首先需要清楚的是什么時候需要一個GTD工具，典型的情況就是事情多而雜，事情一般較復雜需要多個步驟多人協(xié)助才能夠完成，有些好想法沒有記錄空閑的時候又無事可做等。這些都是可以考慮開始使用GTD工具的，GTD宗旨應該就是最簡單高效的來完成事務。
初始階段 - 使用前的配置Define Contexts @ - 定義上下文上下文是用來描述一個活動應該在哪里或者什么時候被執(zhí)行。一些典型的上下文定義的例子上打電話時候，在計算機旁，在網上，在商店，在公司，在家，工作外，周末等等。我們也可以將上下文理解為分類，但是上下文的作用是幫助你決定你下一步可以做什么，我們下一步能夠做什么往往是跟我們所處的環(huán)境，時間和身邊所具有的工具相關的。比如有些活動或事情，你只能夠考慮在周末才能夠完成。
Criteria - 定義準則ThinkRock提供了三種準則和默認的一些數(shù)據(jù)定義可以進行選擇。包括時間，精力和優(yōu)先級，而這些也是一個活動或任務的重要屬性。時間是完成一項初步估算的時間投入。精力情況代表了任務的復雜程度，而優(yōu)先級則代表了任務的重要和緊急程度。以上三個準則的作用仍然是在幫你分析在你所處的某一個狀態(tài)和場景下可以選擇哪些活動來執(zhí)行。比如快下班了精力已經很難集中，思維也跟不上，就可以選擇些瑣碎的日常小事情來做。
Topic - 分類主題正宗的活動或任務的分類，可以按照平衡記分卡的方式分為工作，生活，學習，財務等多個方面。也可以按照自己日常事務活動實際情況進行分類。現(xiàn)在ThinkRock上的Topic還不支持樹狀的多層次分類。如果能夠支持兩層的分類的話就會好一點了。
收集階段 - Collect Thoughts只有想到什么需要去做的東西，都可以在這里記錄，先不用去細化如何做，或者說什么時候做。在GTD里面提到的InBox就是在這個階段，這個階段關心的重點就是任何好的想法都要及時的記錄下來，以便于后續(xù)在有時間的時候安排行動計劃。很多時候我們就是有些好點子沒有記錄下來，到了較為空閑的時候又不清楚可以做什么事情了。對于錄入的Thoughts只需要去關心Topic分類，由于還沒有轉化為具體的活動或項目，其它屬性和順序都不用去關注和確定。
處理階段 - Reference<->Process Thoughts<->Someday Maybe當我們收集了這些點子后，我們第一步要做的分析就是這些思考的點子是否可以付諸于行動。如果是可以付諸行動的我們就需要講這個思考轉化為一個具體的活動任務。當我們把一個想法轉變?yōu)槲覀兙唧w的活動的時候，活動的狀態(tài)有五種選擇:
a.如果這項活動處理時間<2分鐘，則你可以直接完成，直接在完成后點Done旁邊的CheckBox就可以了。
b.如果這項活動你還不希望開始，但是有想要記錄這個活動，你可以將活動設置為Inactive狀態(tài)即可，代表活動還沒有激活。
c.如果希望活動盡可能快的開始，則直接選擇 Do ASAP 狀態(tài)。
d.如果已經知道活動是發(fā)生在一個特定的日期或時間，則選擇Scheduled狀態(tài)，然后設置具體的時間。
e.如果活動需要委派給他人處理，則選擇Delegated狀態(tài)，然后確定委派人并可以發(fā)郵件通知他們。
在這里我們要注意的是如果這件事情比較大，需要分解為多個步驟或活動來完成。我們就應該將該Thoughts直接轉化為一個項目。在這里我們仍然需要再次強調項目的定義，是有明確的目標和開始截止時間的。另外ThinkRock項目作用就是講完成共同目標的活動組織起來，同時還支持大項目套子項目。
組織，審查和執(zhí)行 - Organise,Review & Do到了這個階段我們要做的就是不斷的組織我們的活動，對活動完成情況進行審查如果完成及時的將其扔到已完成任務列表中。有些活動現(xiàn)在可能不緊急，但是有明確的截止完成日期。有些活動不僅有截止日期，還需要我們盡可能早的完成。還有些活動在執(zhí)行過程中會發(fā)現(xiàn)比原計劃復雜需要多個步驟來完成，這個時候可以講活動轉化為項目來管理。
還有一類就是前面談到的Delegated狀態(tài)的活動，這類活動往往需要他人協(xié)助來共同完成，因此需要我及時的進行跟蹤監(jiān)控以保證總體的目標和進度完成。而我們進行GTD的目標也很簡單，就是要以最快的速度和效率將Inbox里面的想法轉化到Done狀態(tài)，而不是讓大量的活動或任務處于等待和未完成狀態(tài)。
