目前除了很少數(shù)大企業(yè)建立或研發(fā)了自己的集成財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)外，多數(shù)企業(yè)尤其是中小企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)軟件的使用仍然是首鼠兩端。原因一是市場(chǎng)上可選擇智能化的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)軟件本來就不多，而通用的軟件一般難以滿足企業(yè)個(gè)性化的需要；二是對(duì)于一些中小型企業(yè)，購買或開發(fā)財(cái)務(wù)管理軟件在成本上難以接受。
由此，許多企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)分析時(shí)不得不面臨著如下問題：
（1）多數(shù)都是利用手工計(jì)算財(cái)務(wù)指標(biāo)，其計(jì)算工作量較大；
（2）企業(yè)都是按照上級(jí)要求計(jì)算財(cái)務(wù)指標(biāo)，企業(yè)很少自行設(shè)計(jì)，因而很難更全面更系統(tǒng)地進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，難以充分發(fā)揮本身的積極性和主動(dòng)性，不利于管理水平的提高；
（3）有些實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位，在其會(huì)計(jì)軟件中可能有一些財(cái)務(wù)分析指標(biāo)。但這些指標(biāo)如果不能增加或修改，往往就難以充分滿足各種企業(yè)的不同需要，在出現(xiàn)臨時(shí)性分析工作或新的業(yè)務(wù)內(nèi)容和流程時(shí)，令企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作捉襟見肘。這一點(diǎn)，即使在企業(yè)已有財(cái)務(wù)管理軟件的情況下也難以避免。
針對(duì)上述存在的問題，利用一些通用軟件如Excel電子表格進(jìn)行財(cái)務(wù)分析或輔助財(cái)務(wù)分析，實(shí)現(xiàn)部分財(cái)務(wù)管理軟件功能或補(bǔ)充原有軟件缺陷，不失為一個(gè)現(xiàn)實(shí)、方便和經(jīng)濟(jì)的手段。
利用Excel進(jìn)行分析財(cái)務(wù)分析，大致需要以下幾個(gè)階段，每個(gè)階段各有其需要注意的事項(xiàng)：
要以現(xiàn)行財(cái)務(wù)報(bào)表為基礎(chǔ)，然后在項(xiàng)目上進(jìn)行一些必要的調(diào)整，如增加變動(dòng)成本、貢獻(xiàn)毛益、固定成本、稅息前利潤、速動(dòng)資產(chǎn)、長期資產(chǎn)等。需要注意：如果采用自動(dòng)填列財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的方法，調(diào)整的項(xiàng)目必須列于會(huì)計(jì)軟件或Excel模板提供的報(bào)表之下，以免自動(dòng)填列財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)對(duì)不上行次。
包括本期數(shù)欄、上期數(shù)或計(jì)劃數(shù)欄、行業(yè)平均數(shù)欄、比較欄，比較欄可分絕對(duì)數(shù)與相對(duì)數(shù)，即差額和百分比。當(dāng)然，為了清晰起見，欄目也不要設(shè)置過多，可以將不同的比較內(nèi)容置于同一工作簿的不同工作表中。
一要注意指標(biāo)的內(nèi)容，可以根據(jù)企業(yè)具體需要確定。如經(jīng)濟(jì)效益綜合指標(biāo)體系、杜邦財(cái)務(wù)分析體系、破產(chǎn)測(cè)試比率體系，另外可以考慮增加利息保證倍數(shù)、現(xiàn)金比率、固定比率、固定長期適合率等等指標(biāo)。
二要注意指標(biāo)的位置，必須在給定的報(bào)表格式之下。
在確定分析指標(biāo)時(shí)，要遵循以下原則：
(1)要根據(jù)各種分析目的確定指標(biāo)。
(2)分析指標(biāo)也有一個(gè)與國際接軌的問題。如美國鄧氏公司的14種比率，美國《報(bào)表研究》年刊中登載的11種比率，再如國際著名評(píng)估機(jī)構(gòu)的評(píng)估指標(biāo)，都可納入其中。
(3)不僅要考慮目前需要，而且要考慮未來需要?？茖W(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的出現(xiàn)，在財(cái)務(wù)指標(biāo)上必須有較大的創(chuàng)新。
(4)為了避免未來損失，應(yīng)該盡可能將可能需要的指標(biāo)納入其中，另一方面，指標(biāo)不能太多太濫，以免喧賓奪主。
要迅速、及時(shí)地計(jì)算財(cái)務(wù)指標(biāo)，就要事先將每個(gè)計(jì)算公式錄入到某一個(gè)單元格中。這里需要注意的問題：一是公式的位置，必須與要計(jì)算的指標(biāo)在同一行;二是公式的寫法，如果引用其他單元格的資料要用該單元格的地址來表示，至于用絕對(duì)單元格還是用相對(duì)單元格則視需要而定。一般說來用相對(duì)單元格即可。
填列報(bào)表數(shù)據(jù)有兩種方法：一是手工錄入，二是自動(dòng)生成。其中自動(dòng)生成又分兩種情況，一是利用電算會(huì)計(jì)報(bào)表，其基本作法是首先調(diào)出電算會(huì)計(jì)報(bào)表文件。然后另存為。Excel文件，接著保存、關(guān)閉，最后再用Excel調(diào)出所另存的文件即可。H是利用數(shù)據(jù)庫，其基本作法是首先在Excel下調(diào)出數(shù)據(jù)庫文件，然后輸入分析內(nèi)容，最后另存。具體過程為：Excel——打開文件——文件名(.dbf后綴)——輸入指標(biāo)和公式——另存——文件名——保存。
需要說明，在Excel程序中，一般裝有工業(yè)、商業(yè)、旅游業(yè)、運(yùn)輸業(yè)、金融業(yè)等幾個(gè)行業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表模板，具體包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤分配表、財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表。如果手工輸入，應(yīng)該先打開某報(bào)表模板，然后錄入原始數(shù)據(jù)，生成報(bào)表后，再復(fù)制到分析文件中。這種方法的特點(diǎn)是無需計(jì)算流動(dòng)資產(chǎn)、固定資產(chǎn)凈值、資產(chǎn)總值、負(fù)債總額等合計(jì)欄，由系統(tǒng)自動(dòng)生成。但是由于財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表已被現(xiàn)金流量表所取代，故現(xiàn)金流量表需自行編制或自制模板。如果是施工、房地產(chǎn)、股份制、外商投資等企業(yè)，由于系統(tǒng)未提供各種報(bào)表模板，企業(yè)也應(yīng)自制。
當(dāng)完成了上述步驟后，各分析指標(biāo)的結(jié)果就自動(dòng)生成了。如果為了直觀，還可以將結(jié)構(gòu)分析、趨勢(shì)分析的結(jié)果在圖表中反映出來。
為了防止已輸入單元格中的公式被誤刪、誤改，或人為篡改，為了防止報(bào)表數(shù)據(jù)的泄密和修改，同時(shí)為了工作表下次繼續(xù)使用，可以將分析表的格式即各項(xiàng)目單元格和帶有公式的單元格設(shè)定密碼保護(hù)。如果不擬顯示公式，還可將公式予以隱藏。其作法是：首先，將某些單元格(主欄項(xiàng)目和賓欄項(xiàng)目之外而又不帶有公式的單元格)排除在保護(hù)范圍之外。即：選定——格式——單元格——保護(hù)——對(duì)上述單元格選定為不“鎖定”;然后，再對(duì)擬保護(hù)的帶有公式的單元格設(shè)定為鎖定、隱藏，方法同上;最后，再對(duì)工作表進(jìn)行保護(hù)，即：工具——保護(hù)——保護(hù)工作表——選項(xiàng)——選擇對(duì)話框的“內(nèi)容”等項(xiàng)——輸入密碼——確定——再輸入——密碼——確定。這樣就實(shí)現(xiàn)了保護(hù)。當(dāng)下次再打開時(shí)，必須輸入密碼。當(dāng)然，對(duì)整個(gè)分析文件還可設(shè)定打開口令和修改權(quán)口令保護(hù)。
最后，需要注意，如果原來設(shè)計(jì)的欄次、指標(biāo)不敷應(yīng)用，則也可對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行調(diào)整，增加主欄或增加賓欄，追加分析項(xiàng)目。但設(shè)定保護(hù)后，必須撤銷對(duì)工作表的保護(hù)，修改后還要對(duì)文件重新命名。
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