面對(duì)表格中大量數(shù)據(jù)，你是不是曾經(jīng)感到束手無(wú)策？巧用數(shù)據(jù)驗(yàn)證和各種條件格式，學(xué)會(huì)這14招秘笈，讓你玩轉(zhuǎn)Excel數(shù)據(jù)！
錄入數(shù)據(jù)時(shí)難免會(huì)有大量數(shù)據(jù)需要重復(fù)輸入，如果還是需要打字輸入的，那更是低效。為了避免低效的錄入，可以對(duì)需要輸入數(shù)據(jù)的區(qū)域，在“數(shù)據(jù)——數(shù)據(jù)有限性——選擇需輸入的數(shù)據(jù)序列”制作出下拉菜單，在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，可以直接使用下拉菜單選擇數(shù)據(jù)，同時(shí)也可避免錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的輸入。
每到月底核算員工工資的時(shí)候，擔(dān)心姓名會(huì)重復(fù)，這樣就會(huì)有人得到多份工資。為此，每次都得核對(duì)好多次才放心。有沒(méi)有辦法快速識(shí)別出重復(fù)錄入呢？選中數(shù)據(jù)區(qū)域，設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，選擇“圈釋無(wú)效數(shù)據(jù)”能讓重復(fù)數(shù)據(jù)瞬間露處原形，話說(shuō)，比照妖鏡還好使。
表格同時(shí)有多人在維護(hù)，但是不同的人填寫不規(guī)范咋辦？用提示性輸入，可以防范錄入錯(cuò)誤。具體操作：選中需設(shè)置數(shù)據(jù)區(qū)域，數(shù)據(jù)——數(shù)據(jù)有效性——輸入信息，填寫提示信息。設(shè)置好后，光標(biāo)點(diǎn)擊單元格，即可出現(xiàn)信息提示輸入內(nèi)容、格式規(guī)范。提醒規(guī)范輸入的同時(shí)，可以避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。
大量錄入數(shù)據(jù)時(shí)，難免因疏忽使數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，除了錄入前提示、錄入后圈釋無(wú)效數(shù)據(jù)，在錄入時(shí)是否可以自動(dòng)識(shí)別重復(fù)數(shù)據(jù)的錄入？選中數(shù)據(jù)區(qū)域，點(diǎn)擊數(shù)據(jù)——數(shù)據(jù)有效性，設(shè)置自定義條件為：=countif(E:E,E1)=1,設(shè)置出錯(cuò)警告內(nèi)容為：重復(fù)錄入！好了，現(xiàn)在要是有重復(fù)錄入的數(shù)據(jù)，立馬出現(xiàn)信息提示重復(fù)錄入。
枯燥的業(yè)績(jī)表怎樣來(lái)點(diǎn)新花樣讓人眼前一亮？善于使用原數(shù)據(jù)作為條件，將數(shù)據(jù)值大小轉(zhuǎn)換為形狀個(gè)數(shù)替代，如下面這個(gè)例子。將C列單元格數(shù)據(jù)用公式：=rept('■',C3)，將數(shù)值大小作為條件替換成用“■”個(gè)數(shù)代表數(shù)值大小?！啊觥弊鳛槲淖诌€可以直接設(shè)置字體顏色。怎么樣，閃瞎了你的眼睛了沒(méi)有？
技多不壓身，除了用圖形替代數(shù)字，再學(xué)一招用數(shù)據(jù)條展示，可實(shí)現(xiàn)同樣的圖表效果。選中需展示的數(shù)據(jù)區(qū)域，復(fù)制到新區(qū)域，使用“開(kāi)始--條件格式--數(shù)據(jù)條”，選擇填充方式，數(shù)字就根據(jù)大小顯示對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)條長(zhǎng)短表示。如果不需要數(shù)據(jù)顯示，可以在規(guī)則設(shè)置中勾選“僅顯示數(shù)據(jù)條”，結(jié)果更簡(jiǎn)潔。
如何使用條件格式將成績(jī)按區(qū)間顯示為等級(jí)？選中數(shù)據(jù)區(qū)域范圍，使用“開(kāi)始--條件格式--新建規(guī)則--使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，例如將成績(jī)小于60分的設(shè)置為不及格并用紅色字體顯示，則需在規(guī)則中輸入公式:=A1<60、設(shè)置數(shù)字格式自定義為“不及格”、字體顏色為紅色，其他等級(jí)“及格”、“良好”、“優(yōu)秀”通過(guò)類似的規(guī)則新建、輸入公式、設(shè)置數(shù)字格式、字體顏色即可。完成所有規(guī)則設(shè)置后，由于規(guī)則應(yīng)用有先后順序，需將最先滿足條件的規(guī)則排在最前面，后實(shí)現(xiàn)的規(guī)則按順序依次排列。數(shù)字還是數(shù)字，但是已經(jīng)變樣了，你看出來(lái)了嗎？
如何快速篩選排名top10并完成標(biāo)記？對(duì)Excel還算熟練的小伙伴，會(huì)使用降序排序然后再對(duì)前十個(gè)數(shù)據(jù)用字體顏色、填充色。當(dāng)然，這是一種好方法。但是，天下武功唯快不破，其實(shí)還有更快的方法哦。選中選取范圍數(shù)據(jù)區(qū)域，在“條件格式”下的“項(xiàng)目選取規(guī)則”功能，可以使用“值最大的10項(xiàng)”直接選取前十?dāng)?shù)據(jù)并完成標(biāo)記，而且可更改為top5、top10%等篩選方式，非常方便靈活。
喜歡體育賽事的看過(guò)來(lái)，看球賽的時(shí)候經(jīng)常會(huì)看到球隊(duì)數(shù)據(jù)對(duì)比，直接看數(shù)據(jù)的話又不直觀，使用圖表制作對(duì)比圖又比較耗費(fèi)時(shí)間?？靵?lái)試試用條件格式模擬實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)比的旋風(fēng)圖效果吧。操作時(shí)，選中需設(shè)置的球隊(duì)數(shù)據(jù)，使用“條件格式”的“數(shù)據(jù)條”將球隊(duì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)條表示，分別設(shè)置規(guī)則為“僅顯示數(shù)據(jù)條”并對(duì)放在左邊的數(shù)據(jù)條選擇圖形方式為從右到左，最后細(xì)微調(diào)整下字體、列寬等設(shè)置，使結(jié)果更加符合對(duì)稱的美感。不要問(wèn)俺是啥星座，俺就是處女座的……
遇到負(fù)數(shù)怎么都拐不過(guò)彎來(lái)，更別說(shuō)查看溫度變化規(guī)律了，怎么破？從數(shù)據(jù)直接查看比較不容易查看出變化規(guī)律，使用數(shù)據(jù)條顯示能使數(shù)據(jù)變化情況一目了然。復(fù)制粘貼溫度數(shù)據(jù)到新列，使用“條件格式--數(shù)據(jù)條”設(shè)置新復(fù)制粘貼的數(shù)據(jù)用數(shù)據(jù)條顯示，同時(shí)為了用紅色代表高溫、藍(lán)色代表低溫，需要在管理規(guī)則中對(duì)數(shù)據(jù)條顏色做調(diào)整設(shè)置。為了更美觀，當(dāng)然是要去掉多余的數(shù)字了，另外必須讓正負(fù)數(shù)據(jù)條坐標(biāo)居中顯示啊。額，好吧，處女座毛病又發(fā)作了。
如何完成優(yōu)秀成績(jī)標(biāo)記？對(duì)成績(jī)優(yōu)秀的童靴，老師總是青睞有加。查看成績(jī)時(shí)也希望能有醒目的標(biāo)記，幫助一眼找到。Excel中條件格式還真給提供了該功能可以完成標(biāo)記的。在“開(kāi)始--條件格式”下新建規(guī)則，格式樣式除了數(shù)據(jù)刻度，還可以選擇圖標(biāo)，如紅綠黃信號(hào)燈、旗幟等，在Excel提供的圖標(biāo)基礎(chǔ)上還可以自定義規(guī)則顯示，使結(jié)果只顯示標(biāo)記的成績(jī)。像俺這種從沒(méi)進(jìn)入老師眼里的學(xué)渣，先讓我到廁所哭會(huì)。
需要突出顯示相同類型的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)量較少的時(shí)候通常用顏色填充就能直接完成了。但有的時(shí)候，數(shù)據(jù)量比較多，而且判斷是否填充的條件需要變動(dòng)，要是用手動(dòng)直接填充的話，要是哪幾個(gè)數(shù)據(jù)條件有變動(dòng)的，那得改動(dòng)到累死。使用條件格式新建規(guī)則，利用規(guī)則設(shè)置，可以快速完成批量填充，而且數(shù)據(jù)條件變動(dòng)的時(shí)候，會(huì)自動(dòng)完成修改顏色填充，方便又快捷，而且關(guān)鍵是又可以tou lan了?？靵?lái)看看是如何操作的吧。
結(jié)合函數(shù)使用條件格式可以完成更多意想不到的功能。接下來(lái)要介紹一招用函數(shù)+條件格式標(biāo)記周末日期的高級(jí)技能，擦亮眼睛看好了哦。使用條件格式新建規(guī)則，使用公式設(shè)置格式，輸入公式：=weekday($A2,2)>5,weekday函數(shù)返回某日期為星期幾，參數(shù)2表示從星期一開(kāi)始為第一天(1)星期日為第七天(7)。再完成填充顏色設(shè)置后，就可以突出顯示周末日期了。
使用條件格式還可以制作項(xiàng)目進(jìn)度圖，實(shí)現(xiàn)甘特圖效果。在條件格式新建規(guī)則并使用規(guī)則設(shè)置公式：=(D$2>=$B3)*(D$2<=$C3),注意單元格相對(duì)引用方式，按F4可以切換引用方式。簡(jiǎn)直驚呆了有木有，只要敢想的Excel都有辦法實(shí)現(xiàn)，還有什么是Excel辦不到的？
聯(lián)系客服
