使用Word2003為文檔創(chuàng)建目錄，最好的方法是根據(jù)標(biāo)題樣式。具體地說(shuō)，就是先為文檔的各級(jí)標(biāo)題指定恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式，然后Word就會(huì)識(shí)別相應(yīng)的標(biāo)題樣式，從而完成目錄的制作。通過(guò)前面“在大綱視圖中工作”部分的學(xué)習(xí)，我們已經(jīng)知道，在大綱視圖中創(chuàng)建好文檔的綱目框架時(shí)，Word自動(dòng)為各級(jí)標(biāo)題賦予了樣式。在這種情況下，我們完成正文的輸入后，就可以直接制作文檔目錄了。
下面的練習(xí)我們將提供一個(gè)名為“思科樂(lè)器銷(xiāo)售概要（原始文件）”的原始案例文檔，它放在文章末尾的下載鏈接中，由于操作過(guò)程學(xué)要用到，所以請(qǐng)大家先去下載好。同時(shí)也建議下載最終效果文件，對(duì)學(xué)習(xí)目標(biāo)有個(gè)初步了解之后再進(jìn)行操作，更利于學(xué)習(xí)把握的效果。
1. 打開(kāi)“思科樂(lè)器銷(xiāo)售概要（原始文件）”案例文檔，由于各級(jí)標(biāo)題運(yùn)用了恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式，所以可以直接進(jìn)入創(chuàng)建目錄的步驟了。
2. 文檔目錄通常位于文檔名稱(chēng)之后，于是將插入點(diǎn)定位于“思科銷(xiāo)售概要”下一段，按下鍵盤(pán)“Ctrl+Enter”插入了一個(gè)分頁(yè)符，然后在“思科銷(xiāo)售概要”下方適當(dāng)位置輸入“目錄”，設(shè)置為“居中對(duì)齊”。
3. 將插入點(diǎn)放在“目錄”下方恰當(dāng)位置，選擇菜單“插入→引用→索引和目錄”命令，打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框，選擇“目錄”選項(xiàng)卡（圖 18）。
圖18
4. 在這里我們將設(shè)置與創(chuàng)建目錄相關(guān)的內(nèi)容。比如可以單擊“格式”框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇Word預(yù)設(shè)置的若干種目錄格式，通過(guò)預(yù)覽區(qū)可以查看相關(guān)格式的生成效果，這里我們選擇“正式”（圖 19）。
圖19 5. 單擊“顯示級(jí)別”框的選擇按鈕，可以設(shè)置生成目錄的標(biāo)題級(jí)數(shù)，Word默認(rèn)使用三級(jí)標(biāo)題生成目錄，這也是通常情況，假如你需要調(diào)整，在此設(shè)置即可。這里我們操持默認(rèn)。
6. 單擊“制表前導(dǎo)符”框的下拉箭頭，可以在彈出的列表種選擇一種選項(xiàng)，設(shè)置目錄內(nèi)容與頁(yè)號(hào)之間的連接符號(hào)格式，這里默認(rèn)的格式為點(diǎn)線。
7. 完成與目錄格式相關(guān)的選項(xiàng)設(shè)置之后，單擊“確定”按鈕，Word即可自動(dòng)生成目錄（圖 20）。
圖20 8. 目錄生成后，也許外觀并不符合我們的要求，在這種情況下，我們可以方便地根據(jù)自己的要求進(jìn)行更改。
9. 假設(shè)我們想把目錄中一級(jí)標(biāo)題文字改為“藍(lán)色”，則進(jìn)行如下操作：用和前面相同的方法進(jìn)入“索引和目錄”對(duì)話框，并選擇“目錄”選項(xiàng)卡，單擊“修改”按鈕。假如你的“修改”按鈕是灰色的，則單擊“格式”框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇“來(lái)自模板”選項(xiàng)（圖 21）。
圖2110. 打開(kāi)“樣式”對(duì)話框，由于我們要對(duì)目錄中一級(jí)標(biāo)題文字進(jìn)行修改，故選中樣式列表框中的“目錄1”，然后單擊“修改”按鈕（圖 22），打開(kāi)“修改樣式”對(duì)話框。
圖22 11. 單擊“修改樣式”對(duì)話框中的“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令（圖 23），顯示“字體”對(duì)話框。通過(guò)改對(duì)話框把字體顏色改為藍(lán)色即可，然后依次單擊確定，最后會(huì)彈出是否替換所選目錄的詢(xún)問(wèn)，單擊“是”后（圖 24），目錄中一級(jí)標(biāo)題根據(jù)我們的修改變?yōu)樗{(lán)色。
圖23圖2412. 假如有其它的修改要求，可以參照上面的操作方法進(jìn)行。最后，值得注重的是，假如當(dāng)目錄制作完成后又對(duì)文檔進(jìn)行了修改，不管是修改了標(biāo)題或正文內(nèi)容，為了保證目錄的絕對(duì)正確，請(qǐng)對(duì)目錄進(jìn)行更新。操作方法為：將鼠標(biāo)移至目錄區(qū)域單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“更新域”命令，打開(kāi)“更新目錄”對(duì)話框，選擇“更新整個(gè)目錄”單選框，然后單擊“確定”即可更新目錄（圖 25）。
圖25 索引的制作上面的練習(xí)中我們介紹了目錄的創(chuàng)建、修改與更新，基本包括了目錄制作的常見(jiàn)任務(wù)，接下來(lái)我們來(lái)進(jìn)行索引的制作。
索引的制作主要包含兩個(gè)步驟：一是對(duì)需要?jiǎng)?chuàng)建索引的要害詞進(jìn)行標(biāo)記，用Word術(shù)語(yǔ)講就是標(biāo)記索引項(xiàng)，這個(gè)步驟我們將告訴Word，我們希望哪些要害詞參與索引的創(chuàng)建；二是調(diào)出“索引和目錄”對(duì)話框，通過(guò)相應(yīng)的命令創(chuàng)建索引。
1. 還是在上面的案例文檔中，進(jìn)行下面的練習(xí)之前建議保存一下學(xué)習(xí)成果。
2. 需要提前說(shuō)明一下的是，或許該文檔在實(shí)際工作中并不需要?jiǎng)?chuàng)建索引，下面的操作只是利用它介紹索引創(chuàng)建的方法，我們假設(shè)主要以人名或公司名為要害詞創(chuàng)建索引。
3. 下面進(jìn)行標(biāo)記索引項(xiàng)。在文檔“二、公司”部分找到第一次出現(xiàn)“Ralph Weems”的位置，并選中它，然后打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框，并選擇“索引”選項(xiàng)卡。
4. 單擊“標(biāo)記索引項(xiàng)”按鈕，打開(kāi)“標(biāo)記索引項(xiàng)”對(duì)話框，可以看到“主索引項(xiàng)”框內(nèi)自動(dòng)顯示了索引標(biāo)記內(nèi)容，這里為“Ralph Weems”，然后單擊“標(biāo)記”按鈕（圖 26），可以完成對(duì)第一個(gè)要害詞“Ralph Weems”的標(biāo)記。
圖26 5. 完成第一個(gè)要害詞的標(biāo)記后，可以看到“標(biāo)記索引項(xiàng)”對(duì)話框并未關(guān)閉，因?yàn)樗诘却覀儤?biāo)記第二個(gè)索引項(xiàng)。于是我們?cè)趯?duì)話框外區(qū)域單擊鼠標(biāo)，進(jìn)入頁(yè)面編輯狀態(tài)，我們選中位于“（一） 公司所有權(quán)”部分的第二個(gè)要害詞“Weems家族”，然后單擊“標(biāo)記索引項(xiàng)”對(duì)話框，將其激活后，單擊“標(biāo)記”按鈕，即可完成第二各要害詞“Weems家族”的標(biāo)記。
6. 作為練習(xí)，請(qǐng)大家把后面的人名或公司名用同樣的方法作為要害詞標(biāo)記。
7. 標(biāo)記完成后，就可以進(jìn)行索引目錄的創(chuàng)建了。按下鍵盤(pán)“Ctrl+End”組合鍵，將插入點(diǎn)移至文檔末尾，然后按下鍵盤(pán)“Ctrl+Enter”組合鍵，便插入了一個(gè)分頁(yè)符，在新的一頁(yè)行首輸入“人名和公司名索引”，設(shè)置為“居中對(duì)齊”
8. 回車(chē)后，打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框，并選擇“索引”選項(xiàng)卡，然后單擊“格式”框下拉按鈕，選擇一種Word預(yù)設(shè)置的若干種目錄格式，通過(guò)預(yù)覽區(qū)可以查看相關(guān)格式的生成效果，這里我們選擇“正式”（圖 27）。
9. 由于我們的要害詞為英文，故選擇語(yǔ)言為“英語(yǔ)（美國(guó)）”，然后單擊“確定”后，Word即可自動(dòng)生成索引目錄（圖 28）。
圖28 三、總結(jié)
為了便于大家的學(xué)習(xí)和把握，筆者把實(shí)際中大任務(wù)劃分為了如課程開(kāi)始時(shí)的幾個(gè)小任務(wù)，到這里把小任務(wù)學(xué)完之后，我們?cè)賮?lái)總結(jié)一下，同時(shí)分享一些綜合這些小能力完成大任務(wù)的經(jīng)驗(yàn)。
首先還想強(qiáng)調(diào)的是長(zhǎng)文檔的制作觀念，也就是因該先制作文檔大綱，然后進(jìn)行正文內(nèi)容的填充。筆者認(rèn)為它實(shí)在是太重要了，所以才如此不厭其煩地反復(fù)。
在實(shí)際的培訓(xùn)過(guò)程中筆者發(fā)現(xiàn)，一些學(xué)員當(dāng)面點(diǎn)頭贊同用這種方式工作，但在具體處理自己的工作時(shí)，又按自己的老一套來(lái)，想到那里便寫(xiě)到那里。這不僅導(dǎo)致效率的低下，而且導(dǎo)致制作完成的文檔要么不合乎要求，要么專(zhuān)業(yè)化程度不高，筆者在這里提出，希望能夠引起大家的重視。
