經(jīng)理人，你每天都在“救火”嗎？
時(shí)間：2009-9-25 下午5:13
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335
我們生活當(dāng)中最重要的事情，很多時(shí)候不見得很緊急，例如制訂你的健身計(jì)劃；而緊急的事情，也不見得一定重要，例如，你家里來了不速之客，你不得不招待他。許多人每天生活在一連串的“緊急事件”當(dāng)中，當(dāng)事情很緊急的時(shí)候，不論是否重要，不論我們正在做些什么，通常我們都會(huì)，或是必須立即反應(yīng)處理。需要我們?nèi)チ⒓刺幚淼木o急事件總是會(huì)發(fā)生的，但是當(dāng)生活當(dāng)中絕大部分都是“緊急事件”，讓你應(yīng)接不暇的時(shí)候，就是一個(gè)很大的問題了，你會(huì)：
無法去完成你每天最重要的事項(xiàng)，重要的事情都被拖后，之后到了最后期限又變成更多的“緊急事件”。 每天感覺“事情太多了，但又總是覺得工作進(jìn)展很慢”。 長(zhǎng)期壓力過大，心理和身體都出現(xiàn)問題。 沒有時(shí)間關(guān)心家人，親情與感情生活出現(xiàn)問題。
要解決這個(gè)問題，你要開始去多做些未來的“重要任務(wù)事項(xiàng)”，要了解哪些才算是“重要任務(wù)事項(xiàng)”，你就必須很清楚每一件事項(xiàng)的輕重緩急“優(yōu)先序”。
時(shí)間
管理大師艾力克·麥肯錫最早提出分開任務(wù)事項(xiàng)的“重要性”與“緊急性”，來幫助了解事情的優(yōu)先序；史蒂芬·柯維在《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》中，更清楚地定義了著名的優(yōu)先序表格：
緊急
不緊急
重要
象限I
象限II
不重要
象限III
象限IV
柯維的主要觀點(diǎn)是：多將時(shí)間花在“重要，但不緊急”的象限II。安東尼·羅賓斯在《The Time Of Your Life》培訓(xùn)當(dāng)中的“Time Targets”，更加貼切地闡述了這個(gè)觀點(diǎn)。我依據(jù)這些頂尖大師的理論，發(fā)現(xiàn)在實(shí)際工作與生活當(dāng)中，這樣一個(gè)“高效優(yōu)先序靶”更能夠表達(dá)出優(yōu)先序與重要性的關(guān)系：
A. 重要，不緊急
最靶心的區(qū)域，也就是在“時(shí)間線”右手邊“未來”的重要但不緊急的事項(xiàng)。是否重要，是依據(jù)能不能帶領(lǐng)你更加靠近你的事業(yè)與人生目標(biāo)來決定。這個(gè)是你要專注的區(qū)域，如果你能夠多花時(shí)間與精力在這個(gè)區(qū)域，就可以減少之后緊急事件的發(fā)生，久而久之，你對(duì)工作與生活的掌控度就會(huì)提高。
例子：預(yù)防與準(zhǔn)備的工作，訂計(jì)劃，改善溝通能力，照顧自己的身心健康，個(gè)人學(xué)習(xí)成長(zhǎng)，投資自己參加培訓(xùn)，人脈拓展與管理，收納管理，培訓(xùn)手下，練習(xí)授權(quán)，理財(cái)投資規(guī)劃，對(duì)你身心有益的休閑減壓。
B. 重要，緊急
這個(gè)區(qū)域大多數(shù)人應(yīng)該很熟悉了，就是你每天遇到的“立刻要做”的、“火燒眉毛”的，而且是重要、必須完成的任務(wù)事項(xiàng)。這些事項(xiàng)大多數(shù)是無法避免的，但是太多了你將會(huì)被“燒盡”，所以你要盡力減少這類緊急事件的數(shù)量，方法就是在重要的事項(xiàng)還沒變成緊急事項(xiàng)之前，先在前面的A區(qū)就將其完成。
例子：危機(jī)、急迫的問題事件，逾期的項(xiàng)目、任務(wù)，老板要求立刻辦理的事情，客戶嚴(yán)厲的投訴。
C. 不重要，緊急
許多不重要的事情，因?yàn)樗木o急性，容易讓你誤以為很重要，其實(shí)與你的目標(biāo)沒有什么關(guān)聯(lián)，如果你立即去做，就等于你寶貴的時(shí)間被人搶了，你要練習(xí)拒絕它們來打斷你正在執(zhí)行的重要事項(xiàng)。
例子：不速之客來訪，不重要的電話、電子郵件，不重要或是沒有產(chǎn)出的會(huì)議，吸引你注意力的一些活動(dòng)，不好意思拒絕的要求。
D. 不重要，不緊急
這是大多數(shù)人想要逃避現(xiàn)況的時(shí)候，去做些不用動(dòng)腦筋、消磨時(shí)間的事情，或是一些對(duì)你沒什么幫助（甚至有害處）的玩樂或活動(dòng)。做完這些不會(huì)讓你更有精力，或是更快樂，大多數(shù)時(shí)候除了讓你暫時(shí)從現(xiàn)實(shí)中逃避一會(huì)兒之外，沒有什么好處。
例子：看沒有營(yíng)養(yǎng)的電視節(jié)目，上網(wǎng)閑逛，沒必要的應(yīng)酬，打游戲機(jī)，做瑣碎小事，與人八卦閑聊，看垃圾郵件。
這個(gè)“高效優(yōu)先序靶”的目的，就是要你化被動(dòng)為主動(dòng)，時(shí)時(shí)專注在靶心A區(qū)，一步一步地開始掌控你的生命。
依據(jù)在ABCD各區(qū)花費(fèi)時(shí)間的百分比，可以判斷一個(gè)人的特性：
A區(qū)
重要，不緊急
B區(qū)
重要，緊急
C區(qū)
不重要，緊急
D區(qū)
不重要，不緊急
0%
0%
40%
60%
完全迷失型
5%
25%
30%
40%
漫無目標(biāo)型
5%
50%
25%
20%
忙碌大眾型
10%
80%
10%
0%
工作狂型
40%
40%
10%
10%
高效人士型
50%
40%
5%
5%
高效冠軍型
你可以給自己評(píng)估一下，看看你現(xiàn)在在每一個(gè)區(qū)各花多少時(shí)間，再給自己一個(gè)目標(biāo)，你希望在3個(gè)月后、半年后，如何增加A區(qū)的比重，看看自己可以達(dá)到什么樣的程度。
