時間不夠用，總是感覺心生不安和焦躁。
我們總是很忙碌，但總是不知道在忙什么，總是被領導責備“那件事還沒做完嗎”。
但事實上，我們真的時間總不夠用嗎？我們真的很忙嗎？
事實也證明，我們是在“偽努力”。如果我們把每天的時間仔細切割就會發(fā)現(xiàn)，不必要的打電話、閑聊、發(fā)微信、刷抖音、瀏覽網(wǎng)頁等行為占據(jù)浪費了我們很多時間。
我們捫心自問一下，“我們時間利用效率高嗎？”
究其原因，是我們出現(xiàn)了“時間危機”。
（一）我們要弄清出現(xiàn)“時間危機”的原因
1.我們什么總感覺時間總不夠用？
是因為我們不了解自己的職責，總做職責以外的事情；
是因為我們時間觀混亂，常常被中途某些不得不立即去做的事情打亂；
是因為我們不懂拒絕，常常想辦法幫別人解決問題，從而減少了自己的私人時間；
是因為我們做事不專注，常開小差，或有嚴重拖延癥，或做其他無意義的事情；
是因為我們沒有輕重緩急的順序安排，總陷入一種低價值、低產(chǎn)出的狀態(tài)中；
是因為我們凡事親力親為，其實這也不可能解決所有問題；
是因為我們不能一次性把事做完，讓問題變得更加復雜；
是因為我們?nèi)狈崆?，不夠投入，工作狀態(tài)差。
總之，越是抱怨時間不夠用的人，越是喜歡浪費時間的人。
2.我們?yōu)槭裁纯偢杏X不知道在忙什么？
是因為我們不清楚自己要做多少工作，不清楚這些工作的難易程度，不清楚自己的責任，不清楚這些工作是否有價值，不清楚正確的工作方式。
如果我們把這些弄清楚了，很多工作是很簡單的，很多工作也沒必要去做的。
并且，我們一旦認真去做，是可以在規(guī)定時間內(nèi)完成，解決所有問題。
只是我們常常人為地將工作復雜化，忙碌而沒有效率，搞不清在忙什么。
所以說，我們所謂的忙碌不過是讓自己看起來更具上進心和事業(yè)心，不過是來掩蓋自己在生活工作中的失誤和無能罷了。
（二）我們要認識到時間管理的三個方面
如果出現(xiàn)以上兩大問題，很可能就是我們在時間管理上出現(xiàn)了問題。
那怎么辦？
這說明我們要真正意識到時間管理的意義，它能讓我們減少時間的浪費，最大限度避免出現(xiàn)“時間危機”，提高工作的效率和效能。
換而言之，確保我們在單位時間內(nèi)的每一分每一秒都能得到最大限度的利用，確保我們在有限的時間內(nèi)集中精力做最重要的事，創(chuàng)造出更多的價值。
管理大師彼得·德魯克說過，“如果不對時間進行管理，那么任何管理都是沒有必要的?！?/span>
所以，從現(xiàn)在開始，我們就要高度重視并密切關注時間管理，要付諸實踐做好時間管理。
1.時間管理的四個發(fā)展階段
有關時間管理的研究已有相當長的歷史，并經(jīng)歷過四個不同的發(fā)展階段。
第一代理論著重利用便條與備忘錄，側(cè)重于如何在忙碌調(diào)配時間和精力。
第二代理論強調(diào)行事與日程表，側(cè)重于規(guī)劃未來。
第三代理論講求優(yōu)先順序的觀念，依據(jù)事情的輕重緩急設定短期、中期和長期目標，再制定相應的計劃，設定最佳時間。
第四代理論從根本上否定“時間管理”這個名詞，強調(diào)對個人進行管理，側(cè)重放在維持產(chǎn)出與產(chǎn)能的平衡上。
無論如何變化，做好時間管理都能確保時間利用和分配的效益最大化。
不過遺憾的是，我們?nèi)耘f處在一種隨心所欲揮霍時間的狀態(tài)，或者說至少我們還沒懂得如何合理地管好自己的時間。
時間管理的重點不在于時間本身，而取決于我們自己的觀念和行為，對自己的目標和思想等表現(xiàn)進行管理。
換而言之，時間管理的本質(zhì)是自我管理。
（一）時間管理要從解決拖延癥開始。
拖延是一種自我欺騙的過程，并非準備時間越長，完成工作質(zhì)量就越高。
其實，工作具有自動膨脹性，“你有多長時間完成工作，工作就會自動變成需要那么多時間?！?/span>
現(xiàn)實情況是，拖延往往與厭惡心理有關。
而拖延癥大多數(shù)人都有，幾乎占到七八成，包括名人。
著名畫家達芬奇就是其中之一。
據(jù)說當年一個富商找到達芬奇，希望他為自己的妻子畫一幅畫，并承諾給予他高昂的酬勞。
達芬奇十分爽快答應了，也十分麻利地去準備了顏料和畫筆。
但達芬奇來到畫室后，拖延癥犯了，磨磨蹭蹭地天天渾水摸魚。
就這樣四年過去了，即使富商經(jīng)常催促他快點交稿，但是他就是表面答應，背后拖著。
直到富商再也受不了，達芬奇才匆匆忙忙地提交了初稿。
而這初稿，就是世界著名畫作《蒙娜麗莎》。
所以，我們要做的就是立即行動，不要拖延。
（二）時間管理要從目標管理開始。
目標有兩大特性。
第一個是“具體的”。比如，“我要讀書”，這太籠統(tǒng)，稱不上目標。而應是“我一年要讀50本書”。
第二個是“唯一的”。凡是“寫出兩個以上的目標都等于沒有目標”。
目標缺乏以上兩個特性的話，即使再勤奮也往往很難達成。
因此，制定一個具體的目標，我們才能做好目標管理，而通過對目標管理則能達到管理時間的目的。
如何進行目標管理？
一是做好短期、中期和長期目標的時間安排。
這三者是層層相扣、互相遞進的，有助于實施具體的工作步驟，穩(wěn)定工作節(jié)奏，保持專注度，不偏離軌道和方向。
二是給目標設定期限。
這種期限是工作價值的體現(xiàn)，一旦超出就會失去意義。
有了期限，我們的工作就會變得更加規(guī)律，更加規(guī)范，我們也更有動力，對成功就更有期待。
三是把目標設定提前點。
一般來說，我們很難保證按時完成目標。
如果把時間往前提前點，就能彌補在拖延中浪費的時間，就能做到有備無患，還能促使我們提高工作效率和時間利用率。
四是一次只做一件事。
如果在一個時間段同時做多件事，容易分割我們的精力，在每件事的投入也會大打折扣。
尤其是，我們很容易在多件事上左右環(huán)顧，猶豫不決，不知先從哪件事上做起，不知如何分配時間，如何協(xié)調(diào)好不同類型的工作，從而造成時間浪費，把每一件事都搞砸。
五是一旦開始就堅決做完某件事。
一旦一項工作被切割成兩個銜接不緊密的時間內(nèi)的任務時，那日后需要花費更多的時間去完成剩余的任務。
畢竟當初的工作狀態(tài)和節(jié)奏被打亂了。
因此，一旦開始了一項工作，就要保證工作完成的完整性和連貫性，一口氣完成，而不是做到一半就突然中止和擱置。
（三）時間管理要從正確順序開始。
很多時候，我們總覺得工作一團糟，生活也被肢解得支離破碎。
這很大一部分原因，就是我們沒有將工作和生活的順序理清，失去正常節(jié)奏，最終導致混亂。
所以，把握正確的順序極其重要。
我這提供兩種方式可以參考和借鑒。
一是做對的事情比把事情做對更重要。
“做對的事情”是指正確的方向和任務，是具有價值和意義的。
而“把事情做對”是指執(zhí)行層面的，代表工作的過程，對目標能否達成不具有決定性。
所以，無論做什么事情，一定要先有明確的目標和方向，先確定自己這樣做是否正確、合理，然后再認真執(zhí)行。
否則，一旦方向錯了，那么執(zhí)行力越強大，反而越容易加大錯誤的嚴重程度，越容易偏離正確軌道。
所有執(zhí)行力也將失去意義。
管理大師彼得·德魯克說，“做對的事情而不是把事情做對”。
對此，我們應該先“做對的事情”，然后再“把事情做對”。
二是將每天所有的事情羅列出來，記在紙上，進行安排。
大腦主要是用來思考的，而不是用來記憶的。
所以，對任何一個人來講，把一天所要做的事情全部羅列出來，記在紙上，很有必要。
這能讓我們能對所有工作有一個大概認識，對一天工作時間有總體安排，從而建立起一套完整的工作計劃和工作時間表，具備了工作的邏輯性和條理性，避免拖沓和偷懶。
時間管理專家曾作出警告，
“如果我們搞不清楚自己需要做什么，或者沒有將其以一種更明確的方式全部呈現(xiàn)出來，那么我們的工作很快會陷入一種無法控制的狀態(tài)?！?/span>
這里需要我們掌握三個原則。
第一，堅持主次原則。
就是主要的工作、重要的工作必須先完成，那些必要的、不那么要緊的工作可以適當靠后。
什么是主要而重要的工作，就是那些價值最大、危害性最大的工作，然后集中資源、精力和時間去完成。
第二，堅持先易后難原則。
這能讓我們工作循序漸進，慢慢適應工作的節(jié)奏和難度，不斷強化自己的意識和狀態(tài)。
如果先難后易，一旦遇挫，則會降低工作的積極性；一旦順利，則會放松警惕性和專注度，從而在簡單的工作中出現(xiàn)失誤。
第三，堅持小事集中處理原則。
工作中，最讓人壓抑的往往是那些無關痛癢、沒完沒了的小事，而非那些更復雜更艱難的大事。
因為這些煩瑣的小事，容易讓人分心，破壞做重要工作的節(jié)奏。
所以，建議把一天的小事記在紙上，然后放在下班前10—30分鐘進行集中處理。
（四）時間管理要從消除完美主義開始。
常識中，我們往往評價一個人是完美主義，代表贊揚，普遍認為他能更好地完成一項工作。
但事實果真如此嗎？
完美主義者凡事追求完美，不放過任何一個紕漏和細節(jié)，只要出現(xiàn)任何問題都會重置再來。
比如，他們會反復斟酌每一句要說出的話，會反復推敲每一件要做的事，會反復打磨每一個要上市的產(chǎn)品，等等。
總之，他們總是吹毛求疵，不達到完美，絕不輕易收手。
可最后情況是，他們要說出的話被咽了回去，要做的事被自己推翻，要上市的產(chǎn)品錯過了最佳的市場時機。
他們也許沒有意識到，他們并沒有時間概念，或者說做事從不考慮時間；
他們有很嚴重的拖延癥，經(jīng)常表現(xiàn)出猶豫遲疑。
他們也許沒有意識到，他們重要的是按照自己的要求和標準來完成工作，而不是按時來完成工作；
他們往往在不斷找錯誤，不斷糾正，但這樣做并不能保證工作變得完美。
他們也許沒有意識到，任何工作在改造和提升過程中，都需要耗費成本，包括時間成本、金錢成本和人力成本等。
這些都會對工作價值造成損失，甚至會把工作弄得更糟。
其實，只要這些紕漏或錯誤不會影響到工作的性質(zhì)，不會對工作目標的達成產(chǎn)生不良影響，就可以直接忽略掉，沒必要斤斤計較。
精益求精可以有個基本限度.
追求美好可以控制在合理范疇里。
工作要在質(zhì)量、時間、能力和期望值之間尋找一個平衡，千萬不要因為完美主義而不斷增加時間成本，影響到原有的計劃和目標，這就得不償失。
消除完美主義，在這提供四條建議。
一是盡自己的能力做事，不要過度追求完美主義而耗費精力。
二是盡量設定一個目標，只要達成目標就算成功，沒必要再給自己施加壓力。
三是無論做什么工作都要確保有價值，考慮投入產(chǎn)出比和機會成本。
四是最重要的，就是做任何工作都要考慮時間因素，如果發(fā)現(xiàn)因為完美主義而影響到正常進度時就要立即剎車，確保工作按時完成。
其實，完成比完美更重要，再者完成本身就很完美。
（五）時間管理要從刪除沒有價值意義的事開始。
反觀我們?nèi)粘?，有些時間是被很多沒有意義和沒有價值的小事“吃掉”，經(jīng)常在一些無關緊要的事情上浪費掉。
這其實源于我們“時間無窮無盡”“時間可以隨意揮霍”的觀念。
如果我們要有所改觀，就要盡量過濾掉刪除掉那些沒有意義和沒有價值的事，保證自己花掉的每一分每一秒都物有所值。
時間管理的重要目的，在于明白自己應該做哪些事、不該做哪些事，清楚自己能做哪些事、不能做哪些事，在單位時間內(nèi)收到打動人心的效益，包括經(jīng)濟效益和精神效益。
這可以借助價值體系來判斷。
否則，沒有效益的就堅決不要在事情上浪費時間。
那哪些事情屬于沒有意義和沒有價值的呢？
一是職責范圍之外的事。
專注自己的職責，管好自己的事，永遠是首要的，也永遠是自己創(chuàng)造價值的地方。
二是無法帶來幫助和改變的事。
比如手機游戲就不會給我們帶來多少成就感和實際利益。
三是會帶來負面影響的事。
我們經(jīng)常會被外來的瑣事干擾，破壞工作節(jié)奏和狀態(tài)。
四是成本大于收益的事。
任何一丁點兒事都有時間成本。如果在某個時間段投入的精力和成本大于收益，就證明做這件事會吃虧。
五是已經(jīng)做好的事。
如果一件事已經(jīng)被自己或別人做好了，并且有不錯的產(chǎn)出，這就證明這件事所能榨取的價值很低，我們就沒必要再重復做一次。
六是錯過了最佳時間段的事。
很多事情具有時效性，只有在對的時間去做，才能產(chǎn)生最大的收益。
如果錯過，就沒有必要再刻意去把握一次。
七是風險大收益小的事。
去冒險做這樣的事，得不償失。
八是那些做不到的事。
我們要及時評估自己的實際能力和形勢的變化，否則在做不到的事上努力，不僅會浪費時間，更會延緩整個目標計劃進度。
適當?shù)姆艞壓苡斜匾?，需要勇氣和智慧，要果斷說“不”。
九是可做可不做的事。
這屬于雞肋。
其實，這種事做成了，收益也很低；一旦沒做好，反而會造成很大的損失。
這要在第一時間快刀斬亂麻，做出有利抉擇。
這也許不是最高效的，但一定是最合理的。
（六）時間管理要處理好四種關系開始。
我們一直在強調(diào)，不要隨意揮霍時間，也提供了多種做好時間管理的方法。
但這并不是說明，我們要把時間安排得密集緊湊，不給自己留一點休息的縫隙。
正當其時，這章給我們提了一個醒，“一個不懂得休息的人也不懂得工作”。
因為一旦時間使用過度，或者時間利用太過充足，這反而會導致時間效率低下。
所以，我們在做時間管理時要處理好四種關系。
一是時間與生活的關系。
我們知道，很多人都陷入工作和生活的矛盾沖突中，不知所措，甚至影響到家庭和睦。
這就要求我們不能把所有時間都花在工作上，應該騰出一些時間給生活。
事實上，超額工作很難帶來同比例的價值和效益，真正的成功者也不會通過加班來證明自己。
成功者往往懂得享受生活，享受時光。
這有助于我們釋放壓力，調(diào)節(jié)身心健康，有助于提高工作效率。
二是時間與思考的關系。
工作中，很多人愿意付出更多的努力和精力，甚至犧牲休息時間。
但工作中，除了要埋頭苦干，更應懂得給思考騰出一些時間。
思考工作中存在的問題和解決的措施，
思考工作中存在的規(guī)律和特點、優(yōu)點和缺陷，
思考提高工作質(zhì)量和效率的辦法，以及下一步工作安排個計劃。
三是時間和規(guī)劃的關系。
“時間最不偏私，給任何人一天24個小時。時間也最偏私，給任何人一天都不是24個小時?！?/p>
這說明每個人都無法充分利用24個小時。
我們也沒必要這么做。
因為時間安排得太滿往往會造成生活和工作的壓抑，讓我們處在一種被規(guī)劃的世界中。
這種被規(guī)劃的感覺讓我們對生活和工作失去熱情和興趣。
所以，我們要在規(guī)劃中騰出一些時間。
這部分時間是徹底的、失控的，不屬于任何人、任何事，也可用于任何人、任何事，順其自然，讓我們能達到一種自由、放松和舒適的狀態(tài)。
四是時間和自由的關系。
其實，我們的時間并不能讓我們自由支配，它受到社會的支配和他人的支配。
但我們又不是機器人，按照一種固定模式運轉(zhuǎn)。
實際上，我們還是可以給自由騰出一些時間的。
比如，我們可以根據(jù)自己的工作狀態(tài)來安排作息時間，也可以按照自己的需求來安排工作時間和生活時間。
這可以讓我們的效率和狀態(tài)保持在一個較高的水準，確保時間利用價值最大化。
當然，這需要我們在遵守常規(guī)的時間安排的基礎和前提下來做，尊重規(guī)律，分清主次。
否則，這種自由支配時間就失去了意義。
換句話說，這種自由是一種相對的，是有限的自我支配。
那有沒有一套具體的能做好時間管理的實用工具呢？
有。
在這重點推薦三套時間管理的工具，分別是二八法則、四象限法則和六點優(yōu)先工作制。
這三套工具既非常好理解，又可以直接拿來用。
其中，六點優(yōu)先法則尤值得仿效，被世界管理界比喻成“價值2.5萬美元的時間管理方法”。對此，我也會詳細介紹。
（一）二八法則：把握20%最重要的事
二八法則，是由意大利經(jīng)濟學者帕累托提出。
其實，我們在生活和工作中經(jīng)常會接觸到二八法則。
它原先運用于經(jīng)濟領域，對財富分配進行分析，認為20%的人掌握了80%的財富，后來擴展到社會各個領域，并最終形成了最基本的社會定律。
比如，20%的人做了80%的工作，20%的人掌握了80%的資源。
這個定律在時間管理方面也同樣存在，主要體現(xiàn)在兩個方面。
一是花費80%的時間做最重要的事，20%的時間做次要的事。
二是先做20%的重要工作，然后做80%其他的工作。
所以，二八法則的核心就是把握20%最重要的事。
因為這20%往往也是最有價值、能夠影響全局的，只要控制住了20%，那么剩余的工作將變得更加輕松，整體的工作效率和價值也能夠得到最基本的保障。
對此，在日常生活和工作中，我們做好時間管理，就要牢記二八法則，這樣可以有效指導我們，避免“胡子眉毛一把抓”，從而不會迷失方向和目標。
比如，在工作安排中，我們可以把20%最重要的工作放在最前面，把80%的資源分配到20%最重要的部門，抓住普遍問題中的20%最關鍵性問題進行解決，重點培養(yǎng)20%的精英員工，重點開拓20%的市場，重點拉攏20%的重要客戶，等等。
換而言之，我們掌握了二八法則，就能將復雜問題簡單化，只要集中精力做好那20%的工作就可，抓住關鍵人員、關鍵環(huán)節(jié)、關鍵用戶、關鍵項目、關鍵崗位、關鍵問題、關鍵方法即可，這樣就可以騰出其他時間去做其他工作，從而保證所有工作的平衡。
（二）四象限法則：把握緊急而重要的事
很多人都對時間管理在認知方面存在誤區(qū)，認為時間管理就是對時間進行分配，確保每一項工作都可以得到安排。
但其實不是。
時間管理的關鍵在于把主要的精力和時間集中放在處理最重要的事情上，只要這些事情完成了，時間價值就可以獲得最基本的保障。
著名管理學家史蒂芬·柯維按照工作重要和緊急兩個方面，提出了四象限法則。
第一象限是緊急而重要的事。這類事必須第一時間優(yōu)先解決。
第二象限是重要而不緊急的事。這類事通常會制定各種計劃，并在未來的一段時間內(nèi)完成。
第三象限是緊急而不重要的事。這類事容易導致心理誤導，誤以為重要，但實際上沒有多大價值和意義，可以授權給別人做，甚至可以忽略。
第四象限是不緊急也不重要的事。這類事大多是瑣碎的雜事，通常會浪費我們的時間。
其中，第二象限的事要格外引起我們的注意，有必要多花精力。因為這類事的投資回報率是最大的。
（三）六點優(yōu)先工作制：把握6件最重要的事
簡單講一個故事。
美國伯利恒鋼鐵公司總裁理查斯·舒瓦普因公司瀕臨破產(chǎn)，于是向效率大師艾維·李咨詢求助。
艾維·李聽完他的講述后，說自己可以提供一種有效的方法，保證他的公司在10分鐘內(nèi)提升50%業(yè)績。
他當然不會相信，于是艾維·李讓他在10分鐘內(nèi)在紙上寫下明天要做的6件最重要的事，并每天堅持下去。
因為在艾維·李看來，如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士，或者會成為一位高效人士。
他接受了這個建議，付諸實踐，結果只用了5年時間，就讓他的公司從一個小鋼廠一躍成為當時全美最大的私營鋼鐵企業(yè)。
艾維·李因此獲得2.5萬美元咨詢費。
所以，管理界將該方法比喻為“價值2.5萬美元的時間管理方法”。
這就是六點優(yōu)先工作制，是一種比較簡單實用的時間管理工具，最核心的內(nèi)容就是每天整理出6件最重要的事，并排好順序依次完成。
相對于其他時間管理方法，六點優(yōu)先工作制更為直接和明確，對我們每天所要做的事情都有一個明確的數(shù)量要求，這會讓我們每一天過得充實高效，也會將時間利用價值達到最大化。
在這，我們要有一個基本認識，那就是當我們準備要把工作全部做到位時，那也就說明我們的時間管理正在出現(xiàn)混亂。
在這，我們也要有一個基本認識，時間管理的工具并不能解決所有問題，也不要盲目迷戀工具。
以上提供的三套時間管理的工具，最好不要混合使用。
因為不同的體系和模式通常無法兼容，混合使用可能會導致沖突，造成相互阻礙。
而每一套時間管理工具都有自己的特點和優(yōu)勢，所以建議最好單獨使用。
