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你的時間需要管理(一)
愉耘
>《待分類》
2022.09.07 廣東
關(guān)注
在閱讀之前,以為這是一本枯燥的關(guān)于時間管理的書,后來才發(fā)現(xiàn),這本書通俗易懂,且可操作性強。
今天想花點時間介紹這本書。
書中人物有二,一是小強,二是他的領(lǐng)導(dǎo)及導(dǎo)師——老付。
內(nèi)容一句話概括就是,小強在老付的幫助下學(xué)習(xí)時間管理,最后升職加薪的故事。
結(jié)構(gòu)脈絡(luò)
全書可分為六個部分:
1.尋找種子
2.小樹發(fā)芽
3.長出主干
4.抽出綠枝
5.開花結(jié)果
6.摘下果實
尋找種子
學(xué)習(xí)時間管理的前提是,找出浪費時間的源頭。書中老付介紹了《時間統(tǒng)計表》,要求小強連續(xù)5個工作日記錄時間使用狀態(tài),周六統(tǒng)計三種狀態(tài)所占比例。
在這里還提到了一個概念:時間黑洞。因為大腦不善記憶的原因,我們的注意力很容易被一些信息吸引,導(dǎo)致時間在不自覺中浪費。而
時間黑洞,就是這些被浪費掉的時間的集合
。
避開時間黑洞的小策略:
關(guān)掉聊天工具
關(guān)掉郵箱的“郵件到達提醒”功能
保持辦公環(huán)境干凈整潔,且所需辦公用品觸手可及
給水杯倒?jié)M水
準(zhǔn)備一天的任務(wù)清單,完成則劃掉一項
選一張舒適的椅子
盡量隔離自己,告訴同事別在這1-2小時內(nèi)打擾自己
做事分清輕重緩急,先解決最重要、最迫切的事情
無法集中精力時先休息一會
設(shè)置任務(wù)最后期限
我們學(xué)習(xí)時間管理是為了掌握自己的渠道,讓時間流去我們想去的地方。
而
時間日志就是避開時間黑洞、找到高效時段的法寶。
記錄時間日志有以下幾點好處:
每小時提醒你珍惜自己的時間
充分地掌握自己的時間,避免輕易原諒自己
分析自己時間的投入與產(chǎn)出
找到你的最高效時間段
在這里,老付介紹了自己的工作四步法:
將所有的任務(wù)放入工作籃
將可以置之不理的任務(wù)清除掉;將必須在某天處理或者必須轉(zhuǎn)交別人處理的任務(wù)拿出來;將那些可以在兩分鐘之內(nèi)完成的任務(wù)立即完成
將需要在特定日期處理的事情寫進日程表;將需要別人處理的事情立即轉(zhuǎn)交并且設(shè)置到期提醒;將需要現(xiàn)在處理的事情擺在辦公桌上
在自己最高效的時段,做最重要的事情;其他的事情也做合理安排
什么是最重要的事?那取決于你的價值觀。
小樹發(fā)芽
這一章主要是學(xué)習(xí)基本的時間管理方法,包括:四象限法則、投資時間、腦袋只裝一件事、衣柜整理法。
一、四象限法則
因為工作性質(zhì)的原因,四象限法則對我的作用不大。但老付提到的兩點方法還是值得借鑒的,一是猴子法則,二是第二象限工作法。
猴子法則解決的是第三象限的問題——不重要但緊急。把別人給的猴子還給別人,也就是說,拒絕別人給的難題,盡量各自處理自己的工作,或者把權(quán)力下放,把任務(wù)交給別人完成,不能大包大攬。
第二象限作為主要精力所在,需要我們花費大量的時間。所以在這一象限的事務(wù),要第一時間進行目標(biāo)描述和任務(wù)分解,然后跟蹤精力投放情況。
二、投資時間和腦袋只裝一件事
投資時間和腦袋只裝一件事其實是四象限法則的延伸。
首先說說投資時間,時間是無法取代、無法蓄積的,失去就是失去。要想提升時間價值,要么想辦法升職,提高年薪,要么想辦法減少總工作時間。
如何投資時間?像巴菲特學(xué)習(xí)。
1.找出杰出的公司。也就是找出能創(chuàng)造更大價值、更重要的事。
2.少就是多。找出準(zhǔn)備最充分且最重要、最迫切的任務(wù)去完成。
3.押大賭注于高概率事件上。也就是要事第一的原則,每天投入大量時間在最重要的事情上,不完成,則不做其他事。
4.要有耐心。很多任務(wù)不是立馬見成效的,要用時間去證明任務(wù)的高回報。
5.不要擔(dān)心短期價格波動。把精力主要投放在第二象限,不要因為緊急不重要的事務(wù)影響個人情緒。
腦袋只裝一件事,也就是一次只做一件事。把精力專注于一件事,能得到更好的結(jié)果。
這里有一個疑問,一件事是哪一件事?老付給出的答案是,下一步行動。
任何已經(jīng)確定的、需要2分鐘以上才能解決的下一個單一行動就是下一步行動。
我們在第二象限取出項目后進行任務(wù)分解,分解后,將行動寫入清單,然后取出下一步行動并完成,接著在清單上劃銷,并找出下一個下一步行動。以此循環(huán)。
三、衣柜整理法
衣柜整理法,顧名思義,跟日常我們收拾衣服差不多。可以分為收集、處理、組織、回顧、行動五個步驟。
1.收集,就是把一切引起我們注意的事情收集起來。關(guān)鍵在于清空大腦,心如止水。比如,我們在寫工作方案時,老板交代了某件事,這時就可以利用紙筆或者電子軟件記錄下該事項,以免影響目前的工作。
2.處理,要堅持從最上面一項開始,且一次只處理一件事情。把事情從工作籃里拿出來,進行簡單的分類,確定它們的實質(zhì)以及解決方法。
3.組織就是對分類好的事務(wù)重新儲存。
這里可以應(yīng)用“3+1”清單系統(tǒng),一個收集籃+三個清單(將來某時/也許清單、待辦事項清單、項目清單)。
將來某時/也許清單是放置將來某個時刻可能會發(fā)生的任務(wù),需要長時間存留。
待辦事項清單很好理解,我們目前需要完成的任務(wù)。
項目清單包括記錄項目、項目分解、確定行動和下一步行動,我們在項目清單進行記錄與思考,然后把確定的下一步行動寫在待辦事項清單里。
4.回顧相當(dāng)于我們每天打開衣柜,看到滿滿的衣服時,思考這樣放置是否得當(dāng)、是否需要改進,是為了在新的高度看待問題,重新審視目標(biāo)。
回顧將來某時/也許清單,看看是否有任務(wù)可以放入項目清單或待辦事項清單,看看是否有已忽略的過期任務(wù)需要刪除。
回顧項目清單,檢查項目是否完成,是則總結(jié)項目成果,否則找出下一步行動。
回顧待辦事項清單,是否有已解決而未刪除的任務(wù),是否有任務(wù)需要在特定時間進行,是否有需要優(yōu)先處理的任務(wù)。
長出主干
在這一章里,老付提到了制定目標(biāo)。
目標(biāo)我們都不陌生,目標(biāo)失敗更不陌生。
為什么會失敗呢?
設(shè)定了不可達成的目標(biāo)
沒有將目標(biāo)分解為計劃
放任偶爾的失敗
沒有寫下來
沒有及時修正目標(biāo)
沒有堅持行動
針對這幾點原因,老付提出以下幾點建議:
1.利用SMART原則正確描述目標(biāo)。
2.利用大樹分解法目標(biāo)分解。
3.提高執(zhí)行力。
把分解后的目標(biāo)寫下來,用紙筆細化行動,讓自己形成潛意識,與自己形成契約。
拒絕第一次失敗,一次失敗容易導(dǎo)致后面的行動受阻,引起連鎖反應(yīng),次數(shù)見多,人就會變得麻木。
而當(dāng)我們遭遇失敗時,要分析失敗的原因,重新審視目標(biāo)和計劃,看看是否需要修改完善。
4.利用六個高度原則制定系統(tǒng)目標(biāo)。
不形成系統(tǒng)的目標(biāo)是不能形成合力的,就像一條斷裂的鐵鏈,只有連在一起,才能發(fā)揮最大的作用,環(huán)環(huán)相扣,緊密相連,每完成一個目標(biāo)都有更大的動力和興奮度去面對下一個目標(biāo)。
什么是六個高度?
原則、愿景、目標(biāo)、責(zé)任范圍、任務(wù)、下一步行動。
六個高度是金字塔狀的,每個目標(biāo)都從屬某個愿景,某個愿景從屬某個原則,因而,我們要自上而下設(shè)定目標(biāo),層層遞進,逐步細化。
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