小報表里“大文章”——我的報表會自動變顏色
對于有的單位領導來說，每天看大量的報表，是件頭疼的事，比如說醫(yī)院。每天的報表都是一樣，全是數(shù)字，容易“審數(shù)疲勞”。因此領導就出了相關規(guī)定，大于了一定范圍的數(shù)字，嚴格規(guī)定用什么顏色，按顏色級別來顯示不同程度的重要數(shù)據(jù)。這一規(guī)定看似簡單，但要全推廣，可是一個不小的工作量，手動調整不僅速度慢，而且還容易出錯。如果能讓報表自動變色，那能讓工作量大減。這樣的神奇報表，還真讓我實現(xiàn)了。
下面我們就來實現(xiàn)如圖1這樣會自動變色的報表。這樣的報表最有效的方法就是利用條件格式，讓條件格式走一回不同尋常路。
圖1
一、Excel 2007實現(xiàn)方法
在Excel2007中制作這樣的報表非常簡單，只要你按以下步驟來做：
1.在“開始”菜單下選“條件格式”中的管理規(guī)則；在“新建格式”的界面中選“只為包含以下內容的單元格設計格式”；
2.依次選“單元格值”、“大于或等于”；并輸入1000000；再點“格式”的數(shù)字中選“自定義”，并輸入“0.00，，“百萬””；
3.再點“字體”中選擇合適的顏色，如紅顏色；然后再按上述的方法依次操作，第3條中的條件改為1000~1000000之間，第4步改為“0.00，“千””格式，完成第2段數(shù)據(jù)的顯示；
操作要點：在Excel的數(shù)字格式中，如果最后是千分位分隔符，那么就會把數(shù)字顯示值除以1000，有連續(xù)有幾個就除幾次，所以兩個就是百萬。
最后針對小于1000的數(shù)字進行數(shù)字格式的顯示與控制，這樣一批數(shù)據(jù)就在不同范圍下以不同格式顯示的效果就表現(xiàn)出來了，不僅色彩分明，而且數(shù)據(jù)結果的可讀性也很強，至少不用像我家小寶寶數(shù)數(shù)那樣“一位數(shù)字、二位數(shù)字、三位數(shù)字”地去數(shù)數(shù)字的位數(shù)了，效果見圖2。
圖2
二、Excel 2003實現(xiàn)方法
當我們在Excel2007制作好后，再把它保存成Excel的老版本格式時就得到提示，某些“條件格式”在早期版本中可能得不到支持，那么到底會變到什么程度呢？
有的數(shù)字格式丟失了（如“藥品費”），但是你會驚奇地發(fā)現(xiàn)，“其他費”中的格式依舊存在，這是什么原因呢？其實除了條件格式以外，在Excel中還有“隱藏”在數(shù)字格式中的“條件格式”，對于此處要設置的數(shù)字格式，其實只要這樣使用：
[紅色][>=1000000]0.00，，“百萬”;[藍色][>=1000]0.00，“千”;[洋紅]0.00
我們來理解一下這段數(shù)字格式的意義，其實分別表示：
如果當前值大于等于1000000時，用“紅色”表示，并且顯示格式為“0.00，，“百萬””；
如果值不大于1000000并且“>=1000”時，顯示成“0.00，“千””；
而其它數(shù)據(jù)字時顯示成“0.00”，并且顏色是“洋紅”色。
這樣的“條件格式”在不同版本的Excel中都能顯示。 現(xiàn)在我們來考量一下，在WPS表格中，能夠支持哪一種。對于單元格的“條件格式”，WPS表格的確可以支持，不過要重新設置過，此文檔保存后。如果再使用Excel的任意版本打開，對于“條件格式”中的顏色都可以得到支持，但是類似于“0.00，“百萬””的條件格式卻缺失了。因此還沒有能夠在不同的制表軟件得到完全通用的方法。
