每周開例會(huì)是管理者最常見的管理動(dòng)作，管理者常常希望通過每周召開例會(huì)了解部門內(nèi)各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況，讓部門成員之間增進(jìn)溝通交流更好的協(xié)同配合，發(fā)現(xiàn)部門工作中的風(fēng)險(xiǎn)隱患及時(shí)解決。
開例會(huì)的初衷是好的，而且也的確需要開例會(huì)。但事實(shí)上，很多時(shí)候例會(huì)開著開著就變成了流于形式的一言堂，不但時(shí)間長(zhǎng)，一開就是半天，而且也沒有真正起到我們預(yù)期的效果，部門成員對(duì)待例會(huì)的態(tài)度也很消極，輪到自己匯報(bào)時(shí)就是長(zhǎng)篇大論的流水賬，等其他人匯報(bào)了就馬上埋頭干自己的工作，這樣的例會(huì)，連管理者自己都會(huì)覺得頭疼。
既然例會(huì)必須要開，那怎么開才能高效有作用呢？
首先，我們必須要明確一點(diǎn)，開會(huì)不能解決所有問題，開會(huì)的目的是找到解決問題的方法，落實(shí)責(zé)任，確定完成時(shí)間。
其次，為了提高開會(huì)效率，部門內(nèi)的日常工作最好不要每周例會(huì)再反復(fù)說，包括通過周報(bào)可以了解的情況，也沒必要每周例會(huì)反復(fù)說，浪費(fèi)時(shí)間。
最后，不妨嘗試把每周例會(huì)變成部門分享會(huì)，因?yàn)闀r(shí)間有限，每人只允許說一件上周發(fā)生的最值得跟大家分享的案例，這種經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和交流，可以讓整個(gè)部門的成員都得到學(xué)習(xí)和提升，或者也可以是溝通協(xié)調(diào)會(huì)，每周例會(huì)要求大家只說不能自己獨(dú)立完成的需要其他人配合完成的工作，這樣可以最有效率的完成部門內(nèi)部的溝通和協(xié)調(diào)。
另外，要給例會(huì)設(shè)置一個(gè)輪值主持人，會(huì)前做好會(huì)議日程和各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，會(huì)中監(jiān)督會(huì)議進(jìn)程，避免大家跑題，拖延會(huì)議時(shí)間，會(huì)后完成會(huì)議紀(jì)要，各項(xiàng)事宜務(wù)必落實(shí)到人并跟進(jìn)各項(xiàng)事宜完成情況。
總之，我們不要為了開例會(huì)而開例會(huì)，要讓例會(huì)變得高效而有意義，真正成為提升部門工作效率，增進(jìn)部門凝聚力的好工具。
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