01
材料寫得狗屁不通
“公孫主任”是我單位有名的男高音。
音樂學(xué)院科班出身，從小有個(gè)金嗓子。而他的老爸思想傳統(tǒng)，說“唱歌”是不務(wù)正業(yè)，父命難為，他畢業(yè)后就到集團(tuán)辦公室當(dāng)一個(gè)小文員。多年以后，他老爸又認(rèn)為小文員有失家族風(fēng)范，沒有檔次，在“公孫主任”自己的努力下，他去年被單位任命為“辦公室副主任（主持工作）”。
因?yàn)槲邑?fù)責(zé)分管辦公室，對這樣一位才高八斗“歌唱家式”的辦公室主任，我是打不得也罵不得，還得哄著、供著。唉......
學(xué)好數(shù)理化，不如有個(gè)好爸爸！
最讓我頭疼的是——公孫主任不會(huì)寫材料，也不想寫材料！
而我，則是憑著寫材料一步一步熬出來的，對材料的質(zhì)量要求很高，辦公室文字秘書也換了好幾茬，培養(yǎng)來培養(yǎng)去，沒人感興趣。
所以，很多時(shí)候，大材料都是我親自主筆。
其實(shí)，公孫主任的優(yōu)點(diǎn)很多，唯獨(dú)不會(huì)寫材料。而辦公室是單位的中樞機(jī)構(gòu)，是上傳下達(dá)、收文發(fā)文的要害部門，如果辦公室主任不會(huì)寫材料，巧婦也難為無米之炊。
話說回來，作為辦公室主任，材料不光要寫的好，還要寫的快，更要寫的全。
不光要會(huì)寫領(lǐng)導(dǎo)的講話、匯報(bào)、總結(jié)，還要會(huì)寫單位里的大報(bào)表、大統(tǒng)計(jì)、經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告、生產(chǎn)經(jīng)營年度總結(jié)等等，還要能應(yīng)對上級單位常常在周五下班時(shí)，催命式的“三年工作總結(jié)”“五年工作匯報(bào)”等，這些高站位、講大局，又要統(tǒng)領(lǐng)全單位發(fā)展主線，又要貫穿全單位、大事記的變態(tài)材料，更要如數(shù)家珍。否則，周末加兩天班，也完成不了上級的任務(wù)和要求。
寫材料是每個(gè)辦公室主任的硬功、強(qiáng)功。
有的領(lǐng)導(dǎo)是業(yè)務(wù)出身，技術(shù)出身，因?yàn)榇蛩阋岚危园才诺睫k公室來鍛煉。
這樣的干部，因?yàn)殚L時(shí)間從事技術(shù)和業(yè)務(wù)，久久為功自然成了“業(yè)務(wù)領(lǐng)域”里的行家里手，但對公文邏輯、技法、用詞、布局等一臉茫然，有時(shí)候眉毛胡子一把抓，有時(shí)候自亂陣腳不知所措，有時(shí)候亂彈琴、瞎指揮、想當(dāng)然。
真是大將無能，累死三軍。
對于這樣的辦公室主任，一定要謙虛，一定要“空杯心態(tài)”，就算你是“國家級的特級數(shù)學(xué)教師”，也不見得就一定會(huì)是 “國家級的特級化學(xué)老師”。隔行如隔山，一字之差，肯定是大不一樣。
尊重規(guī)律、順應(yīng)規(guī)律，心存敬畏之心，常懷空杯心態(tài)，虛心學(xué)習(xí)，勤于聯(lián)系，才能干大事、成大器。
02
事情辦得拖泥帶水
“司徒主任”曾經(jīng)是我的老主任。
只見他瘦高個(gè)，鷹鉤鼻，濃郁的眉毛下，有兩雙炯炯有神的大眼睛，身上自帶威嚴(yán)光芒，自帶強(qiáng)大氣場，讓人畏懼三分。
但是他有一個(gè)很不好的習(xí)慣，事情喜歡拖拖拉拉，有時(shí)候還瞎做主或拖泥帶水，不干凈利索。
我記得一把手曾經(jīng)在大會(huì)上就點(diǎn)名了，原話是：
因?yàn)?，司徒主任在一次辦事中出了一個(gè)紕漏。大概是這樣的：
單位要清查提前退休的員工，政策發(fā)布后，按照道理，就應(yīng)該嚴(yán)格按照程序辦理，結(jié)果有一位老同志還差幾個(gè)月才符合條件，老同志就來請司徒主任幫忙出主意，主任就讓這位老同志去醫(yī)院開個(gè)病假條，一直休到可以退休的時(shí)候。
眼看事情就要辦妥了，突然上級要來檢查，正好抽查到我們單位，結(jié)果發(fā)現(xiàn)了這位老同志的提前退休有貓膩，就去順藤摸瓜，去醫(yī)院核實(shí)，結(jié)果這個(gè)病假條是偽造的！
老同志的兒子把別人病假條的姓名給改了，掃描后，生成pdf在系統(tǒng)提交，后來上級要求處分這個(gè)老同志，這位老同志窮途末路，一直在鬧，還供出了主意是司徒主任給出的，這下給各級領(lǐng)導(dǎo)造成了很大的麻煩。
辦公室主任的事情本身就是既多又雜，按照規(guī)矩辦、程序辦、章程辦都很容易出現(xiàn)疏漏，何況自作主張違規(guī)辦，這是給自己挖坑。
辦公室的主任辦事情一定要遵循：
急事穩(wěn)辦、大事細(xì)辦、輕事重辦、熟事生辦、生事慎辦、特事特辦、有事快辦的原則。還要干凈利索，滴水不漏，才能成為領(lǐng)導(dǎo)倚重的多面手。
同時(shí)，在給同事在出主意的時(shí)候，一定要深思熟慮，考慮全面，不能留后患、留隱患、留禍患，否則定時(shí)炸彈隨時(shí)可以讓你粉身碎骨。
03
會(huì)議整得丟三落四
我曾經(jīng)被組織派到下級單位去掛職（擔(dān)任某下屬單位的辦公室主任），這家單位的辦公室一直沒有正職，只有一個(gè)副職（非主持工作）。
正巧，我到的第二個(gè)月，行業(yè)高峰論壇會(huì)議就要在當(dāng)?shù)氐哪尘频暾匍_了。該單位對這次會(huì)議十分重視，這位副主任是在年初的時(shí)候，就被黨委會(huì)任命為該會(huì)議籌備組組長。而我是后來掛職后，才有幸參與其中。
距離開會(huì)還有48小時(shí)的時(shí)候，我突然問：
他回答：
哎呀！沒有！
我又問：
上午和下午有兩次茶歇，歇息的時(shí)候干什么？有沒有放我們單位的展板或者PPT？
他回答：
沒有！為什么放我們的展板和PPT？
茶歇是宣傳我們單位的大好時(shí)機(jī)，要不做幾個(gè)海報(bào)，落地展；要不就集中在一個(gè)茶歇廳，同時(shí)放ppt！另外，茶歇處要多放幾個(gè)煙灰缸！
距離臨開會(huì)還有1個(gè)小時(shí)的時(shí)候，我又問：
下午要用大屏幕，做分享交流，激光筆在哪里了？
副主任信誓旦旦的回答：
放心，準(zhǔn)備了兩個(gè)，酒店提供！
我問：
你見到激光筆了？能不能顯示出來？有沒有準(zhǔn)備備用電池？
他不說話。
我隨即聯(lián)系酒店經(jīng)理，請他們提供激光筆。果然，因?yàn)槠聊皇荓ED電子屏，細(xì)的激光筆不顯示，需要換成激光燈才可以，酒店恰好沒有。
而我曾經(jīng)遇到過這樣的問題，我的車?yán)镎糜袃蓚€(gè)。
“會(huì)議無小事”。
辦公室主任在辦會(huì)上必須要比酒店大堂經(jīng)理更專業(yè)，比婚慶司儀更靈活，比搬運(yùn)工人更勤快，比執(zhí)行策劃更周密。
任何一個(gè)細(xì)節(jié)，都可能導(dǎo)致會(huì)議失敗，都可能導(dǎo)致冷場，救場如救火。
任何事情沒有第二方案，沒有預(yù)備計(jì)劃，沒有最壞假設(shè)，一旦在會(huì)場發(fā)生意外，只能干瞪眼，亂成一鍋粥。
辦公室主任辦會(huì)要統(tǒng)領(lǐng)全局，要細(xì)致入微，要有條不紊，要精益求精，要萬無一失，最忌諱丟三落四，手忙腳亂，沒有重點(diǎn)，沒有章法，沒有邏輯。
04
團(tuán)隊(duì)帶成一盤散沙
鐘離主任是漢語言文學(xué)專業(yè)的科班出身。
他的材料寫的很有水平，但是寫了10多年材料，就真的只會(huì)寫材料了。
該辦公室有8個(gè)人，企劃、文秘、后勤、行政、前臺(tái)等多個(gè)崗位，但是該部門沒有團(tuán)結(jié)性，各人忙各人的，遇到大型會(huì)議，大型材料，大型活動(dòng)等，或者有些突發(fā)急事，難事，常常是某一個(gè)人在具體干。
團(tuán)隊(duì)也沒有凝聚力，沒有向心力，更打不出組合拳。效率低、執(zhí)行慢、錯(cuò)誤多。
作為辦公室主任，如果只顧一頭，只關(guān)注一個(gè)領(lǐng)域，顯然不行。
因?yàn)槟闶遣块T核心，是部門領(lǐng)頭雁、領(lǐng)頭羊，不能每天自顧自的埋頭寫材料或者干其他，應(yīng)該動(dòng)員起部門的所有人員，調(diào)動(dòng)起大家的積極性一起共同完成一項(xiàng)工作。
辦公室工作形散神不散，分工不分家，要遵循平時(shí)各忙各的，有事大家一起并肩戰(zhàn)斗的戰(zhàn)略格局。
人多力量大，人心齊，泰山也能移。
辦公室主任如果沒有協(xié)調(diào)能力、權(quán)衡能力、調(diào)度能力，不會(huì)分配任務(wù)，不會(huì)安排任務(wù)，分不清輕重緩急，沒有側(cè)重點(diǎn)，就很容易把部門搞的烏煙瘴氣、亂七八糟，把團(tuán)隊(duì)帶成一盤散沙，沒有紀(jì)律性，沒有規(guī)矩意識(shí)，導(dǎo)致工作推進(jìn)不了，干不動(dòng)、干不好！
不管辦公室在單位分管哪些領(lǐng)域和板塊，作為主任，都要分辨權(quán)衡，都要學(xué)會(huì)集中火力，重拳出擊。
05
部門地位鳶肩羔膝
申屠主任天生是好脾氣。
他的處世哲學(xué)就是誰也不愿得罪，當(dāng)然誰也不敢得罪。任何部門找他幫忙，或者找他部門的同志幫忙，他都十分“樂于助人”的獻(xiàn)殷勤。有時(shí)候自己部門的事情不做，也要立刻停下來，去幫助他人。
有時(shí)候幫人家做事情，出現(xiàn)紕漏，人家告到一把手那里，或者找上門，申屠主任也是笑臉相迎，也是點(diǎn)頭哈腰，連連認(rèn)錯(cuò)。
有時(shí)候部門同志拒絕別人，不去做苦力，干累活，這位申屠主任還會(huì)批評下屬——人家叫你做，你趕緊去?。∧ゲ渖蹲幽?？
久而久之，事情做多了，錯(cuò)多了，就形成了——
辦公室是打雜的，跑腿的，救火的，擦屁股的壞印象；大家有鍋就往辦公室甩，有責(zé)任就推給辦公室；辦公室永遠(yuǎn)都是干的最多，錯(cuò)的最多；出力不討好，人見人煩，人見人笑的尷尬部門。
職場里，馬善被人騎，人善被人欺。
不要瞎攬事，更不要多事。沒有金剛鉆，不攬瓷器活。無底線的幫助，只會(huì)得到別人的譏諷嘲笑。
如果你兵強(qiáng)馬壯，時(shí)間充裕，可以去外援別人，如果泥菩薩過河自身難保，為啥要本末倒置，凈干一些沒有價(jià)值、沒有苦勞、沒有功勞的事情呢？
部門如何提高地位？這要看是否掌握核心業(yè)務(wù)，是否控制權(quán)力和經(jīng)濟(jì)命脈，是否有主要領(lǐng)導(dǎo)撐腰。
如果辦公室只一味的奉獻(xiàn)，一味的“賣祖求榮、割地賠款”，沒有底氣，沒有硬氣，沒有志氣，就很難得到大家的尊重和認(rèn)可。
06
酒后抱怨狂言失態(tài)
仲主任是一位快退休的辦公室主任。
據(jù)說他是從40歲開始才當(dāng)辦公室主任，他的機(jī)遇其實(shí)很好，在那個(gè)年代是單位里唯一的大學(xué)生，有些文化水平，而且材料寫的也很好，在工作上，處事冷靜、辦事穩(wěn)重。
但他有一個(gè)致命的缺點(diǎn)：
酒后失態(tài)，還瞎抱怨，說胡話！
據(jù)說是有一次，是喝完酒后當(dāng)著一把手的面，給一把手吐口水，還破口大罵。
從此這個(gè)事情成了單位里的八卦美談，每當(dāng)有新一把手上任，都會(huì)有人在背后開這個(gè)玩笑。
單位里換了很多個(gè)一把手，領(lǐng)導(dǎo)班子們考慮仲主任年紀(jì)大了，就給他個(gè)面子，就讓他一直在這個(gè)位置上呆到退休。
而仲主任本人不但不痛改前非，亡羊補(bǔ)牢，反而變本加厲，肆無忌憚，酒后抱怨、失態(tài)。
可憐之人，必有可恨之處。
仲主任其實(shí)有著很高的起點(diǎn)，可以在企業(yè)做總監(jiān)，做副總，甚至做一把手，就是因?yàn)榫坪笳`事。
酒品如人品。辦公室迎來送往，接待、陪同是家常便飯，如果喝點(diǎn)酒就當(dāng)眾失態(tài)，胡言亂語，任何一個(gè)一把手都會(huì)提防、戒備。
這樣的辦公室主任就好比一個(gè)定時(shí)的原子彈，不知道下一個(gè)酒場以后，會(huì)爆出來什么“驚天大雷”。
07
定性不足朝三暮四
一般單位里優(yōu)秀的人在提拔之前，都會(huì)被組織有意安排到辦公室，擔(dān)任一下“辦公室主任”進(jìn)行歷練和磨練。
一是學(xué)習(xí)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的能力；二是為了接觸更多的人，更多的事，擴(kuò)大更多的人脈，積累更多的資源。
如果能一直做辦公室主任，必然是領(lǐng)導(dǎo)最信任的人，最倚重的人。說白了，就是領(lǐng)導(dǎo)的心腹了。
柴主任，是我們單位行政副總提拔起來的。
據(jù)說是這位副總在班子會(huì)上極力推薦柴主任，費(fèi)了好大的勁才幫助這位柴主任走馬上任。
剛上任那幾天，柴主任和副總每天中午一起吃飯，平時(shí)的大事小事，柴主任都會(huì)主動(dòng)和副總當(dāng)面匯報(bào)，兩人還拼車上下班......
跪舔的不要不要的！
好景不長，一把手調(diào)走了，單位變天了！
新來的一把手和這位行政副總是曾經(jīng)的老同事，也是死對頭。
柴主任，聽說新來的一把手和副總還有很多精彩淵源和故事，開始坐不住了。
從此他也不和副總一起吃飯，也不一起拼車上下班，有事情也不和副總匯報(bào)，直接和一把手匯報(bào)......
明白人都知道為什么！
有人就在副總面前說：
是啊！一般來說，辦公室主任都是一把手最信任的人。
千金難買信任，不管是站隊(duì)，還是不站隊(duì)，不管是站對隊(duì)還是站錯(cuò)隊(duì)，一定不能吃里爬外，朝三暮四。
任何領(lǐng)導(dǎo)都喜歡忠誠的人，忠厚的人，忠實(shí)的人！辦公室主任必須要比別人“更忠誠、更忠厚、更忠實(shí)”。
08
自以為是站位不高
慕容主任是清華大學(xué)畢業(yè)的。
按道理是有很廣闊的前途，只因?yàn)橐淮钨|(zhì)量事故，被上級警告處分，后來沒有地方安置，就由質(zhì)量部主任平調(diào)到辦公室當(dāng)主任。
慕容主任來到辦公室以后，并沒有認(rèn)識(shí)到自己的不足和錯(cuò)誤，也沒有反思自己的過去和失誤。
反而是好了傷疤忘了疼，在業(yè)余時(shí)間偷偷幫一些小企業(yè)干私活，例如審核圖紙、遠(yuǎn)程技術(shù)指導(dǎo)等。
而辦公室工作，對于業(yè)務(wù)出身的他來說，并不是強(qiáng)項(xiàng)，他非但不虛心學(xué)習(xí)，反而瞎指揮——
一篇文章一會(huì)要這樣改，一會(huì)要那樣改，沒有條理，沒有思路；
布置一項(xiàng)工作，一會(huì)要這樣，一會(huì)要那樣，瞎指揮、亂彈琴；
不能接受別人的建議，不能接受他人的批評，他永遠(yuǎn)都是對的；
某項(xiàng)工作下屬辛辛苦苦完成了，他瞄一下就開始從頭批到尾，既看不到他人優(yōu)點(diǎn)，也不認(rèn)可別人亮點(diǎn)，對下屬除了打罵就是打罵；
辦公室是單位的前哨后院，辦公室人員也要成為多面手。
一個(gè)合格的辦公室主任也是如此，如果不認(rèn)可下屬，不疼愛下屬，不講究領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)和手段，全靠打罵、批評、訓(xùn)斥，下屬在高壓之下本來已經(jīng)心力憔悴，如果自己的領(lǐng)導(dǎo)也不為自己站臺(tái)，不為底層人們發(fā)聲，容易讓大家心痛、心涼、心塞，喪失斗志和激情，沒有動(dòng)力和獲得感。
失民心就是失天下。
辦公室主任最過人的技能就是要會(huì)識(shí)人用人，就是要團(tuán)結(jié)能人干大事，團(tuán)結(jié)好人干樂事，團(tuán)結(jié)庸人做成事，團(tuán)結(jié)小人不壞事。
辦公室主任一定要胸懷天下，著眼全局，立足當(dāng)下。要有較高的政治站位，有較強(qiáng)的統(tǒng)領(lǐng)能力，有迫切的危機(jī)意識(shí)，有靈活的思辨能力，有銳利的視覺維度，有剛毅的執(zhí)行風(fēng)格。
本著一顆敬畏之心、感恩之心、謙卑之心，好學(xué)之心，做人做事，行穩(wěn)致遠(yuǎn)。
在單位里，辦公室主任是一個(gè)舉足輕重的關(guān)鍵崗位，時(shí)常伴隨領(lǐng)導(dǎo)左右，對做人做事都有較高的要求和標(biāo)準(zhǔn)！
秘叔寫這篇文章的目的不是為了吐槽、諷刺，而是希望大家能夠回頭看，對照鏡子補(bǔ)齊短板，吸取別人的教訓(xùn)，樹起辦公室從業(yè)者的標(biāo)桿，成為服務(wù)者、管理者的楷模，做一個(gè)優(yōu)秀的辦公室主任。
—— END ——
（以上故事均為真實(shí)事件，但涉及人物均為化名。請勿對號(hào)入座。）
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