許多開始做企業(yè)知識管理的機構(gòu)，都會先去整理顯性的知識。但在這個過程中，都會遇到一個問題：到底哪些是自己企業(yè)的知識？
數(shù)據(jù)、信息、知識的區(qū)別和聯(lián)系比較抽象，很多人區(qū)分不清楚，所以這個階段的誤區(qū)是將知識管理等同于文檔管理。
在前期調(diào)研階段，人們反饋最多的問題之一是很多資料找不到，不少屬于公司業(yè)務(wù)的東西存在個人電腦上的，比如某個項目的立項文件、某次會議的會議紀(jì)要等等，只有某個人或某幾個人知道在哪里，其他人需要的時候根本找不到，而當(dāng)這個人離職的時候，東西也就隨這個離開人找不到了。
進一步還有一個更深入的問題是，本來需要記錄的文檔當(dāng)時卻沒有要求記錄下來，在遇到內(nèi)外部審計或者想要通過某種認(rèn)證需要這些內(nèi)容的時候，卻發(fā)現(xiàn)根本沒有記錄，譬如就某項工作的安排，領(lǐng)導(dǎo)指定了人員和完成周期，卻沒有落到文檔上，最后想要看當(dāng)時安排的時候，就找不到了。
以上兩種大致是最容易調(diào)研出來的需求，但嚴(yán)格來講，這兩種需求還不屬于知識管理的范疇，更多的是企業(yè)的經(jīng)營基本功的問題。
即便不提知識管理的時候，機構(gòu)為了持續(xù)經(jīng)營和發(fā)展的需要，也要明確界定需要保存的紙質(zhì)和數(shù)字化內(nèi)容（既包括檔案法要求的考慮長期記錄、鑒證需要，也包括內(nèi)部為溝通協(xié)調(diào)需要的內(nèi)容），之所以有的沒有存，有的不知道存到哪里的背后是沒有建立公司內(nèi)部的內(nèi)容管理流程。
這個流程大致核心是界定存什么、在什么地方產(chǎn)生、如何保證質(zhì)量、如何保存、如何利用等步驟。
從知到行：企業(yè)庫與知識管理實施在線訓(xùn)練營
但僅僅做這個還不是知識管理，因為大部分內(nèi)容不是知識，而內(nèi)容更強調(diào)保存，知識管理其實目標(biāo)是通過重用復(fù)用增值。在成熟的環(huán)境中，知識管理的假設(shè)是建立在內(nèi)容管理已經(jīng)很完善的基礎(chǔ)上考慮的。國內(nèi)也有許多管理基礎(chǔ)比較好的機構(gòu)，其內(nèi)部的內(nèi)容管理具備了較好的基礎(chǔ)，大部分職能和業(yè)務(wù)中過程產(chǎn)出的內(nèi)容都進行了有效的管理（各類職能和業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、文檔和內(nèi)容系統(tǒng)等），他們在這樣的基礎(chǔ)上進行知識管理，相應(yīng)的重點就是既有內(nèi)容如何發(fā)揮作用、如何區(qū)分信息和知識、如何促進高層次知識的產(chǎn)出等問題。但如果既有的內(nèi)容管理沒有做，又要做知識管理該怎么辦？通常情況是將知識管理等同于文檔或者內(nèi)容管理。主要精力花在內(nèi)容的保存上，這其實是許多公司知識管理的真相，打著知識管理的名字做了內(nèi)容管理的工作。當(dāng)然我們也認(rèn)為，內(nèi)容需要管理。但這種方式的結(jié)果是，即便將內(nèi)容較好的保存起來，管理層和員工也感覺不到產(chǎn)生了很大價值（沒有保存的時候，人們覺得不方便）。長期來看因為價值并不明顯，員工參與的動力就不大，這個事情就成了一項可有可無的日常操作，很容易不了了之。但這種狀況又是一個比較普遍的現(xiàn)實：領(lǐng)導(dǎo)們要做知識管理，卻發(fā)現(xiàn)組織內(nèi)部的文檔和內(nèi)容管理很亂，這個時候該怎么辦？這個問題可以反過來想，為什么之前沒有很好的內(nèi)容管理和知識管理的時候，公司也能活得不錯（如果活不下去就不會考慮做知識管理的問題），所以這些問題就是屬于雖然有價值但并不最急迫的問題。為什么大部分公司很少提內(nèi)容或者文檔管理，即便提出來了做的也不好？之前傳統(tǒng)的知識管理也更多強調(diào)了知識文檔的保存，前提假設(shè)是文檔存上以后員工就可以在需求的時候找到并利用，從而提升他們的效率和能力，大量的精力花在知識管理軟件和系統(tǒng)的搭建、知識內(nèi)容的上傳、分類和存儲，而對于員工在不同場景下如何應(yīng)用知識、用什么知識其實并沒有搞清楚，類似于一個黑箱：只要我存起來很多知識，就有價值；具體如何發(fā)揮出價值來，我也不知道。這樣的知識管理跟文檔內(nèi)容管理一樣，人們沒有動力參與，短期內(nèi)也很難看到其明確的價值，所以就容易做不下去。在后疫情時代，各種不確定性因素增多，在這個時候人們對知識管理提出了更粗暴的需求：用知識管理的方法解決具體的問題，在解決問題的過程中做好知識管理。問題的解決可以看到明確的結(jié)果，而在解決問題的過程中也增強了管理層和核心知識員工參與知識管理的動力，同時沉淀了知識搭建了體系。同樣道理，對于文檔和內(nèi)容管理也是類似的需求：人們并不是期望一步做好文檔或者內(nèi)容管理，而是要在解決核心問題的過程中去完善文檔或者內(nèi)容的管理。即便你的知識管理要去做信息管理的工作，仍然要說清楚文檔內(nèi)容管理和知識管理的區(qū)別，讓管理層和核心員工理解知識管理不是內(nèi)容管理，知識管理也不是存文檔。知識管理中顯性知識的表達載體可以是文檔、視頻和音頻，但并非所有的文檔、視頻和音頻都是知識，這個要說清楚并讓你的領(lǐng)導(dǎo)們理解清楚。在內(nèi)容管理中也要區(qū)分出信息和知識，現(xiàn)在是信息多而知識少。從系統(tǒng)角度講，信息和知識都要考慮存什么（界定）、怎么存（分類權(quán)限）、怎么用（搜索、知識地圖等）。如果是專門做知識管理的時候，可以為信息管理提供相應(yīng)模板和方法論指導(dǎo)，真正的界定還是要各個業(yè)務(wù)和職能部門的管理者和骨干員工去做，界定清楚后經(jīng)過評審，可以在IT系統(tǒng)上設(shè)置做某類工作在某個階段，必須產(chǎn)出哪些內(nèi)容，將這些做成本職工作的一部分，這不是知識管理。而知識管理則除了考慮顯性知識外，更重要的是要考慮如何解決企業(yè)面臨的核心問題：在解決這些核心問題的時候，使業(yè)務(wù)看到知識管理的作用，將知識管理轉(zhuǎn)化成管理層和核心骨干的一種手段，才能夠真正持續(xù)下去。
如果僅僅保存，無論是文檔內(nèi)容還是知識，其實都很難做出員工認(rèn)可的價值！關(guān)于如何系統(tǒng)化的做企業(yè)知識管理工作，可以聽這個從知到行：知識管理實施方法論的課程，按照知識端、問題端和運營端三個維度講如何將知識管理落地，相應(yīng)的模板和練習(xí)題目覆蓋了企業(yè)知識管理實施的核心問題，還有具體問題的指導(dǎo)。4月企業(yè)知識庫與知識管理實施培訓(xùn)訓(xùn)練營,一步一步講如何做知識管理
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